Transport
Vue d'ensemble
Votre entreprise exige que vous puissiez accéder aux bonnes informations au moment et à l'endroit voulus, en toute sécurité et avec précision. À cette fin, les services de transport d'Iron Mountain vous permettent de personnaliser à la fois la durée du service et le point exact de ramassage et de livraison pour chaque demande.
Gestion des dossiers
Services de cueillette et de livraison
Services de cueillette
Le transport des cartons depuis votre site jusqu'aux installations d'Iron Mountain est normalement effectué par le biais du service de cueillette régulier, qui est généralement réalisé en fonction d'un calendrier hebdomadaire fixe, où le jour de la semaine dépend du code postal attribué à votre emplacement. Si vous avez besoin d'une cueillette plus rapide, vous pouvez demander un service de cueillette urgent - jour ouvrable ou un service de transport accéléré. Pour les livraisons urgentes, veuillez utiliser le service urgent ou notre service de transport accéléré.
Préparation pour la cueillette
Si vous avez besoin d'un service autre que notre livraison régulière, veuillez demander un service urgent ou un service de transport accéléré. Avant l'arrivée du représentant d'Iron Mountain devant enlever les cartons ou les dossiers, tous les dossiers retournés à Iron Mountain devront avoir été emballés dans des cartons ou des colis. Vous pouvez également demander un service de transport accéléré pour une cueillette le jour ouvrable suivant. Pour les nouveaux dépôts à des fins d'entreposage, vous devez apposer une étiquette à code-barres Iron Mountain sur chaque carton et remplir tous les formulaires requis. Veuillez vous assurer que vos envois sont préparés à l'avance, car les envois non préparés peuvent entraîner des frais de temps d'attente.
Services de livraison
Les services de livraison standard pour les livraisons de deux boîtes et/ou dix dossiers ou moins seront fournis par un tiers dans un délai de deux jours ouvrables. Les livraisons de plus de trois boîtes et/ou onze dossiers seront effectuées selon un calendrier hebdomadaire fixe, le jour de la semaine dépendant du code postal attribué à votre emplacement. Pour les livraisons urgentes, veuillez utiliser le service urgent ou notre service de transport accéléré.
Si vous avez besoin d'un service autre que notre livraison régulière, veuillez demander un service urgent ou notre service de transport accéléré. Les options urgentes incluent Livraison urgente – Jour ouvrable ou Livraison urgente – hors heures de bureau. Ces options de service accéléré garantiront que vous recevrez les informations demandées dans un délai plus rapide.
Veuillez noter que, lorsque le service urgent est sélectionné, les frais de service de récupération qui accompagnent les frais de déplacement sont également convertis en frais de service de récupération urgente. Pour plus d'explications sur le service urgent ou sur le service de transport accéléré, veuillez consulter les définitions des services dans le Glossaire.
Certains services de transport peuvent être proposés en dehors des heures de bureau. Iron Mountain fait de son mieux pour fournir les services de transport aux dates et heures prévues. La circulation, les conditions météorologiques et d'autres conditions indépendantes de notre volonté peuvent nous empêcher de respecter le délai de transport prévu.
Tarification des services de transport
Tarification des services de transport
Si vous avez besoin d'un service de transport particulier ne faisant pas partie de nos options courantes, veuillez communiquer avec notre équipe du service à la clientèle qui vous informera des options disponibles et des frais s'y rattachant.
Tarification des services de transport
Les services de transport apparaissent sur votre facture avec les mentions frais de déplacement et frais de manutention.
Les frais de déplacement indiquent les frais de base liés au déplacement. Tous les frais de déplacement énumérés sur votre facture indiqueront le niveau de service demandé. Par exemple : Frais de déplacement – Urgent. À compter du 1er octobre 2016, les frais de déplacement pourront comprendre des frais liés à la distance qui vous sépare d’une installation d’Iron Mountain, ou de votre présence dans certaines régions métropolitaines. Les tableaux ci-dessous présentent les frais liés à la distance et aux zones métropolitaines. Les frais de déplacement peuvent être d'un type ou l'autre et aucun emplacement de service n'évaluera, pour un même déplacement, à la fois les frais liés à la distance et ceux liés à la zone métropolitaine. Pour illustrer l'effet des frais liés à la distance et à la zone métropolitaine, prenons l'exemple de l'entreprise XYZ qui a deux emplacements de service et dont les frais de déplacement antérieurs étaient de 20 $ : Le premier emplacement est situé dans la région métropolitaine de Seattle (Washington) et le deuxième se trouve à 100 km d'une installation d'Iron Mountain. En supposant qu'aucun changement n'a été apporté au tarif de l'année précédente, qui est de 20 $, les nouveaux frais de déplacement du premier emplacement seraient de 25 $ et ceux du second emplacement seraient de 36$.
Les frais liés à la distance qui vous sépare d’une installation d’Iron Mountain sont calculés au moyen du tableau suivant :
| Zone | Distance | Frais (par déplacement) |
|---|---|---|
| 1 | 0 à 80 km | $0 |
| 2 | 81 à 140 km | $16 |
| 3 | 141 à 160 km | $22 |
| 4 | Plus de 160 kms | $28 |
Frais liés à l'emplacement du service dans les marchés métropolitains suivants:
Service en zone métropolitaine: frais supplémentaires applicables à certains marchés métropolitains et évalués lors de visites des sites d'un client. Les marchés métropolitains touchés et les frais supplémentaires applicables sont répertoriés dans le tableau suivant. Vous pouvez afficher la liste complète des codes postaux compris dans les marchés métropolitains ci-dessus en here.
| Ville/État/Province métropolitains | Pays | Frais applicables | Ville/État/Province métropolitains | Pays | Frais applicables |
|---|---|---|---|---|---|
| Atlanta, GA | États-Unis | $5 | Montreal, QC | Canada | $5 |
| Boston, MA | États-Unis | $5 | New York, NY | États-Unis | $12 |
| Chicago, IL | États-Unis | $5 | Philadelphia, PA | États-Unis | $5 |
| Dallas, TX | États-Unis | $5 | San Francisco, CA | États-Unis | $5 |
| Houston, TX | États-Unis | $5 | Seattle, WA | États-Unis | $5 |
| Miami, FL | États-Unis | $5 | Toronto, ON | Canada | $5 |
| Los Angeles, CA | États-Unis | $5 | Washington, D.C. | États-Unis | $5 |
Vous pouvez afficher la liste complète des codes postaux compris dans les marchés métropolitains ci-dessus en cliquant ici.
