Gestion de l'information et des documents : Pour partir sur de bonnes bases - Le B. A.-BA de la dématérialisation

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Une gestion réussie de l'information et des documents nécessite une planification, une organisation et une stratégie afin de prendre le contrôle des documents papier et numériques, de la création au stockage permanent ou à la destruction planifiée, en passant par l'utilisation active

Getting it right from the start the basics of digitizing

Ce guide constitue votre feuille de route pour un programme de numérisation et de dématérialisation réussi. De l'évaluation de votre situation actuelle à l'examen des leçons retenues, en passant par la formation de votre personnel et l'évaluation de vos progrès, il vous aidera à préparer et à effectuer les améliorations dont votre entreprise a besoin. Outre des conseils commerciaux et sur les processus, ce guide propose également une liste d'astuces qui vous aideront à vérifier que vos documents papier sont prêts à être numérisés.

Introduction

Un guide rapide pour vous aider à planifier, exécuter et exploiter un programme de dématérialisation

Une gestion réussie de l'information et des documents nécessite une planification, une organisation et une stratégie afin de prendre le contrôle des documents papier et numériques, de la création au stockage permanent ou à la destruction planifiée, en passant par l'utilisation active. Intelligemment effectuée, la gestion de l'information et des documents permettra à votre entreprise de limiter les risques liés à l'information, de gérer les coûts et de jeter les bases de l'analyse du big data.

  • 68 %

    68 % des entreprises reconnaissent qu'exercer leurs activités à la vitesse du papier sera « inacceptable dans à peine quelques années »

    Source : AIIM, Paper Wars – An Update from the Battlefield, 2014

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Pourquoi dématérialiser ?

Une information mal gérée peut ralentir vos processus, frustrer vos clients et réduire votre efficacité. Sans compter les coûts que votre entreprise devra supporter pour stocker ses documents papier dans un espace de bureau onéreux. Votre calendrier de conservation des documents et votre investissement dans un stockage distant sécurisé, alliés à une dématérialisation intelligente, vous permettront d'accéder en temps voulu à l'information dont vous avez besoin. Accéder aisément à des documents à partir d'emplacements multiples est une nécessité pour de nombreuses entreprises. De la construction à la R&D, au service RH comme au marketing, le partage des documents et la collaboration sont essentiels à la réussite des entreprises.

Où commence la dématérialisation

Avant de commencer votre projet de dématérialisation, déterminez vos objectifs. Tenez compte des aspects suivants :

  • Facilité de recherche/partage – Les documents papier peuvent être présents à travers les systèmes, les applications, les services et les sites. Trouver l'information et y accéder est extrêmement difficile et coûteux, en raison de sa capacité à être diffusée et à changer de format. Les documents dématérialisés stockés dans des référentiels contrôlés permettent aux utilisateurs d'accéder plus facilement aux données requises en temps voulu.
  • Productivité des processus – Les entreprises n'ont souvent pas le contrôle de leurs processus et procédures de gestion des documents. Pour pallier les inefficacités opérationnelles, recherchez les processus de travail qui rendent plus facile ou plus efficace la conversion des documents papier en documents numériques.
  • Espace de stockage réduit – Les documents papier peuvent occuper un espace de bureau onéreux et, à terme, ralentir l'extraction des données. Les documents dématérialisés peuvent libérer un espace de bureau précieux et améliorer l'accès aux données

Les facteurs majeurs de numérisation et de capture de données :

  • Facilité de recherche/partage des documents commerciaux améliorés
  • Productivité des processus améliorée
  • Espace de stockage physique réduit
  • Temps de réponse aux clients/particuliers/employés plus rapide
  • Sécurité et conformité des documents

Un calendrier de conservation des documents applicable aidera votre entreprise à conserver les documents requis à des fins légales, commerciales et de conformité, tout en vous avertissant du moment où s'en débarrasser. La tendance à tout conserver juste au cas où peut être coûteuse et nuire à l'efficacité. Notre petit guide, Pour partir sur de bonnes bases, Le b. a.-ba du calendrier de conservation des documents, vous aidera à franchir des étapes importantes.

