Destruktionsdato
Du kan sortere og omorganisere dine dokumenter efter destruktionsår, så du på en sikker måde kan destruere papirdokumenter i takt med deres udløbsdato.
Iron Mountain Smart Sort
Løsningsvejledninger
Lavere omkostninger, større effektivitet, bedre overblik. Få kontrol over dit arkivsystem med Iron Mountain Smart Sort.
Nå dine informationsstyrings- og forretningsmål
Har du...
> store mænger gamle dokumenter?
> problemer med at finde dokumenter, når du har brug for dem?
> et ønske om at flytte lageret, men behov for først at kassere det, du ikke længere har brug for?
> et behov for at få fjernet dokumenter, men mangler et værktøj til at beslutte hvilke, uden at foretage betydelige investeringer?
> et ønske om at slippe af med de fysiske dokumenter men har svært ved at beslutte hvilke dokumenter, der skal digitaliseres?
> behov for at finde bestemte dokumenter frem i forbindelse med fusion, opkøb eller frasalg?
Hvis du kunne svare bekræftende på et eller flere af disse spørgsmål, så spørg os om Iron Mountain Smart Sort.
Vores team kan både hjælpe dig fra Iron Mountain Record Centers eller fra din virksomhed.
Udfordring
Du har behov for at kunne sortere og omorganisere dine dokumenter, så du bedre kan træffe de rette beslutninger. Det er desværre ikke så let, som det lyder.
Hvad gør beslutningen så kompliceret?
Manglende lagerstyring/overblik: Manglende registrering og oplistning af metadata gennem hele informationslivscyklussen gør søgning, administration og beslutning om, hvilke dokumenter der skal gemmes, digitaliseres eller destrueres sværere.
Forskellige dokumenttyper og uigennemskuelig datering: Forskellige typer af dokumenter stiller forskellige krav. Hvis dokumenterne ikke er sorteret efter dokumenttype eller dato, kan du ikke træffe sikre og forsvarlige valg.
Omorganisering af data er arbejdskrævende og dyrt: Du mangler ressourcerne til at kunne sortere alle dokumenter efter destruktiondato, dokumenttype, entydig identifikator eller i relation til andre krav.
Det resulterer i
> Unødvendige omkostninger: Hvis der er mange dokumenter uden metadata på filniveau, der gemmes uden at tage hensyn til korrekt destruktionsdato eller dokumentklassificering, påvirker det din evne til effektivt at administrere dit program.
> Øget risiko: Opbevaring af dokumenter i længere tid end nødvendigt øger risikoen for tab af informationer og overtrædelse af loven. Det komplicerer også juridiske undersøgelser, revisionsrespons og processer i forbindelse med compliance.
> Tabt produktivitet: Det kræver et velstruktureret arkiv at finde det, du har brug for, så du hurtigt kan træffe beslutning om håndtering af dokumenterne. Uden effektive processer til sortering og omorganisering af filer mister du tid, og dine kritiske mål forsinkes
Nemmere og hurtigere beslutningstagning
Iron Mountain Smart Sort gør det hurtigt og sikkert at tage stilling til, hvad der skal ske med dine gamle filer, så din dokumenthåndtering bliver mere compliant og effektiv.
Vores erfarne dokumenthåndteringsteam anvender oplysninger fra din database og arkiveringsplan til automatisk at træffe forsvarlige beslutninger på filniveau. Vi sorterer og omorganiserer dine dokumenter på en måde, der gør det trygt at træffe beslutning om, hvad der skal ske med dem, så du når dine forretningsmål, f.eks. i forbindelse med frasalg, juridiske spørgsmål eller krav om destruktion.
Smart Sort giver dig mulighed for at træffe forsvarlige beslutninger gennem sortering og omorganisering af dokumenter efter
Kategori
Handlinger, som f.eks. frasalg, stiller krav om hurtigt at kunne frasortere dokumenter. Vi kan sortere og omorganisere dine dokumenter efter dokumenttype, dokumentstatus, unikke identikatorer – eller hvad du måtte ønske.
Krydsreferencer
Hvis du ikke har brug for at sortere og omorganisere dit arkiv, kan du få Smart Sort til at tildele dokumenter metadata på filniveau, så du undgår de høje omkostninger forbundet med udarbejdelse af manuelle lister på filniveau.
Smart Sort-processen gør det muligt automatisk at tage beslutning om, hvordan hver enkelt fil skal håndteres for at opfylde de specifikke krav i lige netop din organisation.
Opnå dine forretningsmæssige mål for informationsstyring
> Hurtige og sikre beslutninger
Iron Mountain udnytter data fra din eksisterende database og opbevaringsplan til automatisering af forsvarlige beslutninger.
> Forenkling af fremtidige beslutninger
Gemte dokumenter sorteres efter år for mulig destruktion, dokumenttype, en unik identifikator – eller hvad du måtte have brug for.
> Reduktion af omkostninger og risici for projektet
Øjeblikkelige skridt til destruktion af gamle dokumenter reducerer omkostningerne til opbevaring og mindsker juridiske risici samt audit- og compliancerisici.
> Forbedring af hitrate
Når dit Smart Sort-projekt er afsluttet, er din dokumentliste opdateret, korrekt og effektiv.
Udvalgte tjenester og løsninger
Elevate the power of your work
Få en GRATIS konsultation i dag!
Eksempel på et Smart Sort-projekt
Udfordringen
En stor virksomhed inden for sundhedssektoren havde et ønske om at reducere omkostninger og risici ved destruktion af dokumenter, der ikke længere var krav om at opbevare. De var dog ikke i stand til på en nem og forsvarlig måde at identificere, hvilke dokumenter, de kunne destruere, da de ikke havde det nødvendige budget til at gennemføre et langvarigt og arbejdskrævende udviklingsprojekt. De manglende ressourcer var en hæmsko for organisationens ønske om at fortsætte en forsvarlig destruktion.
Løsningen
I tråd med Smart Sort-processen hentede teamet fra Iron Mountain 48.000 mapper med dokumenter og gennemgik indholdet på filniveau. I realtid og med ét tryk på dokumentet sorterede de alle filer efter fremtidig destruktionsdato i overensstemmelse med opbevaringsplanen og omorganiserede dem, og samtidigt blev alle dokumenter, der skulle destrueres identificeret.
Resultat
> Destruktion af 1,4 mio. filer på en sikker måde
> Færre lageromkostninger og reduceret risiko og samtidig blev compliance-kravene opfyldt
> Etablering af proces for løbende destruktion
Relaterede ressourcer
Se flere ressourcerSe flere ressourcer
