Iron mountain insight<sup>®</sup> essential edition solution brief

Guides solution

Download this solution brief to learn about how to take the first step on your digital transformation journey by capturing, storing and accessing your content in a secure cloud repository.

25 septembre 20196 mins
Iron Mountain logo with blue mountains

DÉFI POUR VOTRE ENTREPRISE

Votre entreprise est sous pression considérable pour parvenir à ses objectifs stratégiques et fournir de la valeur aux parties prenantes internes et externes. Vous souhaitez être réactifs, mais lorsque vous êtes contraints de gérer des informations au format papier et électronique, vous êtes ralentis dans votre élan.

Lorsque vous évoluez dans cet univers hybride sans avoir une vue unifiée de votre patrimoine informationnel, vos collaborateurs et vous-même perdez un temps précieux à rechercher ce dont vous avez besoin. Et lorsque vous trouvez enfin l’information qu’il vous faut, si elle n’est disponible qu’au format papier, vous ne pouvez pas la consulter facilement ou la partager rapidement avec des tiers.

RETROUVEZ CE DONT VOUS AVEZ BESOIN LORSQUE VOUS EN AVEZ LE PLUS BESOIN

Iron Mountain InSight Essential Edition est une solution qui associe la numérisation de documents physiques et leur stockage électronique au sein d’un référentiel Cloud sécurisé et accessible via notre service Web baptisé Iron Mountain Connect™. Il est également possible d’ingérer des documents à partir d’autres référentiels électroniques.

La numérisation sera réalisée par le fournisseur à qui vous confiez déjà vos documents papier et qui peut vous aider à gérer l’ensemble du cycle de vie de vos informations à la fois physiques et électroniques, ce qui permet de consolider vos ressources de stockage physique, de numérisation et de stockage électronique en une seule et même opération. Vous pouvez vous reposer sur une chaîne de traçabilité éprouvée qui permet de savoir à tout moment et facilement où résident vos actifs physiques et électroniques.

Appuyez-vous sur les experts Iron Mountain ayant plus de 20 années d’expérience en numérisation, indexation et stockage électronique de l’information, ainsi que sur notre réseau étendu de centres de numérisation qui regroupent un personnel, des processus, des locaux et un équipement à la fois efficaces et fiables. Vous disposerez alors d’une vue centralisée de votre patrimoine informationnel et pourrez libérer un précieux espace de travail tout en facilitant grandement le traitement et l’exploitation de vos informations.

COMMENT ÇA MARCHE ?

Iron Mountain numérise, indexe et assure un contrôle qualité qui répond à vos besoins de conversion de documents. En s’appuyant sur la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) via l’API Google Cloud Vision, il est possible de consulter le contenu de vos documents en mode texte ou indexation, et ce pour de nombreux types de fichiers et dans plus de 50 langues. Une fois vos documents physiques numérisés, vous pouvez les stocker, rechercher et consulter en toute sécurité dans un référentiel de stockage Cloud moderne et sécurisé.

Les documents électroniques stockés dans d’autres référentiels peuvent aussi être ingérés pour fournir une visibilité et un accès centralisés à l’ensemble de vos documents. Vos informations électroniques seront chiffrées au repos et pendant leur transmission sur un réseau sécurisé dont l’accès est restreint par des clés de chiffrement que votre entreprise est la seule à détenir et à pouvoir utiliser. En fonction des permissions qui leur sont accordées d’après leur profil, les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux seules informations dont ils ont besoin, partout et chaque fois que nécessaire.

AVANTAGES DE LA SOLUTION

Iron Mountain InSight Essential Edition vous permet de commencer votre voyage vers la transformation digitale. Vous pouvez ainsi :

  • Libérer de précieux mètres carrés qui seront utilisés à des fins lucratives et pour créer un environnement plus dynamique pour des collaborateurs de différentes générations.
  • Rechercher facilement et rapidement des documents critiques dans un endroit unique, central et sécurisé.
  • Mieux gérer et utiliser vos informations, en consacrant moins de temps et d’énergie à rechercher ce dont vous avez besoin.
  • Passer à Iron Mountain InSight® Enterprise Edition, un service intégré à la même plateforme qui vous permet de poursuivre vos efforts de transformation digitale. Il offre une classification et des analyses de pointe basées sur le Machine Learning pour vous fournir des informations exploitables vous permettant de prendre de meilleures décisions métier.
  • Pour en savoir plus, rendez-vous sur Iron Mountain InSight Enterprise Edition
70% of the Association of Intelligent Information Management (AIIM) members say that getting the right information, to the right person, at the right time is at the heart of their digital transformation challenge.
(Association of Intelligent Information Management (AIIM))https://info.aiim.org/aiim-blog/intelligent-search-strategies

How you benefit

  • Securely access your digital information in a secure repository anytime, anywhere.
  • Easily and quickly search for critical documents from one central, secure location.
  • More efficiently handle and use your information, reducing time and effort spent searching for what you need.
  • Free up valuable workspace revenue-generating activities and creating a more dynamic environment for a multi-generational workforce.
  • Reducing time and effort spent searching for what you need. As your requirements change and develop, you can take advantage of additional services and capabilities to support your growth and digital needs.

Not sure what needs to be digitized? Iron Mountain can work with you to identify how to proceed with your legacy, operational, and incoming records. We can help you determine which assets should be digitized, stored, and/or securely shredded based on your retention requirements. We offer several disposition options for your newly digitized physical information including secure storage, sustainable shredding and/or returning physical assets to you. Need help complying with your organization’s retention policies? We have options for you. If your organization already has a retention policy that you want to input, we offer an add-on module that allows you to enter and create your own schedule. If you need help with creating retention rules, you can integrate with Iron Mountain Policy Center, our cloud-based retention policy management platform. You’ll have the ability to access updated retention rules and apply them systematically to relevant documents.

Iron Mountain is an industry leader in helping you bridge the gap between physical and digital information. You can take advantage of the opportunity to consolidate vendors. We offer solutions and services to help you no matter where you are on your digital transformation journey. We partner with Google Cloud and Amazon Web Services (AWS) to provide our customers the ability to harmonize their cloud strategies and take advantage of innovative technology.

To learn more, contact your Iron Mountain representative or visit our website for a free quote.

Need help with other steps of your digital transformation journey? We have you covered.

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Identify your legacy records

We can work with you to identify how to proceed with your legacy records.
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Digitize your physical documents

We can help you prioritize and achieve your goals through a series of Backfile Conversion, Day Forward Scanning and on- demand programs.
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Enable compliance

We offer compliance options including integration with Iron Mountain Policy Center, our cloud-based retention policy management platform.
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Dispose records you don’t need

We offer several disposition options for your newly digitized physical information including secure storage, sustainable shredding and/or returning physical assets to you.

Why should you choose Iron Mountain?

  • Partner with a global industry leader
  • Consolidate vendors across your organization’s digital transformation journey
  • Harmonize your cloud strategy through our cloud partnerships
  • Receive an auditable chain of custody across physical & digital documents

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