Penyedia layanan kesehatan mengurangi biaya dan risiko penyimpanan arsip dengan Smart Sort

Kisah Keberhasilan Pelanggan

Pelajari bagaimana organisasi layanan kesehatan memanfaatkan Smart Sort untuk menciptakan proses yang berkelanjutan serta disposisi yang dapat dipertahankan.

20 Juni 20228 menit
Hartford Hospital- A hospital hobby

Ketika harus mengelola arsip, banyak perusahaan layanan kesehatan secara tidak sengaja menyimpan arsip lebih lama dari yang diwajibkan secara hukum. arsip ini menghabiskan ruang berharga yang dapat digunakan untuk perawatan pasien, meningkatkan biaya, dan menciptakan kerentanan keamanan dan risiko kepatuhan. Seiring waktu, semakin sulit (bukan tidak mustahil) untuk menerapkan kebijakan penyimpanan yang sesuai dan mengambil tindakan yang tepat.

Banyak faktor yang menyebabkan over-retensi, tetapi tiga faktor utamanya adalah visibilitas, kompleksitas, dan sumber daya yang terbatas.

Visibilitas dan integritas file yang buruk

Banyak perusahaan tidak memiliki visibilitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi arsip dan membuat keputusan yang tepat tentang pembuangan. Ini sering terjadi ketika arsip diwariskan dari tim manajemen sebelumnya atau sebagai bagian dari transaksi bisnis (yaitu merger atau akuisisi). Dalam banyak kasus, arsip tidak teratur dan/atau metadata yang sesuai yang diperlukan untuk membuat keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan tidak pernah diambil.

Peraturan dan hukum yang kompleks

Bahkan dalam situasi terbaik pun, manajemen arsip kesehatan adalah pekerjaan yang menantang yang melibatkan kepatuhan terhadap gabungan peraturan federal, negara bagian, dan lokal. Tantangannya semakin diperumit dengan arsip yang bercampur baur, aturan berbasis peristiwa yang kompleks, dan panduan internal. Satu tantangan utama melibatkan aturan berdasarkan data pasien, seperti usia pasien dan tanggal kunjungan terakhir.

Sumber daya terbatas

Saat ini, perusahaan perawatan kesehatan mengelola semakin banyak informasi dan arsip, tetapi mereka sering kekurangan sumber daya yang diperlukan untuk mengelola semua informasi yang dimiliki. Oleh karena itu, mereka sering kali tertinggal dalam membuat dan mempertahankan manajemen informasi yang tepat sehingga menyulitkan perusahaan untuk mengejar kekurangan itu.

Penyusunan ulang dan proses yang berkelanjutan diperlukan

Satu-satunya solusi untuk over-retensi adalah menetapkan proses yang berkelanjutan untuk pemusnahan arsip saat arsip tersebut melewati periode penyimpanannya. Tetapi ketika arsip tidak diatur dengan benar, ketika arsip dari berbagai jenis dan tanggal pemusnahan digabungkan dalam kardus yang sama, arsip tersebut perlu dipilah dan disusun ulang. Ini adalah proses yang memakan waktu dan memerlukan biaya yang besar bagi perusahaan. Untungnya, Iron Mountain Smart Sort memiliki solusi yang tepat.

Bagaimana cara kerja Smart Sort

Dengan Smart Sort, perusahaan dapat menemukan, mengurutkan, mengatur, dan mengelola arsip dalam jumlah besar. Smart Sort adalah solusi alur kerja yang menggunakan informasi dasar (seperti nomor rekam medis pasien) dari aplikasi inti perusahaan dan mencocokkan informasi tersebut dengan pindaian atau entri kunci dari nomor ID file. Proses ini menghasilkan daftar penyimpanan file terkini yang memetakan lokasi semua file ke dalam kotak penyimpanan terpisah, yang berarti keputusan dapat dibuat secara otomatis tentang bagaimana cara mengelola masing-masing file untuk memenuhi persyaratan khusus perusahaan.

Pelajari lebih lanjut tentang Smart Sort

Smart Sort dapat digunakan untuk proses bisnis apa pun yang melibatkan penyeleksian dan penyusunan ulang arsip.

Untuk mempelajari lebih lanjut atau meminta informasi, hubungi manajer akun Iron Mountain Anda secara langsung. Buka halaman web Smart Sort, kami, atau isi formulir ini dan sertakan kata “Smart Sort” di bagian komentar.

Elevate the power of your work

Dapatkan konsultasi GRATIS hari ini!

Mulai