Digital document

Asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi

Dokumenttien skannaus ja arkiston digitalisointi parantavat tietojesi saatavuutta ja käytettävyyttä. Työprosessien tehostamiseksi kaikki tiedot kootaan yhteen ja samaan paikkaan.

Ota yhteyttä

Skannaa yrityksen asiakirjat ja kerää ne digitaaliseen dokumenttienhallintajärjestelmään

Yritykset käsittelevät erityyppisiä asiakirjoja päivittäin. Asiakirjat voivat olla laskuja, kuitteja, sopimuksia ja muistioita, joista monet tulee lain mukaan säilyttää määrätyn ajan. Tämä johtaa merkittävään paperityön määrään ja siihen, että asiakirjat tulee arkistoida fyysisesti. On mahdollista, että tietty asiakirja tai tietyntyyppinen tieto tulee löytää nopeasti, mikä voi osoittautua ongelmalliseksi, jos yrityksen asiakirjat ovat hajallaan eri järjestelmissä, kuten Dropboxissa, tiedostopalvelimessa, Google Drivessä ja toimiston fyysisissä säilytystiloissa.

Iron Mountainin asiakirjojen skannaaminen ja digitaalinen arkistointi on palvelu, jonka avulla voit kerätä kaikki asiakirjat ja tiedot yhteen paikkaan. Tieto on saatavilla heti, kun sitä tarvitset, eikä sinun tarvitse miettiä, kuinka kauan tietoja tulee säilyttää. Vältät myös fyysisen varastoinnin ja uuvuttavan paperityön tuottamat kustannukset, joissa piilee myös inhimillisten virheiden ja asiakirjojen katoamisen riski.

Skannaaminen ja digitaalinen arkistointi tarjoavat asianmukaiset edellytykset tehokkaaseen työskentelyyn

Paljon asiakirjoja ja tietoja käsittelevät yritykset joutuvat usein arkistoimaan tietoja tietyksi ajaksi, mikä puolestaan johtaa aikaa ja rahaa vievään paperityöhön sekä alati kasvaviin paperipinoihin, jotka vievät tilaa. Digitaalisen arkistoinnin myötä yrityksen arkistot muutetaan digitaaliseen muotoon. Skannaamme laskut, sopimukset ja muut tärkeät asiakirjat, digitalisoimme ne ja tuomme ne sitten sinun saatavillesi joko omassasi tai meidän dokumenttienhallintajärjestelmässämme.

Kun keräät kaikki tietosi digitaalisesti, luot optimaaliset edellytykset nopeaan ja turvalliseen työskentelyyn. Kaikilla yrityksen työntekijöillä on pääsy yrityksen asiakirjoihin verkossa, ja tietoja on helppo jakaa niitä tarvitseville.

Sähköinen arkistointi ja sen tarjoamat edut

Fyysisten asiakirjojen skannaaminen tarjoaa useita eri etuja:

Vähemmän paperityötä

Kun annat meidän täällä Iron Mountainilla skannata asiakirjasi, pääset eroon tarpeettomista paperitöistä, jotka sekä aiheuttavat kustannuksia että vievät aikaa henkilökunnalta, joka voisi keskittyä muihin asioihin.

Ei tarvetta fyysisille säilytystiloille

Paperien arkistointi vaatii paljon fyysistä tilaa, jota ei välttämättä aina ole saatavilla. Kun tallennat tietosi digitaalisesti, sinun ei tarvitse miettiä sijaintia ja tallennustilaa.

Vähentää tietojen menetyksen riskiä

Kun kaikki asiakirjat tallennetaan turvallisesti digitaaliseen dokumenttienhallintajärjestelmään, tietojen menetyksen riski pienenee. Yksikään paperi ei katoa tai tuhoudu.

Tehokkaat työprosessit

Kun kaikki tietosi on tallennettu digitaalisesti, etsimiesi tietojen löytäminen on nopeaa ja helppoa.

