Caisse Primaire d'Assurance Maladie de Versailles

Réduire les contraintes de la gestion de données

Un réseau étendu

Comptant parmi les premières caisses françaises d’assurance santé, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) de Versailles assure des prises en charge en cas de maladie, de maternité, de longue maladie, de santé au travail et d’accidents du travail.

Grâce à un vaste réseau de professionnels de santé et d’agences locales, chacune spécialisée dans un secteur spécifique (la pharmacie ou la dentisterie, par exemple), elle contrôle aussi les dépenses de santé et assure la promotion de programmes de prévention des maladies.

Amélioration de la traçabilité et de l’efficacité

Ces opérations produisent des volumes de documents énormes, les centres de paiement gérant annuellement plus de 27 millions de déclarations détaillées. La traçabilité est donc un impératif absolu.

En cas de litige porté devant les tribunaux, les documents de type « déclarations » ou « demandes de remboursement » acquièrent un statut juridique et doivent donc être faciles à localiser afin d’éviter des sanctions pénales.

Fabrice Hénault, Chef archiviste de la CPAM de Versailles, explique « La gestion des documents était, pour nous, un vrai défi. Les tâches administratives étaient très complexes car nous devions gérer simultanément des archives papier, des formulaires et des unités de stockage. Il nous fallait parfois des heures pour retrouver certains dossiers. »

Une solution complète

La CPAM de Versailles a étudié différentes options avant de choisir Iron Mountain®. Cette solution présente de nombreux avantages, notamment un accès aux centres de stockage haute sécurité et aux experts de la gestion documentaire d’Iron Mountain, qui permet à la CPAM de Versailles d’optimiser ses coûts, sa protection, son évolutivité et sa traçabilité.

Le système d’archivage a été refondu et doté d’un portail de gestion documentaire en ligne XARC, qui permet de procéder à la virtualisation du processus tout entier, depuis l’indexation jusqu’à la destruction, quel que soit le lieu d’archivage.

Fabrice Hénault précise : « La grande flexibilité du système nous permet d’augmenter ou de réduire la taille de nos archives. Aujourd’hui, nos employés ne pourraient plus s’en passer.

En droit français, la durée de conservation de la documentation papier est de 33 mois pour les demandes de remboursement et de cinq ans en cas de litige. Iron Mountain nous a aidés à établir un nouveau plan de classement, en classant les documents en fonction de leur date de destruction. »

Les boîtes d’archivage sont généralement conservées dans les agences pendant les six premiers mois, puis dans l’entrepôt de la CPAM de Versailles pendant les six mois suivants. Ils sont ensuite transférés à un centre de stockage sécurisé d’Iron Mountain.

Des processus et des niveaux de service stricts

Les agences utilisent le portail XARC pour indexer les archives, créer des codes-barres et émettre des demandes d’enlèvement. Ces points de contrôle sont présents tout au long des différentes phases du processus de transport. Des codes-barres sont imprimés sur chacune des boîtes et palettes afin d’identifier avec précision leur emplacement à l’intérieur d’une agence, de l’entrepôt ou sur le site de stockage d’Iron Mountain.

« L’application garantit à tout moment une traçabilité immédiate, » explique Jean- Jacques Larcher, responsable de la division Entreposage et transport de la CPAM de Versailles. « La solution Iron Mountain évite tout risque de perte des documents et enregistre tous les échanges. Pour nous, c’est la garantie que nos archives seront stockées dans de bonnes conditions et avec une sécurité optimale. »

La recherche de documents urgents s’effectue dans les 24 heures, et dans les 48 heures pour les documents non urgents. Ces délais peuvent atteindre 15 jours en cas de recherche de gros volumes de documents.

Réduction du nombre de demandes de remboursement frauduleuses

Le système XARC accorde aux utilisateurs différents niveaux d’accès aux informations et émet, par ailleurs, une alerte lorsque l’archive est parvenue au terme de son cycle de vie. Dans ce cas, la CPAM de Versailles peut autoriser Iron Mountain à procéder à la destruction des documents en toute sécurité ou demander la prolongation du dispositif de stockage et de recherche en cas de soupçon de fraude.

Jean-Jacques Larcher se réjouit d’une telle efficacité : « Le programme d’archivage que nous avons mis en place est une arme redoutable dans notre lutte contre la fraude. Il a permis à notre service de recouvrer plus de 1,6 million d’euros. Cela aurait été impossible sans un système de gestion documentaire efficace. »