Ota yhteyttä
+358 9 8256 020
Digitaalinen Postinkäsittely
Miten Digital Mail -ratkaisu toimii?
Digital Mail -ratkaisu on yhtä helppo ottaa käyttöön kuin käyttää. Iron Mountainin kokonaisvaltainen, päästä päähän ulottuva ratkaisu huolehtii kaikesta, aina fyysisen postin noudosta tai digitaalisen postin keruusta sen lopulliseen käsittelyyn asti – samalla kun koko prosessi säilyy auditoitavana hallintaketjuna.
- Postin uudelleenohjaus ja nouto – Kun posti on ohjattu valittuun postipalvelun toimipisteeseen, Iron Mountain noutaa ja kuljettaa sen turvallisesti.
- Digitointi ja tallennus – Iron Mountainin tarkasti valitut ja perusteellisesti koulutetut työntekijät digitoivat postin, joka tallennetaan turvallisesti yrityksen InSight®‑pilvialustalle.
- Digitointi ja tallennus – Iron Mountainin tarkasti valitut ja perusteellisesti koulutetut työntekijät digitoivat postin, joka tallennetaan turvallisesti yrityksen InSight®‑pilvialustalle.
- Poikkeusten käsittely – Manuaalisen työn vähentämiseksi AI-agentit oppivat käyttäjien tekemistä päätöksistä, tarkentavat poikkeuskäsittelyn sääntöjä ja pystyvät jatkossa hoitamaan vastaavia tilanteita itsenäisesti.
- Turvalliset roolipohjaiset käyttöoikeudet – Digitaalinen posti on salattu sekä lepotilassa että siirrettäessä suojatussa verkossa. Roolipohjaiset käyttöoikeudet varmistavat, että vain valtuutetut käyttäjät pääsevät näkemään ja jakamaan postia. Käyttäjät voivat hakea ja käyttää digitoitua postia turvallisen pilvialustan kautta.
- Turvalliset roolipohjaiset käyttöoikeudet – Digitaalinen posti on salattu sekä lepotilassa että siirrettäessä suojatussa verkossa. Roolipohjaiset käyttöoikeudet varmistavat, että vain valtuutetut käyttäjät pääsevät näkemään ja jakamaan postia. Käyttäjät voivat hakea ja käyttää digitoitua postia turvallisen pilvialustan kautta.
Laajennetut palvelut
- Lähtevän postin tuki: Lähtevän postin käsittelyä voidaan yksinkertaistaa integroimalla se käyttäjän sisältötyökaluihin, jolloin tulostus-, kuoritus- ja postituspalvelut hoituvat tehokkaasti ja niitä voidaan seurata reaaliaikaisesti.
- Tiedonhallinta: Sovella säilytys- ja tietosuojakäytäntöjä järjestelmällisesti digitoituun postiin.
Digital Mail -ratkaisulla voit:
Globaalit strategiset kumppanit
Iron Mountainin digitaaliset ratkaisut ovat pilvialustariippumattomia ja saatavilla pilvipalvelumarkkinapaikkojen kautta. Iron Mountain on yhteistyössä johtavien pilvipalveluntarjoajien kanssa, jotta integrointi käyttäjän olemassa olevaan IT-infrastruktuuriin olisi vaivatonta.
Iron Mountain InSight DXP on saatavilla AWS-, Google Cloud-, and Microsoft Azure Marketplace ‑alustoilla.
Usein kysytyt kysymykset
Kokosimme vastaukset yleisimpiin Digital Mail -ratkaisua koskeviin kysymyksiin.
Miten Iron Mountain varmistaa, että posti ohjataan oikeille vastaanottajille?
Kullekin käyttäjälle voidaan määrittää oma postilaatikko ja/tai liittää hänet käyttäjäryhmään, joka on räätälöity tiettyjä tehtäviä ja asiakirjatyyppejä varten. Posti tunnistetaan ja reititetään tietoturvasääntöjen perusteella niin, että se ohjautuu oikealle henkilölle tai tiimille. Iron Mountainin käyttöönottotiimi on tiiviissä yhteistyössä käyttäjän organisaation kanssa määrittääkseen tarvittavat roolit, reitityslogiikan ja suojaustoimenpiteet, joilla tietosuojan ja -turvan toteutuminen varmistetaan.
Kuka voi käyttää postiani?
Iron Mountainin käyttöönottotiimi tapaa käyttäjän organisaation edustajat ja selvittää, miten posti halutaan käsitellä – henkilöittäin, osastoittain vai tiettyjen työnkulkujen mukaan.
Käyttöönoton aikana Iron Mountain määrittää käyttäjät, käyttäjäryhmät ja tietoturvasäännöt niin, että asianomaisilla henkilöillä on pääsy heille kuuluvaan postiin. Poissaoloreititys (Out of office forwarding) ohjaa postin tai tehtävät automaattisesti kollegalle.
Mitä tapahtuu postille, joka ei noudata normaaleja reitityssääntöjä?
Kun posti saapuu eikä automaattinen reititys riitä ohjaamaan sitä asianmukaisesti, Digital Mail ohjaa sen sujuvasti poikkeustenhallintaan, josta se voidaan tarkistaa ja reitittää uudelleen intuitiivisten työkalujen avulla. Tämä virtaviivaistettu työnkulku vähentää häiriöitä, nopeuttaa ratkaisuja ja pitää toiminnan sujuvana.
Mitä postille tapahtuu digitoinnin jälkeen?
Tarjoamamme lisäpalvelut
Asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi
Iron Mountainin asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi on palvelu, jonka avulla kaikki tietosi ovat saatavilla digitaalisessa muodossa yhdessä paikassa. Lue lisää täältä!
InSight Intelligent Document Processing
Vapauta asiakirjojesi sisältämä data
Turvallinen Yritysten Loppukäyttäjien IT-Laitteiden Tuhoaminen
Paranna turvallisuutta, kestävyyttä ja suojaa brändisi mainetta ITAD-palveluillamme
