Limpieza General de la Información de tu Organización
Hoy en día, la mayoría de la gente entiende el concepto de «rastro digital» ― el conjunto de datos que dejamos cuando utilizamos Internet, incluyendo: los correos enviados, el historial de búsquedas, las publicaciones en redes sociales, las páginas web visitadas y otras interacciones.
Redundante, Obsoleta y Trivial (ROT)
Muchos menos tienen en cuenta la cantidad de información redundante, obsoleta y trivial (ROT) que se acumula en esa marca. Puede incluir decenas de miles de correos electrónicos, textos innecesarios y múltiples versiones de documentos antiguos de todo tipo.
Para las organizaciones, estos datos pueden encontrarse en servidores compartidos, dispositivos de los empleados y almacenamiento en la nube. Permitir que el desorden digital, así como la información en papel, crezca puede convertirse en un riesgo y una responsabilidad costosos.
Organización de la Información (De-clutterring)
A continuación, te explicamos cómo las organizaciones pueden abordar la organización (de-clutterring). A diferencia del desorden físico, el digital es casi invisible y puede acumularse sin que nadie se dé cuenta.
La organización de datos electrónicos es distinto de la limpieza de datos. Este último es el proceso de detectar, corregir y, a veces, eliminar registros defectuosos o imprecisos de un conjunto de archivos o una base de datos. La organización digital consiste en deshacerse de aplicaciones, archivos y mensajes innecesarios.
Según Harvard Business Review, la mayoría de las grandes empresas ha acumulado varios petabytes de datos innecesarios, y cada petabyte equivale al contenido de 20 millones de archivadores de cuatro gavetas.
Con la captura de más datos en distintos canales en línea y para cumplir requisitos normativos y legales, la cantidad sigue creciendo en escala. Algunas investigaciones sugieren que el 85% de los datos son ROT inutilizables.
Inconvenientes del Desorden de la Información
Los archivos físicos ocupan espacio en los edificios y consumen el tiempo de los encargados de revisarlos. Son más difíciles de localizar y pueden permanecer inutilizados e innecesarios durante décadas o más.
Los datos digitales también ocupan recursos de almacenamiento cuyo mantenimiento es costoso, y la información ROT hace perder tiempo a los empleados cuando buscan entre el desorden los datos correctos. Tomar decisiones basadas en el análisis de datos inexactos puede conducir a decisiones erróneas y malos resultados.
Responder a los requerimientos legales y de compliance con información errónea también puede acarrear grandes penalizaciones para las empresas.
Según un estudio de investigación global sobre el desorden digital en las empresas realizado por la empresa de ciberseguridad Kaspersky Labs, el 37% de los usuarios declaró haber encontrado accidentalmente información confidencial (como salarios y bonificaciones) en archivos digitales a los que accedían fácilmente.
A través de aplicaciones de colaboración o documentos en almacenamiento en la nube o bases de datos, no sólo los empleados pueden revisar la información, los hackers también. En el mismo estudio, un tercio de los encuestados afirmó que aún tenía acceso a archivos de un trabajo anterior.
Limpiando la Información ROT
Limpiar la información ROT es un proceso continuo que requiere una atención permanente y un compromiso con las prácticas eficaces de gestión de datos. Mediante la evaluación periódica, la clasificación y la aplicación de políticas, las organizaciones pueden mantener un entorno de la información más ágil y eficiente.
En primer lugar, identifica dónde pueden estar almacenados estos datos ― incluidos los estructurados (como nombres, direcciones, números de tarjetas de crédito), los no estructurados (como archivos de audio, video e imagen) y los físicos (como documentos en papel).
Es probable que se encuentren en bases de datos, sistemas de archivos físicos y digitales, y el almacenamiento en dispositivos individuales de los empleados. Después, analiza la información para determinar si es redundante, obsoleta o trivial.
Se pueden establecer procesos automatizados de eliminación y gestión de la información con fechas de caducidad para la retención de contenidos y para asegurarse de que se cumplen los criterios de conformidad.
Existen herramientas y software de limpieza de datos que pueden identificar y eliminar automáticamente la información ROT. Revisa periódicamente los repositorios de datos y elimina la información que ya no sea pertinente o necesaria. Establece un calendario de limpieza de datos para asegurarte de que la información ROT no se acumulen con el tiempo.
Gestionando la Información para Prevenir la ROT
La prevención es el mejor remedio contra el desorden de la información. Pon en marcha el control de versiones de documentos y archivos para evitar la redundancia.
Centraliza tus documentos
Asegúrate de que sólo se conservan las versiones más recientes y relevantes de los documentos, evitando la acumulación de versiones desfasadas u obsoletas.
El uso de plataformas centralizadas y colaborativas como Google Docs o Microsoft SharePoint permite que los equipos trabajen en documentos compartidos, lo que reduce la necesidad de crear varias versiones.
Automatiza la gestión de la información
Puedes asignar administradores para limpiar los repositorios tras la finalización de los proyectos.
Con los procesos automatizados de gestión del ciclo de vida de los datos, estos pueden moverse o eliminarse automáticamente en función de reglas predefinidas. Así, racionalizas la gestión de la información ROT sin intervención manual.
Ejecuta auditorías
Realiza auditorías periódicas de la información, tanto de los archivos físicos como de los datos digitales, ello ayuda a garantizar que la limpieza de la información siga siendo un proceso continuo y no un esfuerzo puntual.
Forma al personal
Capacita a los usuarios sobre las mejores prácticas de gestión de información, como eliminar los archivos no utilizados y no crear versiones separadas de los documentos de colaboración.
Monitorea periódicamente los procedimientos de copia de seguridad y recuperación para asegurarte de que se conservan los datos críticos y se elimina la información ROT.
Organiza la información constantemente
Adelantarse al desorden de datos hará que tu organización sea más rentable, productiva, precisa y cumpla la legislación. No esperes más para empezar a hacer limpieza. Debería ser una actividad continua durante todo el año.
Para obtener más información sobre la gobernanza de la información, lee el artículo: «Dile adiós al pasado: 5 razones para empezar el nuevo año limpiando tu información».