Iron Mountain Smart Sort

Panduan Solusi

Saat Anda mempercepat transformasi digital, Anda ingin mengurangi biaya dan risiko dengan memusnahkan arsip kertas yang sudah tidak lagi diperlukan. Sangat disayangkan, hal ini sering kali tidak sesederhana kedengarannya.

9 Oktober 20206 menit

Unduh Sumber Daya

Raih tata kelola informasi dan tujuan bisnis Anda

Apakah Anda...

memiliki arsip lama dalam jumlah besar?
kesulitan menemukan arsip saat Anda membutuhkannya?
ingin memindahkan inventaris tetapi harus memusnahkan apa yang tidak Anda perlukan lagi?
Ingin memusnahkan arsip tetapi tidak dapat memisahkan dengan pasti mana yang memenuhi syarat tanpa investasi besar?
tidak ingin menggunakan kertas tetapi sulit membuat keputusan tentang arsip mana yang akan didigitalkan?
perlu memisahkan arsip untuk merger, akuisisi, atau divestasi?

Jika Anda menjawab ya untuk semua pertanyaan ini, tanyakan kepada kami tentang Iron Mountain Smart Sort.

Tantangan anda

Anda perlu memilah dan menyusun ulang inventaris arsip anda untuk Membuat keputusan terkait pembuangan yang dapat Dipertanggungjawabkan. Sayangnya, ini tidak semudah yang dibayangkan.

Apa yang menyebabkan pembuangan menjadi sangat rumit?

Kurangnya integritas/visibilitas inventaris: Ketika metadata utama tidak tercatat dan dicantumkan sepanjang siklus hidup informasi, maka akan sulit untuk mencari, mengelola, dan membuat keputusan tentang arsip mana yang akan disimpan, didigitalkan, atau dimusnahkan.
Jenis arsip yang bercampur baur dan tanggal pencatatan yang kompleks: Jenis arsip yang berbeda memiliki persyaratan yang berbeda. Jika arsip tidak disusun menurut klasifikasi arsip atau tanggal catatan, Anda tidak dapat melakukan tindakan dengan yakin dan dapat dipertanggungjawabkan.
Menata ulang arsip membutuhkan banyak energi dan biaya: Anda tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk memilah masing-masing file berdasarkan tanggal pemusnahan, jenis arsip, pengidentifikasi unik, atau persyaratan lainnya.

Artinya

Biaya yang tidak perlu: Arsip dalam jumlah besar yang tidak memiliki metadata penyimpanan file dan disimpan tanpa memperhatikan tanggal pemusnahan atau klasifikasi arsip akan memengaruhi kemampuan Anda untuk mengelola program secara efektif.
Peningkatan risiko: Menyimpan arsip lebih lama dari yang diperlukan meningkatkan risiko kehilangan informasi dan pelanggaran peraturan. Ini juga menambah kerumitan pada penemuan alat bukti hukum, tanggapan audit dan proses manajemen kepatuhan.
Kehilangan produktivitas: Menemukan apa yang Anda butuhkan dan membuat keputusan cepat tentang pembuangan arsip membutuhkan inventaris yang tersusun dengan baik. Tanpa proses yang efisien untuk memilah dan mengatur ulang file, waktu Anda akan terbuang dan tujuan penting Anda akan terhambat.

Menyederhanakan dan mempercepat pengambilan keputusan

Dengan Iron Mountain Smart Sort, Anda dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat terkait file lama Anda untuk membuat program manajemen arsip yang lebih mematuhi peraturan dan efisien.

Tim manajemen arsip kami yang terlatih akan menggunakan input dari database dan daftar catatan penyimpanan arsip Anda untuk mengambil keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan secara otomatis pada penyimpanan file. Kami akan memilah dan menyusun ulang arsip Anda sehingga Anda dapat membuat keputusan dengan yakin tentang pembuangan file dan memenuhi tujuan bisnis dengan cepat, misalnya memenuhi persyaratan divestasi, masalah hukum, atau syarat pemusnahan.

Smart Sort memungkinkan Anda mengambil keputusan yang tepat melalui pemilahan dan penyusunan arsip dengan:

Tanggal pemusnahan

Pilah dan susun ulang arsip Anda sesuai dengan tahun pemusnahannya sehingga Anda dapat memusnahkan dokumen kertas tanpa perlu khawatir karena arsip tersebut telah melewati tanggal penyimpanannya.

Kategori

Rencana, seperti divestasi, memerlukan kebutuhan untuk memisahkan arsip dalam waktu singkat. Kami akan memilah dan menyusun ulang arsip Anda sesuai dengan jenis arsip, status arsip, pengidentifikasi unik, atau apa pun yang Anda butuhkan..

Asosiasi

Jika Anda tidak memerlukan pemilahan dan penyusunan ulang inventaris Anda, manfaatkan Smart Sort untuk menerapkan metadata pada arsip sesuai dengan tingkatan filenya sehingga Anda dapat menghindari tingginya biaya pencatatan penyimpanan file secara manual.

Raih tujuan bisnis tata kelola informasi Anda

Membuat keputusan cepat dan tepat: - Iron Mountain memanfaatkan data dari database yang ada dan daftar catatan penyimpanan Anda untuk mengambil keputusan yang tepat secara otomatis.
Menyederhanakan pengambilan keputusan masa depan: - Arsip yang disimpan akan dipilah sesuai dengan tahun pemusnahan, jenis arsip, pengidentifikasi unik, atau apa pun yang Anda butuhkan.
Mengurangi biaya dan risiko: - Memulai segera pemusnahan arsip yang memenuhi syarat untuk mengurangi biaya penyimpanan dan memitigasi risiko temuan hukum, audit, dan kepatuhan.
Memudahkan pencarian file: - Pada saat penyelesaian proyek Smart Sort Anda, Anda akan memiliki daftar penyimpanan file terkini yang memungkinkan manajemen arsip yang akurat dan efisien.

Hemat biaya, efisien, berwawasan. Kendalikan inventaris arsip anda dengan Iron Mountain Smart Sort.

Contoh penggunaan Smart Sort

Tantangan

Suatu perusahaan pelayanan kesehatan terkemuka ingin mengurangi biaya dan risiko dengan memusnahkan arsip yang telah melewati periode penyimpanannya. Namun, mereka tidak dapat dengan mudah dan tepat mengidentifikasi arsip mana yang memenuhi syarat untuk dimusnahkan, karena mereka tidak memiliki anggaran yang dibutuhkan untuk melakukan proyek pengungkapan file dengan banyak tenaga kerja dan dengan periode jangka panjang. Karena dibatasi oleh sumber daya yang terbatas, keinginan perusahaan untuk melakukan pemusnahan yang dapat dipertanggungjawabkan terhenti.

Solusi

Sesuai dengan proses Smart Sort, tim Iron Mountain mengambil 48.000 kardus berisi arsip dan meninjau isi berdasarkan penyimpanan filenya. Tanpa membutuhkan banyak waktu, mereka berhasil memilah dan menyimpan ulang semua file berdasarkan tanggal pemusnahan di masa mendatang dan sesuai dengan daftar catatan penyimpanan sambil mengidentifikasi arsip yang memenuhi syarat untuk dimusnahkan.

Hasil

Mampu memusnahkan 1,4 juta file tanpa khawatir
Mengurangi biaya penyimpanan sekaligus memenuhi persyaratan kepatuhan dan mengurangi risiko
Menciptakan proses untuk pemusnahan yang berkelanjutan