Smart sort: Contoh kasus penggunaan jasa keuangan

Tantangan

Suatu perusahaan besar jasa keuangan berupaya untuk mengurangi biaya dan risiko dengan menghancurkan arsip ketika memenuhi kelayakan penghancuran. Mereka menyimpan 10+ juta berkas yang aktif dan tidak aktif di Iron Mountain pada rak terbuka dan memerlukan cara yang lebih baik untuk mengelola arsip mereka karena semakin bertambah. Mengelola proyek ini sendiri memerlukan banyak sumber daya dan biaya, sehingga mereka meminta bantuan Iron Mountain.

Solusi

Dengan memanfaatkan solusi Smart Sort, spesialis Iron Mountain menelaah dan memilah semua berkas berdasarkan kelayakan penghancuran dan memasukkannya ke dalam kotak. Dengan memanfaatkan Smart Sort, perusahaan dapat menggunakan media penyimpanan yang lebih murah dan lebih hemat dengan menghancurkan semua berkas yang telah memenuhi persyaratan retensi.

Hasil

• Memilah jutaan berkas memerlukan banyak biaya tetapi pendekatan yang didukung teknologi Smart Sort menjadikannya solusi hemat biaya
• Semua berkas diidentifikasi, dipilah dan dimasukkan ke dalam kotak berdasarkan tahun kelayakan penghancuran
• Mengancurkan 3+ juta berkas dengan aman dan wajar
• Mengurangi biaya penyimpanan arsip hingga 33%
• Menetapkan proses penghancuran yang lebih mulus, efisien dan wajar

Dengan Smart Sort, anda dapat

• Mengidentifikasi Kelayakan Penghancuran Dengan Mudah
• Iron Mountain memanfaatkan data dari basis data dan jadwal retensi Anda yang ada untuk menilai kelayakan penghancuran.
• Memungkinkan Penghancuran Kotak
• Arsip akan dipilah menurut tahun kelayakan penghancuran untuk menyederhanakan retensi dan pengelolaan penghancuran yang berkelanjutan.
• Mengurangi Biaya dan Risiko Program
• Memulai penghancuran arsip yang layak dengan segera untuk mengurangi biaya penyimpanan dan mengurangi risiko penyelidikan hukum, audit dan kepatuhan.
• Meningkatkan Laju Penemuan
• Ketika proyek Smart Sort Anda selesai, Anda akan memiliki daftar berkas terkini yang memungkinkan pengelolaan yang akurat dan efisien.

Menyimpan arsip lebih lama dari yang diperlukan hanya akan meningkatkan biaya dan risiko sepanjang waktu. Berhentilah membuang anggaran dan sumber daya yang berharga hanya untuk menunda sesuatu yang sudah pasti. Ubahlah kekacauan menjadi kepatuhan dengan solusi yang hemat biaya ini yang membantu Anda menata untuk efisiensi, segara menghancurkan informasi yang layak dan, pada akhirnya, menghapuskan biaya dan risiko yag tidak perlu dari program pengelolaan arsip Anda.

Untuk mempelajari lebih lanjut, hubungi manajer akun Iron Mountain Anda secara langsung, atau isi lembar ini untuk meminta informasi lebih lanjut. Tuliskan kata-kata “Smart Sort” pada kolom komentar.