Geordnete Archive bei Unternehmensveräuserungen
Ein Versicherungsunternehmen brachte mit Iron Mountain Smart Sort Ordnung in seine Aktenbestände und machte so den Weg zur Veräuserung frei.
Branche
Versicherung
Herausforderung
Ein grosses Versicherungsunternehmen veräusserte eine Sparte und musste innerhalb von 12 Monaten 1,9 Millionen Policen an die zwei neuen Eigentümer:innen übergeben.
Die Versicherung merkte bald, dass es mit den bestehenden Archivmanagment-Prozessen kaum möglich sein würde, die zu übergebenden Akten innerhalb der 12-Monats-Fristzusammen zustellen. Die Versicherungspolicen zum Beispiel wurden nicht einheitlich abgelegt und waren mit anderen Aktentypen vermischt. Ausserdem fehlte für das Sortieren und Übergeben der Akten intern das Personal.
Smart Sort in Aktion
Ein professionelles Archiv management-Team von Iron Mountain machte sich an die Arbeit. Es nutzte Smart Sort und relevante Informationen aus den Kernanwendungen des Unternehmens für folgende Arbeitsschritte:
- Informationen bereitstellen, auf deren Grundlage das Unternehmen entscheiden konnte, ob die Akten behalten oder übergeben werden mussten.
- Genau die Policen finden, die von der Veräusserung betroffen waren.
- Alle Akten sortieren und den neuen Eigentümer: innen zuweisen.
- Akten als aktiv oder inaktiv kennzeichnen.
- Ein aktuelles Verzeichnis aller Einzelakten erstellen, in dem deren Lagerposition bis auf Kartonebene erfasst ist.
Ergebnisse
- Das Unternehmen besitzt nun ein automatisiertes System, mit dem entschieden werden kann, welche Akten an die Käufer:innen übergeben werden müssen.
- Die zur Veräusserung gehörenden Akten wurden wie geplant innerhalb von 12 Monaten übergeben.
- Das Projekt konnte deutlich schneller und preisgünstiger umgesetzt werden als mit internem Personal.
Langfristige Vorteile
Das mit Smart Sort erstellte aktuelle Verzeichnisa ller Einzelakten war nicht nur für die Veräusserung hilfreich: Das Unternehmen konnte damit auch sein Archivmanagement optimieren und Kosten senken. Absofort kann schnell und rechtssicher entschieden werden, welche Akten vernichtet werden müssen.
Smart Sort bietet dem Versicherungsunternehmen die folgenden Vorteile:
- Akten sind zuverlässig, einfacher und schneller auffindbar.
- Es kann rechtssicher entschieden werden, welche Akten vernichtet oder aufbewahrt werden müssen.
- Keine vermischten Akten mehr und somit künftig Vernichtung ganzer Kartons möglich.
- Weniger Platzbedarf für das Archiv – verringert die Kosten und ermöglicht Umgestaltung der Büroräume.
- Einfachere Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Compliance-Vorgaben.
Wie Smart Sort helfen kann
Smart Sort ist eine gute Wahl für alle Prozesse, bei denen eine große Menge an Akten schnell und genau sortiert und neu geordnet werden muss:
- Initiativen zur digitalen Transformation.
- Umzug / Umgestaltung von Büros.
- Verkleinern der Aktenarchive.
- Übernahmen.
- Veräusserungen.
- Fusionen.
- Rechtsstreitigkeiten.
- Einreichen von Unterlagen bei Behörden.
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