Iron Mountain® Workflow Automation

Iron Mountain^® Workflow Automation™ mengganti tugas yang berpusat pada email dengan proses digital yang aman dan mudah dikelola.

Walaupun terdapat strategi digital yang koheren di tempat lain, dalam hal tugas dan proses yang repetitif, banyak organisasi masih memilih pengelolaan email. Semuanya tersembunyi dan memerlukan banyak sumber daya dengan celah yang tidak dapat dilacak, dilaporkan, atau diaudit. Walaupun pengguna mungkin tidak menyadarinya, aktifitas yang ketinggalan zaman serta tidak diawasi tersebut dapat mengancam kepatuhan perusahaan terhadap peraturan eksternal serta memberikan dampak buruk terhadap produktivitas dan pengalaman pelanggan.

Memastikan keamanan dan kepatuhan data

Dalam kasus penggunaan ini, suatu bank ternama di Eropa Tengah, menggunakan Iron Mountain untuk pengelolaan arsip, pemindaian digital, dan penyimpanan cadangan rekaman dan hard drive.

Akan tetapi, jelas bahwa karyawan menghabiskan banyak waktu untuk mengelola email dari pelanggan dan kolega, dengan informasi yang tertimbun, sehingga sulit untuk mengontrol penanganan keluhan dan klaim, penyelenggaraan perjalanan dan acara, dan proses lainnya seperti hasil rapat dewan. Tentu saja, tanpa adanya cara untuk memantau dan melaporkan status tugas secara terpusat, tindak lanjut dan tenggat waktu seringkali terlewat.

Di sini lah Iron Mountain^® Workflow Automation™ berperan. Dapat diperluas dengan mudah, solusi ini saat ini mencakup 22 alur kerja, 29 jenis dokumen dan 660 indeks metadata.

Kini, ketika pesan email diterima, langsung dicatat dan ditugaskan dalam alur kerja digital yang dikontrol dengan ketat. Pemiliknya mendapatkan pengingat otomatis secara teratur dan dapat memasukkan tanda tangan elektronik jika diperlukan. Yang paling penting, solusi ini juga dapat memenuhi persyaratan bank yang ketat mengenai keamanan dan kepatuhan data.

Peningkatan kinerja yang umumnya dapat dicapai¹

• 30% hemat waktu
• Kepatuhan lebih cepat, lebih sederhana
• 30% peningkatan dalam waktu tanggapan
• Visibilitas yang lebih baik beban kerja mobile dan hybrid

Cara kerja Workflow Automation

Iron Mountain Workflow Automation membantu manajemen untuk menentukan proses yang harus diikuti dan mengotomatisasi perutean dokumen bagi yang membutuhkannya untuk melakukan tindakan atau memberikan tanggapan, tanpa memandang lokasi atau pilihan perangkat seluler mereka.

Suatu tugas atau proses dapat dimulai secara otomatis dengan memasukkan pesan email dengan menggunakan sarana drag and drop, atau secara manual dengan membuat tiket secara langsung dalam sistem.

Sistem itu kemudian meluncurkan langkah selanjutnya untuk proses tersebut dan/atau mengalokasikan tugas untuk pengguna individu atau kelompok pengguna. Notifikasi dapat diteruskan ke alamat email spesifik, misalnya untuk melakukan langkah dalam proses dengan tenggat waktu yang ditetapkan. Jika perlu, pemberitahuan eskalasi mengenai keterlambatan dalam proses dan dokumentasi yang hilang dapat diotomatisasi sebagai pengambilan dokumen yang diperlukan untuk membantu penyelidikan, permintaan audit, dan litigasi yang masih menunggu keputusan.

Hasilnya adalah visibilitas terpusat melalui dasbor yang melengkapi manajemen dengan data dan metrik dan memberikan wawasan yang kuat. Semuanya tanpa perlu mengandalkan TI.

Manfaat utama

• Workflow Automation menghapus langkah yang membosankan, seperti membuat daftar periksa dan mencari dokumen yang hilang.
• Integrasi yang mudah dengan Outlook dan aplikasi lainnya berarti sistem ini cocok untuk kebanyakan skenario tempat kerja.
• Semua data dienkripsi saat tidak digunakan dan selama transmisi dalam jaringan yang aman, yang mengurangi risiko kepatuhan, keamanan dan privasi.
• Jejak audit lengkap mengenai perubahan dan aktivitas pengguna yang dilakukan pada berkas dan folder untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
• Visibilitas pengelolaan terpusat dengan pelaporan dasbor yang sederhana untuk pembaruan SLA, KPI dan status tugas.
• Satu biaya langganan bulanan yang dapat diperkirakan, sehingga menghindari investasi modal dan menyederhanakan penganggaran.