Asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi

Skannaa yrityksen asiakirjat ja kerää ne digitaaliseen dokumenttienhallintajärjestelmään

Yritykset käsittelevät erityyppisiä asiakirjoja päivittäin. Asiakirjat voivat olla laskuja, kuitteja, sopimuksia ja muistioita, joista monet tulee lain mukaan säilyttää määrätyn ajan. Tämä johtaa merkittävään paperityön määrään ja siihen, että asiakirjat tulee arkistoida fyysisesti. On mahdollista, että tietty asiakirja tai tietyntyyppinen tieto tulee löytää nopeasti, mikä voi osoittautua ongelmalliseksi, jos yrityksen asiakirjat ovat hajallaan eri järjestelmissä, kuten Dropboxissa, tiedostopalvelimessa, Google Drivessä ja toimiston fyysisissä säilytystiloissa.

Iron Mountainin asiakirjojen skannaaminen ja digitaalinen arkistointi on palvelu, jonka avulla voit kerätä kaikki asiakirjat ja tiedot yhteen paikkaan. Tieto on saatavilla heti, kun sitä tarvitset, eikä sinun tarvitse miettiä, kuinka kauan tietoja tulee säilyttää. Vältät myös fyysisen varastoinnin ja uuvuttavan paperityön tuottamat kustannukset, joissa piilee myös inhimillisten virheiden ja asiakirjojen katoamisen riski.

Skannaaminen ja digitaalinen arkistointi tarjoavat asianmukaiset edellytykset tehokkaaseen työskentelyyn

Paljon asiakirjoja ja tietoja käsittelevät yritykset joutuvat usein arkistoimaan tietoja tietyksi ajaksi, mikä puolestaan johtaa aikaa ja rahaa vievään paperityöhön sekä alati kasvaviin paperipinoihin, jotka vievät tilaa. Digitaalisen arkistoinnin myötä yrityksen arkistot muutetaan digitaaliseen muotoon. Skannaamme laskut, sopimukset ja muut tärkeät asiakirjat, digitalisoimme ne ja tuomme ne sitten sinun saatavillesi joko omassasi tai meidän dokumenttienhallintajärjestelmässämme.

Kun keräät kaikki tietosi digitaalisesti, luot optimaaliset edellytykset nopeaan ja turvalliseen työskentelyyn. Kaikilla yrityksen työntekijöillä on pääsy yrityksen asiakirjoihin verkossa, ja tietoja on helppo jakaa niitä tarvitseville.

Asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi: Millaiset yritykset hyötyvät siitä?

Asiakirjojen skannaus ja sähköinen arkistointi hyödyttävät kaikkia niitä yrityksiä, viranomaisia ja organisaatioita, jotka käsittelevät erityyppisiä asiakirjoja. Riippuen siitä, minkä tyyppisiä tietoja yrityksesi käsittelee, on olemassa erilaisia lakeja, jotka määrittävät, kuinka kauan asiakirjoja on säilytettävä sekä miten tiedot tulee tallentaa. Tämä puolestaan voi olla aikaa vievää ja vaikeaa seurata.

Me täällä Iron Mountainilla autamme yli 230 000 asiakasta tiedonhallinnassa yli 60 eri maassa, ja meillä on laaja kokemus tiedonhallinnasta kaikilla toimialoilla. Palkatessasi meidät asiakirjojen skannausta ja digitaalista arkistointia varten, voit olla turvallisin mielin. Teemme kaiken asiakkaillemme helpoksi riippumatta siitä, onko kyseessä kunta, aluehallintovirasto, pankki tai asianajotoimisto.

Onko sinulla arkaluontoisia tietoja, jotka tarvitsevat skannausta?

Monet viranomaiset ja yritykset, kuten asianajotoimistot, lääkeyhtiöt ja pankit, käsittelevät päivittäin asiakirjoja, joiden sisältö on salassa pidettävää. Me täällä Iron Mountainilla voimme räätälöidä asiakirjojen skannaukseen ja digitaaliseen arkistointiin liittyvät palvelumme vastaamaan yrityksesi tarpeita. Henkilökunnallamme on tarvittava koulutus ja turvallisuusluokitus arkaluontoisia tietoja sisältävien asiakirjojen turvalliseen skannaamiseen. Asiakkaan toiveiden perusteella voimme suorittaa kulunvalvonnan, jolla varmistetaan, että juuri oikeilla henkilöillä ja osastoilla on pääsy asiakirjoihin.