Tiedot ovat kaikkien saatavilla

Skannatut asiakirjat ovat välittömästi kaikkien yrityksen työntekijöiden saatavilla, ja lisäksi ne voidaan jakaa kaikille niitä tarvitseville. Tällä tavoin henkilöstön tehokkuus ja tuottavuus kasvavat.
  • 40 %
    Työntekijät saattavat käyttää lähes puolet työajastaan paperitiedostojen etsimiseen
  • 20 M€
    Yrityksiä voidaan sakottaa yleisen tietosuoja-asetuksen noudattamatta jättämisestä
  • 56 %
    Organisaatioista luottaa edelleen paperipohjaisiin sopimuksiin ja tilauksiin

Miten Iron Mountainin asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi toimivat?

paper scan

Dokumenttien skannaus

Noudamme ne fyysiset asiakirjat, jotka haluat skannata. Asiakirjojen saavuttua meille, asiantuntijamme skannaavat asiakirjat turvallisesti ja luotettavasti.
secure cloud portal

Laadunvarmistus

Varmistamme skannattujen asiakirjojen laadun ja luokittelemme ne tarpeidesi mukaan niin, että tiedot ovat haettavissa.
laptop system

Pääsy digitaaliseen dokumenttien-hallinta-järjestelmään

Keräämme kaikki skannatut tiedot joko omaasi tai meidän dokumenttienhallintajärjestelmäämme, jonne voit lisäksi tallentaa tavanomaiset digitaaliset asiakirjasi, jolloin kaikki tiedot löytyvät yhdestä ja samasta paikasta. Näin tiedot ovat haettavissa, ja löydät kaiken tarvitsemasi nopeasti ja helposti.

Asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi: Millaiset yritykset hyötyvät siitä?

Asiakirjojen skannaus ja sähköinen arkistointi hyödyttävät kaikkia niitä yrityksiä, viranomaisia ja organisaatioita, jotka käsittelevät erityyppisiä asiakirjoja. Riippuen siitä, minkä tyyppisiä tietoja yrityksesi käsittelee, on olemassa erilaisia lakeja, jotka määrittävät, kuinka kauan asiakirjoja on säilytettävä sekä miten tiedot tulee tallentaa. Tämä puolestaan voi olla aikaa vievää ja vaikeaa seurata.

Me täällä Iron Mountainilla autamme yli 230 000 asiakasta tiedonhallinnassa yli 60 eri maassa, ja meillä on laaja kokemus tiedonhallinnasta kaikilla toimialoilla. Palkatessasi meidät asiakirjojen skannausta ja digitaalista arkistointia varten, voit olla turvallisin mielin. Teemme kaiken asiakkaillemme helpoksi riippumatta siitä, onko kyseessä kunta, aluehallintovirasto, pankki tai asianajotoimisto.

Onko sinulla arkaluontoisia tietoja, jotka tarvitsevat skannausta?

Monet viranomaiset ja yritykset, kuten asianajotoimistot, lääkeyhtiöt ja pankit, käsittelevät päivittäin asiakirjoja, joiden sisältö on salassa pidettävää. Me täällä Iron Mountainilla voimme räätälöidä asiakirjojen skannaukseen ja digitaaliseen arkistointiin liittyvät palvelumme vastaamaan yrityksesi tarpeita. Henkilökunnallamme on tarvittava koulutus ja turvallisuusluokitus arkaluontoisia tietoja sisältävien asiakirjojen turvalliseen skannaamiseen. Asiakkaan toiveiden perusteella voimme suorittaa kulunvalvonnan, jolla varmistetaan, että juuri oikeilla henkilöillä ja osastoilla on pääsy asiakirjoihin.

