Iron Mountain Insight® Essential Edition

Liiketoimintahaaste

Organisaatioon kohdistuu melkoisesti paineita strategisten tavoitteiden saavuttamisesta ja arvon toimittamisesta sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille. Haluatte reagoida ripeästi, mutta tietojen ollessa osin sähköisessä muodossa ja osin paperisessa muodossa työnteko hidastuu mateluksi.

Tällaisessa hybridimaailmassa ei ole mitään yhteistä paikkaa, jossa kaikki tiedot näkyisivät keskitetysti, joten sinulla ja työntekijöilläsi kuluu kallista aikaa tarpeellisten tietojen etsimiseen. Kun tarvittu tieto löytyy ja se on paperilla, sen käyttämiseen ja jakamiseen nopeasti muille, etenkin etätyöntekijöille, ei ole edelleenkään helppoa tapaa.

Näin tarvittu tieto löytyy silloin, kun sitä eniten tarvitaan

Iron Mountain InSight Essential Edition on tilauspohjainen ratkaisu, joka yhdistää fyysisten asiakirjojen skannaamisen ja digitaalisen säilytyksen suojattuun pilvisäilöön, johon pääsee selainpohjaisen Iron Mountain Connect™ asiakaskeskuksemme kautta.Voit lisätä asiakirjoja myös muista sähköisistä arkistoista sekä antaa käyttäjille mahdollisuuden suoraan lähettää tiedostoja siihen.

Skannaus teetetään palveluntarjoajalla, johon jo luotat paperiasiakirjojenne käsittelyssä. Palvelu voi auttaa niin fyysisen kuin digitaalisen tiedon koko elinkaaren hallinnassa yhdistämällä fyysisen säilytyksen, skannauksen ja digitaalisen säilytyksen yksittäiseksi operaatioksi. Voit luottaa todistettuun säilytysketjuun, joka varmistaa, että fyysisten ja digitaalisten asiakirjojesi sijainti on aina läpinäkyvä.

Pääset hyödyntämään Iron Mountain -asiantuntijoiden yli 20 vuoden kokemusta skannauksessa, indeksoinnissa ja asiakirjojen sähköisessä säilyttämisessä sekä laajaa digitointikeskusverkostoamme, jonka henkilökunta, prosessit, tilat ja laitteet ovat erittäin turvallisia ja tehokkaita. Saat keskitetyn näkymän tietoihinne, arvokasta työtilaa vapautuu ja tietojenne käsittely ja käyttö helpottuvat kertaheitolla.

Näin se käy

Iron Mountain skannaa, indeksoi ja varmistaa laadun, jotta asiakirjojen muuntovaatimuksenne pystytään täyttämään asiakirjojen digitoinnin yhteydessä. Optisen merkintunnistustekniikan (OCR) avulla asiakirjojen sisältö on täysin haettavissa tekstisisällön tai indeksien perusteella. Toiminto tukee PDF-, TIFF- ja Office-asiakirjoja yli 50 kielellä. Kun fyysiset asiakirjat on digitoitu, voit säilyttää ja käyttää niitä sekä tehdä niissä hakuja turvallisesti nykyaikaisessa ja suojatussa pilvisäilössä.

Muihin arkistoihin tallennetut digitaaliset asiakirjat voidaan myös sisällyttää palveluun, jolloin kaikki asiakirjat ovat yhdessä paikassa keskitetysti näkyvissä ja käytettävissä. Sähköiset tiedot pysyvät aina salattuina, olivat ne sitten säilössä tai siirrossa toiseen paikkaan. Siirrot tehdään suojatun verkon kautta, ja pääsyä tietoihin hallitaan salausavainten avulla. Valtuutetut käyttäjät pääsevät rooleihin perustuvien käyttöoikeuksien kautta juuri tarvitsemiinsa tietoihin sijainnista ja ajankohdasta riippumatta. Voit jakaa tiedostoja sisäisten ja ulkoisten käyttäjien kanssa linkkeinä ja sähköpostin liitetiedostoina.

Ratkaisun edut

Iron Mountain InSight Essential Editionin avulla voit aloittaa digitaalisen muutoksen. Voit:

• Vapauttaa arvokasta työtilaa, jota voi sitten käyttää liikevaihtoa tuottavaan toimintaan
• Luoda entistä dynaamisemman toimintaympäristön usean sukupolven edustajista koostuville työntekijöille
• Etsiä oleellisia asiakirjoja nopeasti ja vaivattomasti keskitetystä ja suojatusta paikasta
• Parantaa tietojen käsittelyä ja käyttöä nopeuttamalla ja helpottamalla tarvittavan tiedon etsimistä.

Täydentävät ratkaisut

Asiakkaille, jotka säilyttävät tietojaan Iron Mountainin tietokeskuksessa, Image on Demand -ratkaisumme on sekä vaihtoehtoinen asiakirjojen toimitustapa, jossa tiedot noudetaan laatikosta tai avohyllyiltä, että käytön mukaan laskutettava tapa muuntaa paperilla tai filmillä olevat tiedot digitaaliseen muotoon ajan mittaan omien tarpeiden mukaan.

Sisältöpalvelualustamme (CSP, Content Services Platform), Iron Mountain InSight, tuo esiin tietojesi piilotetun arvon, joka tukee liiketoiminta- ja taustaprosesseja. Ratkaisu tarjoaa mobiili- ja pilvipalvelun ja pitää asiakirjojen, videoiden ja valokuvien tapaiset jäsentämättömät sisältömassat hallinnassa nopeasti ja tehokkaasti. Iron Mountain InSight on rakennettu avoimelle lähdekoodille ja valmiiksi pilviratkaisuja varten. Palvelu hyödyntää mm. tekoälyn (AI) sekä koneoppimisen (ML) tapaisia teknologioita ja käyttää low code -ratkaisuja tarjotakseen mahdollisimman joustavan alustan.