Lorsque vous saurez quelles données vous conservez et où, vous serez idéalement positionné pour concrétiser un projet de numérisation. Il est clair qu'il ne s'agit pas de numériser chaque document de vos archives ni toutes

Les étapes vers une dématérialisation réussie

les données entrant dans votre entreprise. Iron Mountain peut vous aider à résoudre des problèmes complexes de gestion des documents et à déterminer quels documents sont utilisés rarement et peuvent être stockés dans des conteneurs fermés. Nous proposons également des options de stockage ouvert vous permettant d'accéder aux documents dont vous avez fréquemment besoin. L'application de gestion Activefile® vous aidera à optimiser votre processus de recherche de documents et vous permettra de gérer vos documents papier plus facilement et plus rapidement.

1. Évaluez la situation

Un projet de dématérialisation pour gérer les documents commence par l'établissement des faits fondamentaux. Il vous faudra savoir :

  • Où se trouvent vos documents
  • Si vos documents sont étiquetés correctement
  • Quelles technologies sont utilisées pour créer et stocker vos documents
  • Quelles technologies et quels processus de contrôle qualité sont mis en oeuvre pour la dématérialisation
  • De quelle manière les différents services et sites assurent la gestion des documents, si cette fonction n'est pas déjà coordonnée de manière centrale

Si un processus commercial a déjà été dématérialisé, renseignez-vous sur la manière dont ce processus a été planifié et exécuté. Si cela a permis d'acquérir une expérience dont vous pourriez tirer parti. Est-ce que cela fonctionne efficacement ? Le système de capture est-il efficace ? Si vous ne disposez d'aucun processus sans papier existant, faites un essai avec soin. Il vous faudra également examiner vos politiques et identifier à quels niveaux vous n'êtes pas en règle. Il peut s'agir d'un processus difficile, mais que vous pourrez gérer bien plus facilement avec l'aide d'un tiers tel que Iron Mountain.

2. Définissez vos objectifs

Un projet de dématérialisation réussi nécessite un objectif clairement défini. On ne change pas les choses en un clic de souris ou en appuyant sur un bouton. Vous concentrer sur un projet à la fois vous permet de planifier les coûts et le retour sur investissement. Que votre projet de dématérialisation soit un projet à grande ou petite échelle, définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre. Imaginez ce qu'une amélioration signifie à l'échelle de votre entreprise et comment elle peut être mesurée. Si pour certaines entreprises il peut s'agir d'accélérer le traitement des demandes adressées au service client, il vous faudrait définir la manière de mesurer vos propres objectifs. Pour d'autres entreprises, l'objectif peut être d'accroître le partage des documents et la collaboration, si bien que le mode de mesure des objectifs sera entièrement différent.

3. Examinez les processus manuels et consommateurs de papier

Avec l'aide des employés travaillant dans les différents services, examinez le fonctionnement détaillé du processus que vous avez choisi – et identifiez les aspects négatifs. Voyez à quels niveaux les documents papier :

  • Entrent dans l'entreprise
  • S'intègrent à un processus
  • Encombrent l'espace de travail
  • Restreignent l'accès à l'information
  • Provoquent un engorgement dans un processus

Votre objectif n'est pas de simplement numériser les documents adéquats, mais également de réduire ou d'arrêter le flux de papier au sein d'un processus. Voyez d'où proviennent les documents papier et concevez une solution unifiée. Parfois, il ne s'agit pas simplement des documents papier : il peut s'agir également de reconvertir un document électronique en document papier à des fins de traitement. Examinez avec soin le processus que vous souhaitez transformer.

Gestion des factures par les clients, bons de commande et formulaires communiqués sous forme de fichiers PDF rattachés à des e-mails :

  • Imprimez une copie et traitez-là en format papier
  • Imprimez de multiples copies/imprimez et photocopiez
  • Imprimez et renumérisez vers le système de capture
  • Traitez à l'écran mais imprimez une copie d'archive
  • Traitez à l'écran et stockez une copie électronique
  • Passez directement au système de capture

4. Hiérarchisez judicieusement

Déterminez l'importance de chaque document afin de scanner les données auxquelles vous devez accéder. Vous éliminerez ainsi le besoin d'utiliser des documents papier dans le cadre d'un processus commercial. Vous pourrez également créer des documents facilement indexés dans un format unique et consultable.

5. Impliquez le personnel

Pour réussir le changement entrepris, il vous faudra convaincre les responsables supérieurs de l'intérêt que représente la dématérialisation. Et il vous faudra également convaincre les utilisateurs de l'information que la dématérialisation sera à leur avantage. Collaborez étroitement avec les décideurs et les utilisateurs de documents pour concevoir et offrir un plan adapté et qui défend avec conviction votre projet d'entreprise.