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Les contrats sans papier renforcent l’efficacité et les économies.
Produits de consommation courante
Service de numérisation managé comprenant l’extraction de documents, la numérisation, l’hébergement de fichiers numériques et la gestion continue des registres hors site
Coca-Cola®, premier producteur mondial de boissons, est aussi l’une des marques internationales les plus puissantes. Son logo rouge et blanc emblématique est reconnu par 94 % de la population de la planète1. Coca-Cola est commercialisé en France depuis 1919 et ce pays est aujourd’hui l’un des principaux marchés de l’entreprise en Europe.
Coca-Cola Enterprises propose aux détaillants une large gamme d’équipements pour points de vente portant sa marque, tels que des armoires réfrigérées, des réfrigérateurs de table et des mélangeurs, dont la fourniture et la maintenance sont couvertes par un contrat. Ces accords étaient délivrés par sept bureaux de vente régionaux et les documents signés étaient conservés localement sous format papier. Ces registres devaient être consolidés et rendus plus accessibles depuis tout lieu en France.
Selon Bernard Ollivier, directeur des processus métier : « Nous aurions pu tout simplement centraliser les fichiers papier, mais cela aurait occupé beaucoup d’espace et rendu la recherche de documents encore plus difficile. Au lieu de cela, nous avons choisi de créer une archive numérique, mais nous avions besoin d’une entreprise capable de numériser et d’indexer les contrats pour nous. »
Iron Mountain® travaille depuis longtemps avec Coca-Cola. En France, Iron Mountain fournit des services de gestion des registres hors site à Coca-Cola depuis 1998. Iron Mountain gère actuellement pour son compte une archive de 12 000 boîtes de documents.
« Le projet de numérisation nécessitait une gestion et une planification rigoureuses pour permettre un accès continu aux contrats dans les plus brefs délais », affirme Bernard Ollivier. « Nous avions l’assurance qu’Iron Mountain possédait les ressources et l’expérience nécessaires pour faire un excellent travail. »
Le projet impliquait de collecter des documents contractuels auprès de sept centres de vente régionaux pour les transporter jusqu’au centre de numérisation d’Iron Mountain. Ces contrats n’avaient pas tous le même format, ce qui ajoutait à la complexité de la tâche. Ces différences exigeaient de procéder à des ajustements durant la numérisation pour standardiser l’aspect des fichiers numériques.
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