Iron Mountainin® sähköinen toimituspalvelu

Olet matkalla kohti digitaalista tiedonkäsittelyn ympäristöä, mutta paperiasiakirjat ovat edelleen tärkeä osa tiedonkäsittelyn työnkulkuja ja arkistoja. Asiakirjojasi säilytetään turvallisesti, mutta joskus niiden noutaminen on tarpeen niiden sisällön tarkistamiseksi.

Iron Mountain tarjoaa käteviä vaihtoehtoja asiakirja-arkistokeskuksissamme säilytettävien asiakirjojen noutamiseen. Ensinnäkin, luonnollisesti voimme tarvittaessa toimittaa sinulle varsinaisen fyysisen paperiasiakirjan. Mutta on myös toinen, usein järkevämpi vaihtoehto on sähköinen toimitus IOD-palvelumme (Image On Demand) avulla. Sen sijaan, että lähettäisimme fyysiset asiakirjat sinulle, noudamme ne, skannaamme ne säilytyspaikalla ja tarjoamme sinulle turvallisen pääsyn skannattuihin asiakirjoihin verkossa. Tämä säästää aikaa fyysiseen toimitukseen verrattuna ja on ympäristöystävällisempi vaihtoehto, koska näin ei tarvita kuorma- tai pakettiautoa fyysisen asiakirjan siirtämiseen.

Kun asiakirja on skannattu, se palautetaan säilytyspaikkaan tai toimitaan sen mukaan, mitä haluat silloin sille tehtävän. Koska skannatut asiakirjat ovat sähköisessä muodossa, ne voi helposti jakaa muiden kanssa ja niitä voidaan arkistoida ja lajitella ja tehdä niihin hakuja sähköisesti. Lisäksi ne ovat välittömästi käytettävissäsi, kun joku tarvitsee niitä seuraavan kerran. Sähköinen toimitus – nopeampi ja ympäristöystävällisempi vaihtoehto.

• Asiakas tekee IOD-tilauksen
• Asiakas pääsee käsiksi kuviin
• IM tallentaa kuvat
• IM hakee asiakirjoja säilytyspaikasta
• IM valmistelee asiakirjat skannausta varten
• IM skannaa asiakirjan sivut
• IM palauttaa asiakirjat säilytykseen

Mitä jos voisit

• saada tarvitsemasi tiedot nopeasti käyttöösi digitaalisessa muodossa?
• noutaa nopeasti, helposti ja ympäristöystävällisesti paperiset asiakirjat, joita olet säilyttänyt työpaikan ulkopuolella?
• säilyttää, etsiä ja jakaa helposti asiakirjoja, jotka ovat tällä hetkellä olemassa vain paperimuodossa?

Prosessi alkaa, kun pyydät paperiasiakirjojen tai filmien skannaamista verkkopohjaisten Iron Mountain Connect™- tai Iron Mountain ReQuest™ -arkistonhallintaportaaliemme kautta. Kun olet tehnyt tilauksesi, Iron Mountainin tiimi noutaa asiakirjasi ja valmistelee ne.

Valmisteluun voi sisältyä niittien ja paperiliitinten poistaminen, sivujen kohdistaminen ja vaurioituneiden asiakirjojen korjaaminen. Asiantunteva skannaustiimimme skannaa asiakirjat.

Saat ilmoituksen, kun asiakirjasi ovat valmiita, ja sen jälkeen voit käyttää ja ladata niitä turvallisesti tarpeen mukaan. Alkuperäinen paperiasiakirja viedään sen jälkeen takaisin varastoon, kunnes sitä ei enää tarvita.

Sähköisen toimituspalvelun avulla voit:

• tilata helposti säilytyksessä olevien asiakirjojesi sähköisen toimituksen
• päästä nopeasti käsiksi asiakirjoihisi
• toimia tehokkaammin jakamalla tietoja niitä tarvitseville ja varmistaa samalla, että tietoturva ja yksityisyys säilyvät
• tehostaa toimintaasi pitämällä tarvitsemasi tiedot saatavillasi digitaalisessa muodossa
• auttaa vähentämään hiilidioksidipäästöjä vähentämällä kuorma-autolla tehtävien toimitusten määrää.