Réussir la transformation de votre environnement de travail pour aujourd’hui et pour demain

L’après-pandémie est marqué par une forte volonté de transformer radicalement l’activité des entreprises, mais ces projets n’aboutiront que s’ils sont soigneusement préparés.

Les grands changements survenus ces dernières années ont transformé en profondeur le fonctionnement des entreprises. L’ampleur et la nature de la transformation de l’environnement de travail ont évolué, une plus grande priorité étant désormais accordée à l’accueil de tous les employés, où qu’ils travaillent. La plupart des entreprises, pour ne pas dire toutes, s’accordent à anticiper d’autres changements. Cependant, ce processus doit être géré correctement pour éviter qu'une transformation précipitée du lieu de travail, ou une mauvaise compréhension des motivations de ce changement, n’engendre de graves problèmes à long terme.

En effet, accélérer une réduction de la surface, une remodélisation ou le déploiement d’une stratégie de travail hybride peut, au final, faire perdre beaucoup de temps et d’argent et nuire aux performances sur le long terme si tous les paramètres ne sont pas pris en compte et si toutes les parties prenantes n’ont pas été consultées et n’ont pas adhéré au projet en amont.

Les entreprises qui prévoient de transformer leur cadre de travail d’ici quelques mois doivent pleinement comprendre ce dont leurs collaborateurs ont besoin, sans pour autant négliger, entre autres, les exigences en matière de données et la sécurité de l’information. Par ailleurs, plutôt que de tout faire tout seul dans son coin, il est important de prendre l’attache d’experts dont l’accompagnement permet de donner toutes les chances à vos projets de transformation numérique en termes de réussite et de performances.

Évaluer l’ampleur du défi

Selon une étude qu’Iron Mountain a réalisée avec The Economist Impact, l'entité Enquêtes de The Economist, les entreprises d'envergure mondiale ont pour priorités absolues de modifier la configuration de l’environnement de travail et de déployer une stratégie de travail hybride. La majorité (61, 2 %) des entreprises déclarent en outre que la mobilisation de leurs employés mérite d’être améliorée un peu, beaucoup ou énormément. Et ces changements doivent être en phase avec les objectifs et les activités de transformation numérique. Ce sont les deux principaux piliers de la mission visant à développer la résilience. En effet, 79,1 % des cadres interrogés conviennent qu’il est important de gérer des sites physiques de travail pour stimuler la résilience à long terme alors qu’un peu plus de la moitié changent d’approche pour investir dans des environnements de travail flexibles pouvant être adaptés aux besoins en espace de travail post-pandémique.

Malgré cet enthousiasme débordant pour faire évoluer l’activité et pour la transformation numérique, il ne suffit pas de vouloir pour concrétiser ces ambitions. En effet, dans tous les secteurs d’activité, plusieurs principes fondamentaux sont à respecter pour apprécier l’ampleur et la nature du défi à relever. Ces critères seront propres à chaque entreprise, mais toutes partagent aussi des points communs tels qu’une aspiration à réduire les coûts, à augmenter la productivité et à garantir une amélioration du bien-être des employés.

Bâtir un environnement de travail pour demain

Bien que le COVID-19 ait considérablement favorisé le télétravail, qui s’est imprégné dans la culture d’entreprise maintenant que nous avons appris à vivre avec l’impact de la pandémie, certains employés continuent à vouloir retourner au bureau. Que ces employés veuillent revenir cinq jours par semaine ou une fois tous les quinze jours, il est indispensable de s’efforcer de moderniser cet espace physique pour favoriser la paix de l’esprit et la productivité. Dès lors, il est indiscutable qu'un bureau resté tel qu’avant la pandémie n’est plus adapté au nouveau monde.

Avant de commencer à se débarrasser de leurs bureaux, armoires de rangement et classeurs, les entreprises doivent d’abord penser stratégie et, sur les conseils de consultants experts, évaluer les besoins propres à leurs personnels. Elles doivent dresser un inventaire de tous les environnements physiques et numériques pour s’assurer que leur objectif est clair et supprimer tous les dysfonctionnements et problèmes de performances existants. L’identification des défaillances au sein des processus manuels ou numériques, des besoins d’accès ou des failles de sécurité, est un excellent point de départ.

Bien que l’espace physique soit important, il y a quantité de choses dont il faut s’occuper en coulisses. La protection des données et la manière dont l’entreprise sauvegarde ses actifs à l’ère du travail hybride sont primordiales. Sont concernées les informations personnelles que l’entreprise peut détenir dans ses dossiers et documents, et celles auxquelles les employés doivent accéder, mais aussi la diffusion et la gestion des équipements physiques, par exemple les ordinateurs portables. Lorsqu’une transformation aussi radicale de l’activité est engagée, le succès est lié à la capacité à s’en sortir à tous les niveaux. Cette entreprise peut s’avérer accablante si le processus ne bénéficie pas d’un accompagnement spécialisé qui permet de rendre votre activité la plus résiliente possible.

Il est crucial de faire participer au processus de décision les principales parties prenantes, dont les responsables du parc immobilier de l’entreprise, de la sécurité et de la gestion des documents et de l'information. Chacun apporte une opinion valable sur le projet de transformation du lieu de travail. En instaurant une communication claire et transparente entre les parties concernées, vous pouvez mettre en place la transformation qui convient à tout le monde et qui répond au mieux aux besoins de votre activité.

Prendre un nouveau départ

Parmi les innombrables aspects dont les entreprises doivent tenir compte pour transformer leur activité, s’en remettre à des prestataires de confiance tel qu’Iron Mountain et sa solution Clean Start leur donnera la confiance et l’assurance de savoir qu’elles sont sur la bonne voie. Une évaluation par la solution Clean Start d’Iron Mountain, opérée par une équipe de spécialistes, peut aider les entreprises à ne pas tomber dans les pièges liés à la reconfiguration de l’environnement de travail et à saisir pleinement les opportunités qu’elle offre.

La solution Clean Start se décline en plusieurs briques dont le stockage sécurisé, la destruction sécurisée et la transformation numérique, avec une approche multifacette qui garantit aux entreprises d'être couvertes dans tous les domaines. Clean Start peut vous aider à optimiser l’empreinte de vos bureaux, à réduire vos coûts, à désencombrer vos espaces physiques et numériques et à optimiser l’utilisation de vos actifs et de votre espace. Bien souvent, les projets de type transformation de l’environnement de travail sont menés de concert avec des projets de transformation numérique.

À l’ère du travail hybride, beaucoup d’entreprises ont vu le sol se dérober sous leurs pieds au point de devoir réagir au diapason en prenant rapidement des décisions pour rester dans la course. Il est indispensable de veiller à ce que la transformation soit épaulée par des consultants experts à chaque étape pour garantir votre agilité, flexibilité et résilience futures.