Kórházi irattározási költségcsökkentés és jogszabályi megfelelés az Iron Mountain Smart Sort segítségével

Ügyfél sikertörténetek

Learn how a hospital gained visibility across its records inventory and established a process for defensible disposition.

2022. április 13.8 perc
Kórházi irattározási költségcsökkentés és jogszabályi megfelelés az Iron Mountain Smart Sort segítségével

Az orvosi iratok elengedhetetlenek a hatékony betegellátáshoz, miközben szigorú szabályok vonatkoznak rájuk. A kezelésükre vonatkozó döntésnek - azaz, hogy melyik iratot, hogyan és mennyi ideig kell megőrizni, valamint, hogy mit kell megsemmisíteni - meg kell felelnie a jogszabályoknak és a vonatkozó rendeleteknek, amelyek védik az egészségügyi adatok integritását és biztonságát.

Amikor egy nagy amerikai egészségügyi központ úgy döntött, hogy átveszi az irányítást az iratkezelési rendszere felett, rádöbbent, hogy jobb iratszintű átláthatóságra, valamint egy hatékonyabb és megalapozottabb folyamatra van szükség, a selejtezéssel kapcsolatos döntések meghozatalához. Egy olyan folyamatra volt szükségük, amely rövid távon támogatja az iratok telephelyről történő áthelyezését, valamint hosszú távon egy egyszerűsített irattározó rendszert akartak létrehozni. Az egészségügyi központ az Iron Mountain Smart Sort-ot vette igénybe.

Hogyan működik a Smart Sort?

A Smart Sort segítségével a szervezetek nagyszámú iratot tárolhatnak, rendezhetnek, rendszerezhetnek és kezelhetnek. A Smart Sort egy olyan munkafolyamat-alapú megoldás, amely a szervezet kulcsfontosságú alkalmazásaiból származó információkat (pl. a betegnyilvántartási adatokat) használja fel, és ezeket az információkat összekapcsolja a beszkennelt vagy begépelt iratazonosítóval. Ezáltal egy naprakész fájlszintű listát hoz létre, amely az összes irat helyét az egyes dobozok szintjéig beazonosítja, így automatikus döntéseket lehet hozni arról, hogyan kell kezelni az egyes iratokat a szervezet egyedi követelményeinek megfelelően.

A Smart Sort technológiát úgy tervezték, hogy automatizálja a döntéshozatalt és az adatok hozzárendelését, ha egyezés azonosítása után. Ennek eredményeképpen teljes fájlszintű átláthatóság jön létre minden egyes dobozra, és a szervezetek számára lehetővé válik, hogy gyors döntéseket hozhassanak az egyes iratok kezeléséről.

Nézzük meg közelebbről, hogyan használta ki ez az egészségügyi központ a Smart Sort előnyeit.

Az egészségügyi központ javította az irattár-kezelési folyamatát a Smart Sort használatával

Szituáció

Hogy helyet biztosítson az új betegellátási részlegük számára, az egészségügyi központ helyet szabadított fel az iratok külső telephelyre történő átköltöztetésével. Mielőtt az irataikat áthelyezték volna a raktárba, azonosítani akarták az összes olyan iratot, amely megsemmisítésre szorul, így csökkentve a kockázatot és a tárolással járó költségeket is.


Kihívás

Egy egészségügyi intézmény bármely, a betegadatokkal kapcsolatos intézkedésének megalapozottnak kell lennie. Szigorúan meg kell felelnie a jogszabályoknak, valamint az egészségügyi adatvédelmi szabályozóknak és a szerződéses kötelezettségeknek (pl. biztosító társaságokkal). Az egészségügyi központ megállapította, hogy nem rendelkezik a szükséges átláthatósággal és kialakított folyamatokkal, hogy megalapozott döntéseket hozhasson arról, mely dokumentumokat őrizze meg, és melyeket lehet megsemmisíteni.

Icon
Icon

A Smart Sort használat közben

Az Iron Mountain iratkezelési szakembereiből álló csapata azonnal munkához is látott. A Smart Sort segítségével, a páciensek törzsadatbázisából lekérdezett releváns információkkal gyorsan képesek voltak:

  • a szolgáltató irattárának felülvizsgálatára, a kezelt dokumentumok azonosítására és a megsemmisítésre való jogosultság meghatározására.
  • az iratok selejtezés éve szerinti rendszerezésére, és egy naprakész fájlszintű lista létrehozására, amely az összes irat helyét az egyes dobozok szintjéig beazonosítja.
  • az összes irat rendezésére és újradobozolására a megőrzési ütemtervnek megfelelően.
  • a tárolási költségek csökkentése, valamint a jogi és megfelelési kockázatok mérséklése érdekében kezdeményezni a megfelelő nyilvántartások azonnali megsemmisítését.

Tudj meg többet a Smart Sort-ról

Bármely üzleti folyamat, amely magában foglalja az iratok rendezését és rendszerezését, profitálhat a Smart Sort rendszerből.

Ha többet szeretnél megtudni vagy információt kérnél, fordulj közvetlenül az Iron Mountain ügyfélmenedzseredhez. Látogass el a Smart Sort weboldalára, vagy töltsd ki ezt az űrlapot, és a megjegyzés rovatba írd be a “Smart Sort” szót.

Miért válaszd a Smart Sort megoldást?

A Smart Sort kiváló választás minden olyan folyamathoz, ahol nagy volumenű iratállomány gyors és pontos rendezésére és rendszerezésére van szükség, mint például:

  • Cégfelvásárlás
  • Tulajdonosváltás
  • Összeolvadás
  • Jogi tranzakciók
  • Hatósági kérelmek
  • Digitális transzformációs projektek
  • Létesítmények átköltöztetése/átalakítása
  • Irattárhely csökkentése

Elevate the power of your work

Kérj INGYENES konzultációt még ma!

Kezdés