Digitaalinen Transformaatio

Blogit ja artikkelit

Strateginen lähestymistapa on avain menestyksekkääseen ja kestävään digitaaliseen transformaatioon

Nicola Bagwell

30. elokuuta 20227 minuuttia

Starting your digital transformation journey on the right step

Digitaalisella transformaatiolla tarkoitetaan teknologian käyttöönottoa tai integrointia liiketoimintaprosessien parantamiseksi.

Usko tai älä, skannaaminen ei suinkaan ole digitaalisen transformaation ensimmäinen vaihe. Vaikka 90,5 % organisaatioista onkin digitalisoinut fyysiset arkistonsa niiden turvallisen säilytyksen tai käsittelyn helpottamiseksi, onnistunut ja kestävä digitaalinen muutos edellyttää paljon strategisempaa lähestymistapaa.

Olitpa sitten juuri aloittamassa digitaalista muutosta tai jo siirtymävaiheessa, on hyvä pysähtyä hetkeksi arvioimaan käyttöönottostrategiaasi, jotta voit varmistua sen onnistuneesta lopputulemasta liiketoimintatavoitteidesi saavuttamiseksi.

Digitaalisen Transformaation Ensivaiheet

Vuosikymmenten kokemus eri toimialoja edustavien asiakkaiden kanssa työskentelystä on auttanut meitä tunnistamaan viisi keskeistä vaihetta onnistuneessa digitaalisen transformaation strategiassa. Näemme usein organisaatioiden ottavan oikoteitä yrittäessä siirtyä suoraan automatisointiin, mutta organisaatiot jäävät usein jumiin tekemättä jääneiden pohjatöiden vuoksi.

Ennen kuin aloitat digitaalisen transformaation polkusi, on tärkeää aloittaa kahdesta ensimmäisestä vaiheesta: selvitä omistamasi tiedostot ja digitoi se, mitä haluat säilyttää. Näihin vaiheisiin liittyy kaikenlaista, joten aloitetaanpa.

Mitä Säilyttää Ja Mitä Heittää Pois — Tunnista Arkistosi

Monet organisaatiot noudattavat oletusarvoisesti “säilytämme kaiken” -kulttuuria —tallentaen tiedostoja ikuisesti. Mutta se ei ole kustannustehokasta, vaatimustenmukaista eikä käytännöllistä. On ehdottoman tärkeää, että sinulla on selkeä käsitys arkistoistasi jo ennen digitoinnin aloittamista.

Tässä on joitakin keskeisiä kysymyksiä, joita kannattaa pohtia määritellessäsi arkistojesi arvoa ennen niiden digitointia:

Missä formaatissa sisältö on? Erilaisilla sisältötyypeillä, kuten paperilla, nauhoilla, mikrofilmeillä tai sähköisillä tiedostoilla on erilaisia käyttötarkoituksia. Jos näitä ei ole integroitu yhtenäiseen tiedonhallintajärjestelmään, niistä ei pystytä saamaan hyödyllistä tietoa tehokkaasti.
Miten luokitella sisältösi? Olivatpa kyseessä sitten henkilötiedot tai arkaluonteinen liiketoimintadata, sisällön luokitteleminen toimialasi standardien ja käytäntöjen kannalta järkevällä tavalla auttaa varmistamaan, että organisaatio pystyy hyödyntämään sitä.
Mihin käytät sisältöäsi? Määrittele, miten organisaatiosi käyttää arkistossa olevia tietoja, olipa kyseessä sitten päivittäisessä käytössä olevia tai pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen tarvittavia tietoja. Voit torjua toiminnan tehottomuutta etsimällä sellaisia työprosesseja, joita voidaan helpottaa tai tehostaa muuntamalla paperiarkistot digitaaliseen muotoon.
Miten priorisoida sisältösi? Yrityksellesi koituu lisäkustannuksia, mikäli et onnistu saamaan tiettyjä tietoja juuri silloin, kun tarvitset niitä. Tämä vaikuttaa palvelutasosopimuksiin, ihmisiin, prosesseihin, asiakkaisiin, brändiin ja viime kädessä organisaatiosi maineeseen.
Missä sisältö sijaitsee? Arkistot ovat tyypillisesti hajallaan eri järjestelmissä, sovelluksissa, formaateissa, osastoissa ja paikoissa, mikä voi tehdä niiden käsittelystä haastavaa ja kallista.

Kartoittamalla arkistosi voit välttää seuraavat yleiset sudenkuopat:

Tiedostojen huono näkyvyys ja saatavuus
Hävittämispäivämäärät menevät sekaisin
Eri tyyppiset asiakirjat menevät sekaisin keskenään
Sisällöt on tallennettu useaan eri rekisteriin
Tiedostoista löytyy ylimääräisiä kaksoiskappaleita ja hyväksymättömiä versioita

Näin estetään myös tallenteiden tarpeettoman pitkä säilyttäminen, jolloin vältytään tietojen liian pitkään säilytykseen liittyviltä riskeiltä ja turhilta säilytyskustannuksilta.

Arkistojen Säilytysaikataulun Laatiminen

Toimialan standardeihin ja käytäntöihin perustuva organisaatiosi arkistojen säilytysaikataulun laatiminen on tärkeä, mutta usein unohdettu digitaalisen muutoksen vaihe. Tietojen säilyttäminen ja arkistojen systemaattinen tuhoaminen ovat kuin saman kolikon kaksi eri kääntöpuolta. Harkittu säilyttäminen vaikuttaa siihen, miten yrityksesi hallinnoi tekijänoikeuksia ja tukee liiketoimintaprosesseja.

