Paracelsus-Clinics Allemagne

L’un des premiers groupes hospitaliers allemands améliore considérablement l’accès aux fichiers des patients et réduit les coûts de moitIé grâce au regroupement des dossiers

Secteur d’Activité

Soins de santé

Défi

Normaliser et réduire les coûts de l’archivage des dossiers imprimés des patients

Solution

Gestion de dossiers hors site centralisée avec services de numérisation sur demande et de destruction sécurisée

Valeur

• Processus normalizes et davantage d’espace pour l’usage clinique
• Accès accéléré aux fichiers par le biais du service de numérisation sur demande
• Coût d’archivage externe réduit de moitié

Stockage Sécurisé et Conformité Réglementaire

Le groupe hospitalier privé Paracelsus-Clinics, basé à Osnabrück, en Allemagne, compte 40 hôpitaux de soins et de rééducation répartis en Allemagne et en Suisse pour un total de 4 000 lits. Son personnel dépasse les 5 000 membres et ce sont plus de 100 000 patients qui sont traités chaque année.

Le groupe garde les dossiers des patients en cours sur site dans chacun de ses établissements, tandis que les dossiers inactifs sont déplacés hors site au bout de trois ans. Selon le docteur Adrian Schuster, responsable des TIC chez Paracelsus-Clinics : « Cela faisait des années que nous faisions appel aux services du même prestataire pour la gestion des dossiers hors site, mais la qualité du service et le coût du stockage étaient de plus en plus décevants. Nous avons donc effectué un appel d’offres pour explorer d’autres possibilités. »

Le stockage sécurisé ainsi que la facilité d’accès aux fichiers sont aussi essentiels que la conformité aux quatre niveaux de réglementation de protection de données, qui exigent que les dossiers soient conservés pendant au moins 30 ans.

Sur les trois fournisseurs présélectionnés, Paracelsus-Clinics a choisi Recall®1, à présent son prestataire exclusif de services de gestion de documents. Le contrat inclut la gestion du cycle de vie des informations, un stockage sécurisé, la numérisation sur demande, la destruction en fin de vie et la vérification.

„L’externalisation est judicieuse. Nous n’avons plus à nous faire du soucI pour la sécurité ou la prévention contre les incendies et les inondations, et il est plus facile d’établir la conformité.“

Docteur Adrian Schuster,
Responsable des TIC,
Paracelsus-Clinics

Transport Fluide et Projet de Transition

Le regroupement des dossiers a été une tâche immense, notamment en raison de la nécessité de transporter les 29 000 cartons de fichiers qui occupaient plus de 14 kilomètres d’espace de rangement. À raison de 33 palettes de cartons par jour, trois mois ont été nécessaires pour finir le travail.