Woman working
diagram of process for document scanning and digital storage

Skannaus ja arkiston digitointi yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan

Yritykselle on tärkeää seurata yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja sitä, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti, erityisesti arkistoinnin osalta. Kaikki henkilötietoja sisältävät asiakirjat on säilytettävä turvallisesti, jotta riskiä tietojen vuotamiselle ei synny. Tietosuojarikkomukset saattavat johtaa suuriin sakkoihin, joka voi olla jopa 4 prosenttia maailmanlaajuisesta liikevaihdostasi tai 20 miljoonaa euroa sen mukaan, kumpi on suurempi.

Me täällä Iron Mountainilla varmistamme, että skannaus ja arkiston digitointi ovat aina yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia, ja voit olla varma, että arkaluontoiset tietosi ovat suojassa. Meillä on kokemusta yritysten tietojen hallinnasta ja suojaamisesta yli 70 vuoden ajalta ja käsittelemme asiakkaidemme omaisuutta kuin se olisi omaamme.

Files and folders

Tarvitsetko apua fyysisten arkistojen kanssa?

Jos sinulla on tallennettavaksi meneviä fyysisiä asiakirjoja, voimme hoitaa myös nämä puolestasi. Säilytämme arkistoituja asiakirjojasi kameravalvonnalla sekä huippuluokan palo- ja murtohälyttimillä varustetuissa turvallisissa arkistotiloissamme. Meillä yrityksesi tiedot ovat turvassa ympäri vuorokauden, eikä sinun tarvitse huolehtia arkaluontoisten tietojen katoamisesta tai joutumisesta vääriin käsiin.

digital concept of laptop, using blue nodes and file paths

Yhdistä palvelumme tehokkaaksi kokonaisratkaisuksi

Asiakirjojen skannaus ja sähköinen arkistointi ovat merkittävä osa digitaalista työpaikkaa, joka sujuvoittaa työtäsi ja luo lisäarvoa yritykselle. Tarjoamme useita palveluita, jotka voidaan integroida yhteen niin, että yrityksesi voi työskennellä tiedonhallinnan parissa nopeasti ja sujuvasti. Meiltä löydät muun muassa useita arkistointiin ja liiketoimintaprosessien automatisointiin liittyviä palveluita sekä Iron Mountain InSightin – älykkään sisältöpalvelualustan (Intelligent Content Service Platform).

Huolehdimme asiakirjoista koko niiden elinkaaren ajan aina asiakirjojen skannauksesta ja digitaalisesta tallennuksesta fyysiseen säilytykseen ja tuhoamiseen. Tämä on yleensä edistyksellinen prosessi, joka on erikoisalaamme, ja löydät helposti juuri oikeat tiedot käyttöösi silloin, kun niitä tarvitset, oli kyse sitten omastasi tai meidän sähköisestä arkistointijärjestelmästämme.

Ota rohkeasti meihin yhteyttä täällä Iron Mountainilla, kun haluat tietää lisää siitä, miten asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi voivat tehostaa liiketoimintaasi!

Aloittaminen on helppoa.

Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä. Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä.

Why work with Iron Mountain?

Miksi Iron Mountain?

  • Hallitset kustannuksia digitoimalla vain tarvittaessa
  • Saat nopeasti arkistoidut asiakirjasi sähköisesti käyttöösi
  • Hyödyt tietoturvallisista prosesseistamme ja tiloistamme sekä osaavasta henkilökunnastamme
  • Voit luottaa yli 20-vuotiseen kokemukseemme skannauksesta, indeksoinnista ja luokittelusta

Ota yhteyttä

paper and pen

Ota yhteyttä

Täyttämällä tämän lomakkeen Iron Mountainin asiantuntija on sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
Ota yhteyttä
laptop profile screen

Kirjautuminen asiakasportaaleihin

Kirjaudu tilillesi.
Aloita
customer service

Tukipalvelu

Asiakaspalvelumme vastaa kysymyksiisi mahdollisimman pian.
Pyydä tukea
ringing telephone

Soita myyntitiimille

Ota yhteyttä Iron Mountainin asiantuntijaan ratkaisun löytämiseksi.
+358 9 8256 020