Olemme havainneet, että tapahtumapäivämäärien seuranta voi olla huomattava haaste, kun fyysisiä asiakirjoja siirretään digitaaliseen ympäristöön. Kun laatikoita on kymmeniä tuhansia, voi tapahtumapäivämääriin perustuvaa kirjanpitoa olla vaikea ennakoida ja haastavaa pitää ajan tasalla, kun säilytys on muualla kuin yrityksen toimipisteessä. Lisäksi tietojen indeksointi voi myös olla kallista.

Selkeän arkistojen säilytysaikataulun avulla:

Saat yhtenäisen näkymän henkilötietoihin ja niihin liitettyihin lisätietoihin
Pystyt noudattamaan sääntelyä ja vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia
Vähennät tarpeetonta altistumista tietomurroille

Jos tämä kaikki tuntuu ylivoimaiselta, ei huolta. Me huolehdimme sinusta.

Digitoinnin Aloittaminen

Loistavia uutisia! Kun olet kartoittanut arkistojesi sisällön ja asettanut sille säilytysaikataulun, on aika skannata ne tiedostot, jotka olet päättänyt säilyttää. Kun tiedät, mitä säilytät ja missä, sinulla on paremmat edellytykset tehdä skannausprojektista mahdollisimman tehokas ja toimiva.

Arkistonhallintaprosesseja ja -menettelyjä voi olla vaikea hallita, etenkin jos ne eivät ole digitaalisessa muodossa. Asiakirjojen jakaminen ja yhteistyö ovat olennaisen tärkeitä yrityksesi menestyksen kannalta, ja arkistojesi digitointi mahdollistaa kaiken tämän.

Menestymisen Kulmakivet

Kun olet luonut vankan perustan onnistuneelle digitaaliselle transformaatiolle (vaiheet 1 ja 2), olet valmis rakentamaan tulevaisuutta varten turvatun keskitetyn arkiston, johon tiimisi pääsee käsiksi ja pystyy hyödyntämään digitaaliseen tietoon perustuvaa yhteistyötä (vaihe 3). Olet myös lähempänä työnkulun automatisoinnin seuraavia vaiheita ja tietojen saamista tiimisi käyttöön, jotta tiimisi pystyy virtaviivaistamaan liiketoimintaprosesseja ja keräämään tietoihin perustuvia arvokkaita löydöksiä.

Jos et päässyt osallistumaan tapahtumaamme Virtual Forum Clinic, Driving Digital Transformation: The Future of Digital Mailroom, voit klikkaamalla tästä voit pyytää nähdä tallenteen tapahtumasta.

*Research by Economist Impact, Iron Mountainin tukemana

From Today To Future-Ready: How To Progress On Your Digital Transformation Journey

What to keep and what to toss—identify your records

Many organizations default to a “keep everything” culture—retaining files in perpetuity. But this isn’t cost-effective, compliant, or practical. Before going digital, it’s imperative to have a clear understanding of your records inventory.

Here are some key questions to consider as you determine the value of your records prior to digitization:

What is the content format? Unique content types like paper, tape, microfiche, or electronic files have different uses. If these aren’t integrated in a unified information management platform, there isn’t an effective way to derive useful insights.
How do you classify your content? Whether it’s personally identifiable information (PII) or sensitive business data, classifying your content in a way that makes sense for your industry’s standards and policies will help ensure it’s accessible by the organization.
What do you do with your content? Define how your organization uses its records, whether it’s for day-to-day work or to achieve long-term business objectives. To counteract operational inefficiencies, look for work processes that can be made easier or more efficient by converting paper to digital records.
How do you prioritize your content? If you can’t get specific information when you need it, that’s an additional cost to your business. This impacts SLAs, people, process, customers, brand, and ultimately your organization’s reputation.
Where is the content? Records are typically spread across systems, applications, format types, departments, and locations, which can make them challenging and costly to manage.

By taking stock of what you have, you can avoid common pitfalls like:

Poor visibility and access to files
Commingled destruction dates
Mixed record types
Multiple content repositories
Duplicates and unapproved versions

This also prevents over-retention of your records, avoiding risk due to keeping data longer than you should and spending more on storage costs.

Setting a records retention schedule

An important but often overlooked part of the digital transformation journey includes developing your organization’s retention schedule based on your industry’s standards and policies. Preserving information and systematically destroying records are two sides of the same coin. Thoughtful retention informs the way your company manages intellectual property and supports business processes.

We’ve found that tracking event dates can be the biggest challenge when moving physical records to a digital environment. When you have tens of thousands of boxes, keeping records based on event dates can be difficult to forecast, challenging to keep up-to-date when stored offsite, and costly to index.

With a solid records retention schedule, you’ll:

Have a unified view of your personal data and related obligations
Adhere to regulatory and compliance requirements
Reduce unnecessary exposure to data breaches

If this seems overwhelming, don’t worry. We’ve got you covered.

Moving forward with digitization

Great news! After you’ve identified the contents of your records inventory and set your retention schedule, it’s now time to scan the files you decided to keep. Once you know what you’re keeping and where it’s kept, you’ll be in a better position to make a scanning project effective and efficient.

Records management processes and procedures can be hard to keep under control, especially when not in a digital format. Document sharing and collaboration are essential for the success of your business, and digitizing your records makes it all possible.

A foundation for success

Now that you’ve laid a solid foundation for a successful digital transformation (steps 1 and 2), you’re ready to build a future-ready central repository where your team can access and collaborate on digital information (step 3). You’re also closer to the next steps of workflow automation and unlocking your information, so your team will be able to streamline business processes and glean valuable insights from your data.

Jumpstart your digital transformation here.

If you weren’t able to attend our two-part AIIM webinar series, From Paper to Digital: The Digital Transformation Journey, you can watch Part 1 on-demand and Part 2 on-demand now.

*Research by Economist Impact, supported by Iron Mountain