Solutions pour salle des dossiers
Solutions pour salle des dossiers
DÉLÉGUEZ LA GESTION DE VOS SALLES DE DOSSIERS PROFITANT DE L'EXPERTISE, DE L'INFRASTRUCTURE ET DU PERSONNEL EXPÉRIMENTÉ D'IRON MOUNTAIN
Vous devez accéder régulièrement aux documents et aux dossiers actifs. Or, gérer un nombre grandissant de documents dans les salles de dossiers locales occupe un précieux espace de stockage, surcharge le personnel et expose votre organisation au risque de perdre des renseignements et de violer la conformité.
La solutions Salle des dossiers d'Iron Mountain reproduit votre salle de dossiers sur place à l'intérieur d'un environnement de stockage sécurisé hors site. Que vous choisissez de relocaliser tous vos documents ou seulement quelques-uns, soyez assurés que vos dossiers actifs sont stockés sur des rayons spécialisés dans nos centre de données sécuritaires et conformes. Avec notre solution, les dossiers actifs sont gérés selon votre système de classement - avec la récupération, le reclassement, les interfichiers et les archivages effectués par notre personnel expert.
HORS SITE NE VEUT PAS DIRE HORS LIGNE
Les fichiers sont suivis et retraçables grâce à Iron Mountain ConnectTM notre portail en ligne, afin que vous puissiez trouver vos fichiers en tout temps. En quelques clics, vous pouvez chercher parmi votre inventaire hors site, trouver ce qui est requis pour répondre à une demande interne ou externe et s'organiser afin que ce soit rapidement numérisé ou livré par l'un de nos employés approuvés et formés.
Avec notre solutions Salles des dossiers, vous libérerez des biens immobiliers et du personnel précieux - sans sacrifier la visibilité et l'accès rapide aux dossiers actifs.
Fiche technique de File Room Solution
CAS D’UTILISATION
Enjeu :
Une entité gouvernementale avait une vieille salle de fichiers dans ses locaux qui nuisait à sa productivité en raison de l'encombrement et du volume. La salle de fichiers occupait également un espace précieux qui aurait pu être utilisé pour des activités plus productives et stratégiques. Un espace vide avait été créé, dans lequel une surface était inutilement occupée par des objets physiques tels que des dossiers et des boîtes.
Solutions :
Iron Mountain a travaillé en étroite collaboration avec cette agence gouvernementale étant donné la nature confidentielle des dossiers à déplacer. Déménager tous les dossiers dans une salle de dossiers externalisée a permis à l'agence gouvernementale d'utiliser l'espace pour des activités plus prioritaires tout en conservant les dossiers sensibles qui y étaient entreposés.
Caractéristiques :
- Meilleure utilisation de l'espace d'entreposage limité et précieux
- Rapports et suivis améliorés avec Iron Mountain Connect™
- Documents centralisés accessibles 24 heures sur 24
Enjeu :
Un cabinet conseil international avait besoin que ses employés puissent réussir en tant que mains-d’œuvre mobiles, réduire ses coûts d'infrastructure et trouver une solution créative et abordable de numériser ses dossiers.
Solutions :
Iron Mountain a pu aider cette entreprise à améliorer sa conformité au programme de gestion des documents et à leur intégrité afin de réduire le nombre de fichiers égarés ou perdus (inspection des stocks, capture des métadonnées, rapports sur les stocks).
Caractéristiques :
- Centraliser les dossiers de plus de 55 sites en un seul site externe IM sécuritaire
- Gérer les dossiers en utilisant les pratiques du client en matière de dossiers, et ce en utilisant les professionnels en gestion des documents d'IM
- Assurer un service de numérisation sur demande (Image on Demand ou IOD) pour récupérer une copie de vos documents en l'espace de 4 heures, ou l'original en 24 heures.
Enjeu :
Un grand détaillant ayant des succursales partout en Amérique du Nord avait besoin de relocaliser les dossiers RH et d'automatiser le processus d'intégration des employés afin de réduire le risque de perte ou d'égarement des dossiers papier dans les magasins locaux.
Solutions :
Iron Mountain comprenait qu'un système de dossiers RH désorganisé et non automatisé empêchait les employés de se concentrer sur les tâches les plus critiques. Iron Mountain a aidé à numériser et à améliorer le processus RH en intégralité en instaurant l'automatisation du flux de travail et les meilleures pratiques en matière de chaîne de contrôle, ce qui a permis de réduire le nombre de documents RH mal traités ou perdus.
Caractéristiques :
- Déplacer vos dossiers RH et d'affaires des zones d'entreposage de chaque emplacement vers une installation hors site sécurisée d'IM
- Gérer l'information en utilisant les pratiques du client en matière de gestion de dossiers en faisant appel à des professionnels du domaine chez IM
- Améliorer la conformité au programme de gestion des documents en utilisant l'identification par radiofréquence et la capture de métadonnées pour tous les dossiers
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Notre section Service à la clientèle peut aider à donner des réponses à vos questions dès que possible, et n'hésitez pas à nous contacter à votre convenance.
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