Smart sort: exemple de cas d'utilisation dans le domaine juridique

Défi

Les cabinets d'avocats gèrent un grand nombre de dossiers qui doivent être entreposés en toute sécurité tant qu'ils répondent aux exigences de conservation. Ces documents sont généralement stockés en fonction du numéro de contrat du client, ce qui signifie que des dossiers dont les dates de destruction varient peuvent se trouver dans le même carton. Cela complique l'identification des documents à détruire de manière défendable car ils répondent aux critères légaux de destruction.

Solution

Grâce à la solution Smart Sort d'Iron Mountain, nous aidons les cabinets d'avocat à trier leurs documents stockés et à ranger les dossiers en fonction de l'année d'admissibilité à la destruction et de l'identification unique du client. À la fin de la mission de Smart Sort, le cabinet reçoit une liste actualisée des dossiers, ce qui permet une gestion précise et efficace des dossiers en vue d'une destruction justifiable.

Avec smart sort, vous pouvez

• Définir facilement l'éligibilité à la destruction - Iron Mountain exploite les données de votre base de données existante et de votre calendrier de conservation pour évaluer l'admissibilité à la destruction.
• Permettre la destruction au niveau des boîtes - Les dossiers seront triés en fonction de l'année d'admissibilité à la destruction afin de simplifier la gestion continue de la conservation et de la destruction.
• Réduire les coûts et les risques du programme - Initie la destruction immédiate des dossiers éligibles afin de réduire les coûts de conservation et de réduire les risques d'instruction juridique, d'audit et de conformité.
• Améliorer les taux de localisation - À la fin de votre projet Smart Sort, vous disposerez d'une liste actualisée des dossiers qui vous permettra de gérer vos documents de manière précise et efficace.

Conserver des dossiers plus longtemps que nécessaire ne fera qu'augmenter le coût et le risque sur le long terme. Arrêtez de dilapider un budget et des ressources précieuses aux seules fins de retarder l'inévitable. Transformez le désordre en conformité grâce à cette solution rentable qui vous permet de vous organiser pour être efficace, de détruire immédiatement les informations éligibles et, finalement, d'éliminer les coûts et les risques inutiles de vos dossiers.

Pour plus d'informations, contactez directement votre chargé de clientèle Iron Mountain ou remplissez le présent formulaire afin d'obtenir davantage d'informations. Incluez les mots « Smart Sort » dans la section Commentaires.