Penataan arsip lama: alternatif terbaik pengganti metode pengerjaan mandiri

Baik dalam melaksanakan program kerja Anda sehari-hari atau saat melakukan kegiatan seperti merger, akuisisi, atau divestasi, Anda akan sulit membuat keputusan bisnis yang strategis atau mencapai tujuan bisnis Anda jika arsip lama Anda tidak ditata dengan benar.

Untuk membantu menata dan mengatur file mereka, banyak tenaga profesional dalam bidang Manajemen Arsip dan Informasi (RIM) yang berusaha melakukan pekerjaan mereka sendiri. Akan tetapi ketika Anda memperhitungkan risiko, biaya, dan banyaknya sumber daya yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan prosesnya, hal tersebut ternyata meningkatkan kemungkinan terjadinya keterlambatan penyelesaian proyek, inefisiensi pelaksanaan pekerjaan, atau bahkan penghentian pengerjaan proyek sepenuhnya.

Seperti yang disebutkan pada artikel yang saya tulis sebelumnya, pendekatan DIY (do it yourself) atau pengerjaan mandiri dalam melakukan manajemen arsip, dan khususnya penataan penyimpanan arsip, memiliki tantangannya sendiri. Hal ini dapat membuat Anda kewalahan dan tentunya memerlukan sumber daya yang tidak sedikit. Selain itu, hal itu juga dapat menghambat karyawan Anda untuk dapat fokus dalam menyelesaikan pekerjaan utama mereka.

Berikut ini adalah tiga tantangan utama yang mungkin dihadapi perusahaan Anda dalam melakukan penataan arsip kertas lama:

• Kesulitan dalam mengidentifikasi arsip mengakibatkan terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk mencari berkas yang diperlukan dan sulitnya membuat keputusan yang tepat terkait berkas mana yang akan disimpan, didigitisasi, atau dimusnahkan.
• Bercampurnya jenis arsip dan tanggal pemusnahannya membuat kita sulit untuk mengambil keputusan yang tepat untuk menentukan mana yang harus dimusnahkan.
• Kurangnya solusi yang hemat biaya dalam menyortir dan menata ulang berkas berdasarkan tanggal kelayakan pemusnahan, jenis berkas, tanda identifikasi khas, atau kebutuhan lainnya.

TANTANGAN TERKAIT ARSIP-ARSIP LAMA: APA KATA PELANGGAN KAMI?

Sebagai penyedia jasa terkemuka dalam industri manajemen informasi, kami sering mendapati pelanggan kami bertanya “Jadi, kita harus mulai dari mana?”

Yang mengejutkan adalah bahwa belum adanya pihak yang menawarkan solusi yang efisien dan hemat biaya terkait penataan arsip-arsip lama, mengingat masalah penataan arsip-arsip lama ini telah dialami selama beberapa dekade. Umumnya langkah pengarsipan yang dilakukan adalah dengan melakukan pengindeksan terhadap semua berkas yang ada sehingga Anda dapat mengetahui berkas apa saja yang ada dalam penyimpanan, atau melakukan pekerjaan dengan catatan Anda telah mengetahui semua jenis arsip yang ada, dan dengan itu Anda dapat mengambil keputusan dengan tepat. Dalam kebanyakan kasus, tingginya biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan kedua opsi tersebut tentu bukanlah sesuatu yang menguntungkan. Selain itu, kedua opsi tersebut terbukti sangat susah untuk dilakukan secara efisien dan dalam skala besar. Semakin kami mengetahui hal ini, semakin kami menyadari bahwa harus ada cara yang lebih baik untuk menata arsip-arsip lama ini.

Jadi, kami mulai memikirkan apa yang bisa kami lakukan. Apa yang dapat kami bantu untuk membuat proses ini berjalan semudah mungkin. Kami tahu bahwa dengan tim yang berpengalaman dan alat-alat eksklusif yang kami miliki, kami pada akhirnya dapat membantu mengatasi masalah ini.

