Automatizálja a postai küldemények kezelését

Útmutatók

A postai küldemények manuális kezelése időigényes és hibalehetőségeket rejtő folyamat, amely megérett az átalakulásra. Akadályozza a digitális átalakulást, mivel megnehezíti, hogy hogy a felhasználók akkor és ott jussanak hozzá az információkhoz, ahol és amikor akarnak, a vállalat által megkövetelt biztonság, megfelelőség és fenntarthatóság mellett.

2023. október 19.6 perc
Automatizálja a postai küldemények kezelését

Üzleti kihívás

A postai küldemények manuális kezelése időigényes és hibalehetőségeket rejtő folyamat, amely megérett az átalakulásra. Akadályozza a digitális átalakulást, mivel megnehezíti, hogy hogy a felhasználók akkor és ott jussanak hozzá az információkhoz, ahol és amikor akarnak, a vállalat által megkövetelt biztonság, megfelelőség és fenntarthatóság mellett.

Hatás

A levelezés manuális feldolgozása a postázás felelősén túl is befolyásolja a hatékonyságot. A papíralapú levelezés lehetetlenné teszi az adatokhoz való hozzáférés bárhol és bármikor történő engedélyezését, tehát csökkenti a termelékenységet és nehezíti a távoli munkavégzést. A megkérdezett alkalmazottak szerint dejük 25%-át dokumentumok, információk vagy emberek keresésével töltik.1

Minden olyan szervezet, amely adatokat kezel, gondosan mérlegeli az adatvédelmi és biztonsági problémákat. Az adatbiztonság megsértése 9 millió dollárba2 , a meg nem felelés pedig több mint 14 millió dollárba is kerülhet.3 A papíralapú és elektronikus dokumentumok, például számlák, szerződések és más, üzleti szempontból kritikus információk silózott rendszerekben történő kezelése azonban akadályozza az átláthatóságot és az ellenőrizhetőséget, valamint megnehezíti az adatbiztonsági szabályok betartását is.

Emellett a fenntarthatóság is egyre nagyobb kihívást jelent. Az üzleti levelezésben évente 750 000 tonna CO2 kerül kibocsátásra – ami 10 év alatt 12 millió fa ültetésével lenne ellensúlyozható4 – a papíralapú levelezés negatív hatással van a fenntarthatóságra, a papír- és papírtárolás pedig szintén pénzbe kerül.

Mi lenne, ha…

Ha növelni szeretné a termelékenységet, vagy támogatni a fenntarthatóságot, javítani szeretné a biztonságot és a megfelelőséget – esetleg egyszerre mindhármat – a levelezéskezelés vállalati tartalomkezelő (ECM) rendszerrel való automatizálása segíthet leküzdeni a hagyományos postaiküldemény-kezelés kihívásait, annak érdekében hogy:

  • a hatékonyságot és a termelékenységet növelje, beleértve a távoli dolgozók támogatását is.
  • papírmentes legyen vagy minimális papírmennyiséget használjon, és hozzájáruljon a fenntarthatósági célokhoz, miközben a költségeket is csökkenti.
  • adatbiztonsági és megfelelőségi képességeit javítsa.

Iron Mountain for Correspondence Management

Megbízhat az Iron Mountain világszerte működő csapatában, amely az információk és eszközök tárolására, védelmére és és kezelésére szakosodott. Szakértőink az Iron Mountain for Correspondence Management segítségével a következőkben segítenek Önnek:

  • Fizikai levelek digitalizálása: Digitalizálhatja fizikai nyilvántartásait vagy az Iron Mountain is elvégezheti ezt Önnek. Az optikai karakterfelismerés (OCR) kinyeri a levelezés tartalmát, hogy az könnyen kereshetővé váljon. Az enVision „low‑code/no‑code” képességeket kínál, így az automatizált munkafolyamatokat hozzá igazíthatja egyedi igényeihez a gyorsabb és pontosabb eredmények érdekében.
  • Adatok összekapcsolása különböző platformok között: A meglévő üzleti rendszerekkel való integráció lehetővé teszi az adatok platformok közötti összekapcsolását és a szigetrendszerek lebontását.
  • Hozzáférés biztosítása bármikor, bárhonnan: A munkatársak egyetlen webes portálon keresztül kereshetik meg és érhetik el levelezésüket és a bennük található dokumentumokat biztonságos ECM szolgáltatási platformunkon.
  • A vállalkozása védelme: Tartalom-platformunk megfelel az iparági szabványoknak, és ellenőrzési, nyomon követési és jelentéskészítési funkciókat biztosít a jogszabályi és iparági megfelelőségek fenntartása érdekében.
  • A teljes életciklus kezelése: Az Iron Mountain a fizikai levelezését tárolhatja, biztonságosan megsemmisítheti vagy vissza is küldheti Önnek.

Iparági tény

Az alkalmazottak idejük 25%-át a szükséges dokumentumok, információk vagy személyek keresésével töltik.

Human Resources Director magazin

Az eredmények vállalkozása minden területére hatással lesznek és segítenek Önnek az alábbiakban:

  • A termelékenység növelése: Biztosítson hozzáférést munkatársainak a leveleikhez és a bennük lévő fontos információkhoz, amikor és ahol csak szükségük van rá, egyetlen webes portálon keresztül.
  • Költségtakarékosság – és a bolygó segítése: Csökkentse a papírterhelést, és használja ki az elektronikus levelezés költségelőnyeit valamennyi levelezés során.
  • A biztonság és a megfelelés javítása: Magasabb szintű információ biztonság a hatékony hozzáférés ellenőrzés, a szigorú biztonsági szabályok és az ésszerűen kialakított audit megfelelőségi funkcióknak köszönhetően.

1 Human Resources Director magazin, A munkavállalók naponta legalább két órát pazarolnak arra, hogy megtalálják, amire szükségük van a munkavégzéshez, 2022. február.
2 IBM, Az adatsértés költsége, 2022, hozzáférés: 2023. április.
3 Association for Information and Image Management, A megfelelés valódi költsége, 2022. június.
4 Számítás: Az USPS 2018 és 2020 között 1,7 millió tonna CO2-t bocsátott ki, és az USPS postai küldemények 87%-át vállalati ügyfelek adják fel. Források: Salon, A postai szolgáltató azt tervezi, hogy milliárdokat költenek gázüzemű járművekre, 2022. március; eco2 Greetings, Az e-mail szénlábnyoma összevetve a posta levélküldeményekkel, 2021. október; az Egyesült Államok Környezetvédelmi Ügynöksége, Üvegházhatást okozó gázok egyenértékűségi kalkulátora, 2023. április.