Memilah, menata, dan mengelola dokumen dengan praktis
Dokumen yang bercampur baur dan arsip yang tidak teratur cenderung menyebabkan masalah. Keberadaan arsip yang berantakan merupakan beban yang dapat menambah biaya penyimpanan, meningkatkan risiko litigasi, dan menghambat alur informasi yang penting.
Namun bagaimana jika Anda dapat memilah dan menata arsip tersebut secara efisien? Bayangkan jika Anda bisa punya sistem pengelolaan dan manajemen arsip untuk mengetahui dokumen apa saja yang ingin dipertahankan, dimusnahkan, dan disimpan secara digital, atau mengambil dokumen tersebut untuk divestasi, masalah hukum, atau kebutuhan bisnis lainnya? Dan bagaimana jika Anda dapat melakukannya tanpa memerlukan proses yang kompleks dan banyak tenaga kerja?
Semua ini dapat dilakukan dengan Iron Mountain Smart Sort. Smart Sort adalah jasa pengelolaan arsip melalui prosedur yang simpel dan hemat biaya untuk membantu Anda mengendalikan inventaris arsip Anda.
Iron Mountain Smart Sort
Proses Smart Sort akan memilah arsip dan mengklasifikasi dokumen Anda menggunakan sistem barcode / nomor ID. Dokumen lalu ditata dan disimpan berdasarkan pemenuhan syarat pemusnahan, jenis arsip, status arsip, identifikasi khusus, dan/atau ketentuan sesuai kebutuhan Anda.
Pelajari Lebih Lanjut Tentang Smart Sort
✓ Visibilitas maksimal akan inventaris arsip dan klasifikasi dokumen
✓ Menemukan arsip lebih cepat dan tepat.
✓ Membuat keputusan yang tepat terkait arsip mana yang dipertahankan, dimusnahkan, atau didigitalkan.
✓ Mengurangi biaya dan risiko penyimpanan arsip
✓ Mendukung rekonfigurasi dan penutupan kantor
✓ Mempercepat transformasi digital
✓ Mengarahkan merger, akuisisi, dan divestasi secara cepat.
Ketahui bagaimana pusat kesehatan terkemuka di Amerika Serikat mengosongkan ruang dengan cara memindahkan tempat penyimpanan arsip kertas mereka untuk digunakan sebagai ruang rawat pasien. Mereka menggunakan Iron Mountain Smart Sort untuk memilah, menyusun ulang, dan memusnahkan file sebelum dipindahkan. Proses ini menghasilkan peningkatan visibilitas di seluruh inventaris mereka dan menghemat lebih dari $1 juta biaya penyimpanan.
Ketahui bagaimana cara penyedia layanan kesehatan swasta terkemuka menggunakan Iron Mountain Smart Sort untuk memilah dan menyusun ulang inventaris arsip mereka, membuat suatu proses pemusnahan yang bertanggung jawab untuk semua arsip yang ada saat ini dan di masa mendatang. Hasilnya adalah meningkatnya kepatuhan dan akurasi inventaris, menurunnya risiko dan mengurangi biaya penyimpanan sebesar 40%-50%
Ketahui bagaimana cara perusahaan asuransi terkemuka melakukan proses divestasi besar-besaran menggunakan Iron Mountain Smart Sort untuk menentukan dengan cepat arsip bisnis yang harus disimpan dan yang harus diserahkan kepada investor. Dengan Smart Sort, proyek telah diselesaikan dalam waktu yang lebih cepat dan dengan biaya yang lebih rendah dibandingkan jika menggunakan sumber daya perusahaan.
Smart Sort adalah solusi yang sederhana dan ramah anggaran untuk membantu Anda akhirnya mengendalikan inventaris catatan Anda.
Kami akan menggabungkan semua inventaris di fasilitas Iron Mountain dan melakukan proyek Smart Sort. Setelah proyek selesai, kami hanya akan menyimpan arsip yang harus disimpan. Proses Smart Sort mengidentifikasi file yang memenuhi syarat penyimpanan dan file yang bisa dimusnahkan. Dengan inventaris yang telah dirapihkan, Anda bisa menghemat biaya dengan hanya membayar biaya penyimpanan file-file yang harus disimpan untuk memenuhi persyaratan kepatuhan.