IDE PEMECAHAN MASALAH: MENGGUNAKAN TEKNOLOGI UNTUK MENGOTOMATISASIKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG TEPAT

Kami bekerja sama dengan tim developer kami dan menyusun rencana untuk menyelesaikan tantangan pengelolaan arsip, kali ini dan untuk selamanya. Alhasil, muncullah ide untuk menciptakan solusi Smart Sort.

Kami tahu solusi yang kami buat ini harus dapat diterapkan dan berkelanjutan, jadi kuncinya adalah dengan memanfaatkan teknologi yang akan mengotomatisasi proses pengaturan berkas-berkas. Untungnya, kami sudah memiliki teknologi ini—kami hanya perlu memanfaatkannya dengan cara yang berbeda. Kami sadar bahwa proses baru ini juga harus dapat diterapkan secara global, sehingga kami merancang alur kerja yang spesifik agar dapat diterapkan dalam platform operasi yang sudah kami miliki.

Dengan sekali melakukan pemindaian (atau dengan menggunakan hand key) terhadap data-data identifikasi dari suatu berkas, kami dapat membuat keputusan pengaturan berkas secara instan yang sesuai dengan kebijakan retensi khusus dari pelanggan kami. Selain itu, kami mengotomatisasi proses pengindeksan dari setiap berkas dan deskripsi yang ada di dalamnya. Alhasil, kami telah meminimalkan titik interaksi dan juga menghilangkan kebutuhan untuk memiliki personel khusus yang melakukan setiap langkah dalam proses kerja.

REAKSI PELANGGAN KAMI: “HORE!”

Pelanggan kami memberikan reaksi yang luar biasa terhadap kemunculan solusi Smart Sort. Ketika kami mempresentasikan solusi baru kami tersebut kepada sekelompok tenaga profesional dalam bidang Manajemen Arsip dan Informasi, mereka benar-benar berteriak “Hore!”, dan pelanggan kami yang lainnya pun berujar, "Saya pikir saya harus menunggu selamanya sampai akhirnya masalah ini bisa terpecahkan."

Dengan Smart Sort, kami membantu pelanggan kami untuk:

• Menemukan arsip dengan cepat dan akurat
• Mengurangi biaya pelaksanaan program manajemen arsip
• Menyederhanakan proses pengambilan keputusan yang tepat
• Mendukung tata kelola informasi dan tujuan bisnis
• Mencapai tingkat kepatuhan yang lebih tinggi

Reaksi yang tulus dari pelanggan kami adalah bukti kemampuan dan kemitraan kami yang berkelanjutan untuk memberikan solusi yang hemat biaya terhadap tantangan krusial yang dihadapi bisnis mereka. Dengan Smart Sort, sekarang kami dapat meringankan sejumlah beban yang dialami pelanggan kami dan menghilangkan kebutuhan untuk terus melakukan pengaturan arsip secara manual.

PENATAAN ARSIP-ARSIP LAMA ADALAH LANGKAH YANG PENTING DALAM PROSES TRANSFORMASI DIGITAL ANDA

Tanpa penyimpanan arsip yang terorganisir, tim Anda akan kehilangan peluang penting untuk dapat memanfaatkan sejumlah informasi yang berharga. Melalui proses Smart Sort, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi arsip yang harus bisa diakses dengan mudah oleh karyawan atau arsip yang memiliki nilai untuk kebutuhan monetisasi, analitik, atau inisiatif bisnis lainnya.

Mungkin ini adalah waktu yang tepat bagi Anda untuk mengevaluasi kembali dan mengatur penyimpanan arsip kertas Anda, terlepas apakah Anda baru memulai transformasi digital atau ingin mempercepat proses transformasi digital perusahaan Anda.

Jika Anda berniat mengatur arsip-arsip lama Anda, sebaiknya Anda tidak melakukannya sendiri. Kami di sini hadir untuk membantu Anda. Solusi Smart Sort kami adalah pilihan yang tepat untuk menggantikan metode pengerjaan mandiri yang selama ini Anda lakukan.