La numérisation des archives dans une petite entreprise

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La gestion d'archives en papier coûte cher et diminue la productivité. C'est peut-être le moment d'envisager la numérisation des archives de votre PME...

13 août 20187 mins
Doctor with a tablet in her hand
Karen D. Schwartz
Les petites entreprises peuvent aussi tirer des bénéfices de la réduction de leur dépendance aux documents papier grâce à la numérisation. Voici des conseils pour vous guider dans vos démarches.

Les dirigeants de petites entreprises sont souvent obligés d'être partout à la fois pour faire fonctionner les choses. À ce titre, vous avez peut-être l'habitude de remettre personnellement les factures à la personne qui s'occupe de vos finances afin de les payer et de les archiver. Vous remplissez peut-être vous-même les documents administratifs sur des formulaires en papier avant de les remettre à quelqu'un pour copie, archivage et envoi à qui de droit. C'est un système qui fonctionne et vous ne ressentez pas forcément la nécessité d'assurer la numérisation des archives de votre entreprise. Mais ce système est-il réellement fonctionnel à long terme ?

Après tout ce temps, votre entreprise est aujourd'hui probablement submergée de documents en papier. On a tendance à conserver plusieurs copies de tous les documents, « juste au cas où », c'est humain. Il faut parer à toutes les éventualités. C'est pourquoi vous archivez tout, année après année : finances, documents de RH, formulaires administratifs, lettres des fournisseurs et des clients. Mais cette accumulation d'archives en papier finit rapidement par devenir ingérable. D'après le réseau d'entreprises The Paperless Project, la documentation en papier des entreprises progresse en moyenne de 22 % par an. Cela signifie que la masse de documents en papier gérée par votre entreprise est appelée à doubler en trois ans environ.

La conservation d'une telle quantité de papier entraîne avec le temps certaines conséquences néfastes. Pour commencer, il s'agit d'un processus très coûteux. The Paperless Project estime que l'archivage des documents coûte environ 20 $ (16,5 €) par mois ; le coût d'un mauvais classement de document est évalué à 125 $ (103,5 €) et la perte d'un document peut coûter jusqu'à 700 $ (580 €). D'autre part, l'archivage physique de tous ces documents prend énormément de place : à raison de presque un mètre carré au sol occupé en moyenne par une armoire de rangement à quatre tiroirs, le calcul est éloquent.

Enfin, la conservation physique des documents sur site n'est pas sans conséquences sur votre productivité. Près de la moitié des PME affirment consacrer un temps important à des processus qui reposent largement sur le papier, d'après une étude menée par Xerox. Tout ce temps de travail pourrait être consacré à des tâches liées à la poursuite des objectifs clés de la société ou à l'entretien des relations avec ses clients.

Certaines petites entreprises ne passeront pas le cap du numérique dans un avenir proche, mais la plupart sont conscientes de la nécessité de réduire leur dépendance au papier. La numérisation des archives et du processus de gestion des archives de votre entreprise permettra d'améliorer votre productivité tout en réduisant vos coûts et en diminuant les risques associés.

La démarche de numérisation des archives peut sembler complexe, mais de nombreuses sources d'information et d'assistance sont à votre disposition. La clé de la réussite consiste à découper ce processus en étapes distinctes.

La première chose à faire est de déterminer quelles archives doivent être numérisées. C'est plus difficile qu'il n'y paraît. Il y a dans ce domaine des règles à suivre qui varient en fonction de la réglementation de votre secteur et du pays où votre entreprise est installée. Il sera nécessaire de conserver un certain nombre de documents sur papier pour des durées différentes, faute de quoi tout manquement risque d'entraîner des pénalités légales. Pour être certain de bien faire, le mieux est de s'assurer les services d'un auditeur tiers ou d'un fournisseur qui pourra vous guider à travers tout le processus.

Une fois les documents à numériser bien identifiés, l'étape suivante consiste à choisir le bon partenaire de numérisation. Optez pour un fournisseur qui a l'habitude d'aider les PME dans leur démarche d'archivage. Il devra mettre à votre disposition toute une gamme de services et solutions répondant à vos besoins. Un fournisseur digne de ce nom doit utiliser et maîtriser les toutes dernières technologies et assurer l'interface avec vos flux de travail fonctionnant actuellement sur papier et/ou avec votre gestion des processus d'entreprise.

Une fois le processus de numérisation achevé, il est important de bien assurer la gestion de vos archives physiques. Détruisez de façon sécurisée les documents en papier dont vous n'avez plus besoin en faisant appel à un service de destruction sécurisée et conservez hors site les dossiers que vous conservez.

  • 580 €
    The Paperless Project estime que l'archivage des documents coûte environ 20 $ (16,5 €) par mois ; le coût d'un mauvais classement de document est évalué à 125 $ (103,5 €) et la perte d'un document peut coûter jusqu'à 700 $ (580 €).

La numérisation des archives physiques portant sur de nombreuses années est une démarche qui demande un effort poussé, mais elle en vaut la peine. Elle vous permettra de réduire vos coûts, d'augmenter votre productivité et d'améliorer votre service client tout en contribuant à la protection de l'environnement.

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