Protection optimisée de vos documents en transit
Chez Iron Mountain, nous offrons un service de protection de vos documents importants qui est axé sur la précision et la souplesse.
Iron Mountain a recours à des mesures de sécurité et à une technologie qui augmentent la protection de vos dossiers en transit. Notre plateforme technologique InControl™ en fait partie. InControl assure la protection des renseignements en transit au moyen d'un système de sécurité en instance de brevet, d'un système de suivi en temps réel et d'un service vérifiable de garde des documents.
Nos procédures exigent que tout transport de documents soit confirmé par signature numérique du client avec le lecteur optique, ou par signature directe sur les bordereaux imprimés après la prestation du service. Nous vous sommes reconnaissants de collaborer avec nos représentants à cet égard. Iron Mountain ne peut être tenue responsable des éléments transportés lorsque cette procédure de confirmation de réception n'est pas respectée.
Chez Iron Mountain, nous sommes conscients que c'est la qualité du personnel qui nous permet d'offrir un service de qualité; c'est pourquoi nous assurons une vérification des antécédents de nos représentants. Les services de transport sont habituellement assurés par le personnel de l'équipe d'Iron Mountain, à partir de nos propres véhicules. Toutefois, nous avons aussi recours à des tiers pour assurer nos services de transport.
Les services du programme sont décrits dans le document de tarification. Pour obtenir la définition des termes employés dans le document de tarification consultez le glossaire.
Pour connaître les services supplémentaires qui ne sont pas inclus dans votre document de tarification, consultez la section services supplémentaires.
Réclamations à l'égard du service de transport
Un client peut présenter une réclamation afin d’indiquer qu’Iron Mountain n'a pas atteint le niveau de service attendu dans le cadre d'une demande de prestation de service urgent. Les clients qui souhaitent présenter une réclamation DOIVENT soumettre leur formulaire de réclamation dans les trente (30) jours suivant la date de facturation de la demande visée. Pour présenter une réclamation, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.
Directives expliquant comment remplir le formulaire
1. Remplissez tous les champs.
2. Ne soumettez qu'un seul formulaire de réclamation par numéro de demande. Votre numéro de réclamation sera le même que celui de votre numéro de demande.
3. Cliquez sur le bouton Soumettre pour que votre réclamation soit transmise à un agent d'Iron Mountain.
4. Sur réception de la demande, l'équipe d'Iron Mountain chargée du traitement des réclamations fera parvenir par courriel une confirmation au client.
5. Le traitement de votre demande peut prendre de deux à trois semaines.
6. Une fois la réclamation traitée, vous recevrez par courriel l'un (1) des trois avis suivants :
- a. Approuvée – S'il s'agit d'une réclamation soumise avant la facturation de la demande de prestation de service. Le client recevra un courriel lui indiquant que sa réclamation a été approuvée et qu’une note de crédit sera accordée sur sa prochaine facture mensuelle.
- b. Approuvée -– S'il s'agit d'une réclamation soumise après la facturation de la demande de prestation de service, le client recevra un courriel lui indiquant que sa réclamation a été approuvée. Une facture révisée sera annexée en pièce jointe à l'avis transmis par courriel.
- c. Refusée – Le client recevra un courriel, comportant les renseignements justificatifs, lui indiquant que sa réclamation a été refusée.
Data management
Services de cueillette
Préparation pour cueillette
Vous devez emballer tous les documents devant retourner chez Iron Mountain avant l'heure prévue d'arrivée du représentant pour la cueillette des boîtes ou des dossiers. S'il s'agit de nouveaux documents, vous devez apposer une étiquette avec code à barres d'Iron Mountain sur chacune des boîtes, et remplir tous les formulaires nécessaires. Assurez-vous que tous les éléments sont prêts à emporter afin d'éviter les frais s'appliquant au temps d'attente.Protection optimisée de vos documents en transit
Chez Iron Mountain, nous offrons un service de protection de vos documents importants qui est axé sur la précision et la souplesse.
Iron Mountain a recours à des mesures de sécurité et à une technologie qui augmentent la protection de vos dossiers en transit. Notre plateforme technologique InControl™ en fait partie. InControl assure la protection des renseignements en transit au moyen d'un système de sécurité en instance de brevet, d'un système de suivi en temps réel et d'un service vérifiable de garde des documents.
Nos procédures exigent que tout transport de documents soit confirmé par signature numérique du client avec le lecteur optique, ou par signature directe sur les bordereaux imprimés après la prestation du service. Nous vous sommes reconnaissants de collaborer avec nos représentants à cet égard. Iron Mountain ne peut être tenue responsable des éléments transportés lorsque cette procédure de confirmation de réception n'est pas respectée.
Les services du programme sont décrits dans le document de tarification. Pour obtenir la définition des termes employés dans le document de tarification consultez le glossaire.
Pour connaître les services supplémentaires qui ne sont pas inclus dans votre document de tarification, consultez la section services supplémentaires.