Limpieza de documentos heredados: una poderosa alternativa a proyectos internos

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Ya sea que esté administrando su programa diario o pasando por un evento como una fusión, adquisición o desinversión, no puede tomar decisiones comerciales estratégicas ni cumplir sus objetivos si sus archivos heredados no están organizados correctamente.

4 de agosto de 20227 mins
Legacy records cleanup: a powerful alternative to diy

Si estás gestionando tus objetivos del día a día, o si estás pasando por un momento de fusión, adquisición o desinversión, no puedes tomar decisiones empresariales estratégicas ni cumplir tus objetivos si tus documentos heredados no están organizados correctamente.

Para ayudar a poner orden y organización a los archivos, muchos profesionales de la gestión documental (RIM) intentan hacer el trabajo por su cuenta. Pero cuando se consideran los riesgos asociados, los costos y falta de recursos para optimizar el proceso, solo aumentan las posibilidades de prolongar el proyecto, de no hacerlo de la manera más eficaz o incluso de paralizarlo por completo.

Como mencioné en mi última entrada, un enfoque de proyecto interno de la gestión de archivos, y en particular de la limpieza del inventario, tiene sus retos. Es abrumador, requiere muchos recursos y aleja a los empleados de su trabajo principal.

Cuando se trata de limpiar los archivos en papel heredados, estos son los tres retos principales con los que hemos visto luchar a las organizaciones:

  • La falta de visibilidad hace que se pierda demasiado tiempo buscando archivos y que no se puedan tomar decisiones justificadas sobre qué archivos conservar, digitalizar o destruir.
  • Archivos mezclados con fechas de destrucción distintas dificultan la adopción de medidas de destrucciones seguras y justificadas.
  • Falta de una solución eficiente para clasificar y reorganizar los archivos por fecha de destrucción, tipo de registro, identificador único u otros requisitos.

El reto de los documentos heredados: lo que nos cuentan nuestros clientes

Como líderes en la gestión de información, lo que escuchamos a menudo de nuestros clientes es: ¿Por dónde empezamos?

Teniendo en cuenta que este problema de limpieza y eliminación de documentos existe desde hace décadas, es sorprendente que nadie haya aportado aún una solución eficaz y rentable. Nuestra respuesta tradicional era indexar todos los archivos para que el cliente supiera lo que tenía, o ayudarle a realizar el trabajo siempre que entendiera los tipos de registro y pudiera aplicar correctamente la toma de decisiones. En la mayoría de los casos, el elevado coste de cualquiera de estas opciones no estaba justificado. Además, ambas opciones resultaban extremadamente difíciles de llevar a cabo con eficacia y a gran escala. Cuanto más escuchábamos esto, más nos dábamos cuenta de que tenía que haber una mejor solución.

Así que empezamos a pensar en lo que podíamos hacer. ¿Cómo podíamos ayudar a que este proceso fuera lo menos doloroso posible? Sabíamos que, con nuestros equipos experimentados y nuestras herramientas patentadas, podíamos ayudar a resolver este problema.

La idea: utilizar la tecnología para automatizar decisiones defendibles

Trabajamos con nuestros desarrolladores e ideamos un plan para resolver este reto de gestión de registros de una vez por todas, y así nació la idea de Smart Sort.

Sabíamos que nuestra solución tenía que ser justificada, así que la clave era aprovechar la tecnología para automatizar el proceso de eliminación de archivos. Afortunadamente, ya disponíamos de esta tecnología, por lo que simplemente teníamos que utilizarla de una forma diferente. También era fundamental que este nuevo proceso fuera escalable globalmente, por lo que diseñamos el flujo de trabajo para que se produjera específicamente dentro de nuestra plataforma de operaciones existente.

Con solo escanear (o teclear a mano) el identificador de un archivo, podemos tomar decisiones instantáneas sobre su eliminación en función de las políticas de retención específicas de nuestros clientes. Además, automatizamos la indexación individual de cada archivo y las descripciones de lo que hay dentro de cada caja. De este modo, ya no tenemos múltiples puntos de contacto y hemos eliminado la necesidad de que personas especializadas realicen cada paso del proceso.

La reacción: ¡Aleluya!

La respuesta de nuestros clientes a Smart Sort ha sido abrumadora. Cuando mi equipo y yo presentamos nuestra nueva solución a un grupo de profesionales de RIM, literalmente rompieron a cantar ¡Aleluya!. Y otro cliente dijo: “Pensaba que tendría que esperar a que mi nieta trabajara para solucionar este problema”.

Con Smart Sort, ayudamos a nuestros clientes a:

  • Encontrar documentos de forma rápida y precisa.
  • Reducir los costos de los programas de gestión de archivos.
  • Simplificar la toma de decisiones justificada.
  • Respaldar el control de la información y los objetivos empresariales.
  • Lograr un mayor cumplimiento.

Las sinceras reacciones de nuestros clientes son testimonio de nuestra continua colaboración y capacidad para ofrecer una solución rentable a tus retos empresariales críticos. Con Smart Sort, ahora podemos aliviar parte de la presión que sufren nuestros clientes y eliminar la necesidad de que lo hagan todo por su cuenta.

La limpieza de registros heredados es un paso crítico en tu viaje hacia la transformación digital

Sin un inventario de registros organizado, tu equipo está perdiendo una oportunidad clave para capitalizar información valiosa. A través del proceso Smart Sort, puedes identificar fácilmente los registros que deben ser accesibles para los empleados o que tienen valor para la monetización, el análisis u otras iniciativas empresariales.

Tanto si estás empezando como si estás acelerando el proceso de transformación digital de su organización, puede que haya llegado el momento de reevaluar y organizar tu inventario de registros en papel.

Si deseas tomar el control de sus registros heredados, no lo hagas tú mismo. Estamos aquí para ayudarte. Nuestra solución Smart Sort es una potente alternativa a generar más proyectos internos.

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