Selamat datang di Smart Sort centre of excellence Iron Mountain

Video dan Webinar

Silakan bergabung untuk melihat tur singkat dan proses penyortiran Smart Sort kami.

31 Juli 2023 menit

Information management a precious commodity

Membersihkan arsip lama akan sangat menyulitkan jika file disimpan di dalam kotak atau rak dengan berbagai jenis arsip yang beragam dan dengan penanggalan pemusnahan yang berbeda-beda. Penyimpanan seperti ini akan menyebabkan penumpukan file, peningkatan biaya, penambahan risiko dan menghambat Anda mencapai tujuan bisnis dan transformasi digital.

Di Iron Mountain, kami memahami kebutuhan pelanggan yang memerlukan proses pemilahan dan penyusunan ulang arsipnya untuk meningkatkan visibilitas file berdasarkan tingkatannya dan memungkinkan pengambilan keputusan yang mudah dan dapat dipertanggungjawabkan terkait dengan tindakan yang akan dilakukan pada inventaris miliknya.

Dan untuk itulah kami mengembangkan Smart Sort. Mari kami tunjukan cara kerjanya kepada Anda.

Pertama-tama, Anda menentukan kotak arsip mana yang akan dipilah. Arsip ini bisa berasal dari arsip yang saat ini disimpan di Iron Mountain atau di vendor lain, atau didatangkan dari kantor atau pusat penyimpanan Anda. Arsip ini akan diangkut dengan aman ke fasilitas seperti ini untuk diproses lebih lanjut.
Setelah kotak arsip ini siap, kami akan memulai proses Smart Sort dengan mencari nomor ID unik file yang terdapat di luar file. Tahap ini dilakukan dengan pemindaian barcode atau memasukkan nomor ID unik file.
Setelah mendapat nomor ID file, dengan menggunakan data yang telah didapatkan dari aplikasi bisnis inti dan daftar catatan penyimpanan arsip Anda, Smart Sort akan langsung memberi hasil file tersebut secara real time dan kami memilah dan memasukannya kembali ke dalam kotak dengan tepat.
Mari kami tunjukan beberapa contohnya. Apakah file ini memenuhi syarat untuk dimusnahkan? Atau apakah file ini harus terus disimpan? Apakah file ini harus diserahkan untuk divestasi atau dijadikan pegangan hukum? Apakah harus diubah menjadi bentuk digital saat ini juga atau nanti? Andalah yang menentukan bagaimana file-file Anda ingin dipilah dan biarkan Smar Sort yang mengerjakannya.
Setelah kotaknya penuh, kami akan menutupnya dan mencatatnya dengan keterangan selesai di sistem kami. Kotak file yang baru dan file-file yang sesuai didalamnya telah diperbaharui dan tersedia di online hub kami Iron Mountain Connect™. Dengan ini kami memastikan bahwa Anda memiliki fisilitas secara penuh terhadap file sesuai dengan tingkatannya dan bisa lebih mudah mengambil keputusan pembuangan kedepannya.
Kotak arsip ini sekarang siap ditata dan diangkut untuk disimpan dan didigitalisasi secara aman.
Untuk file-file yang telah memenuhi syarat retensi dan dapat dimusnahkan secara sah, kami melakukan proses yang sama, tetapi kotak-kotak file tersebut dibungkus dengan warna hitam dan diberi label dengan jelas untuk dimusnahkan.

Seperti yang telah Anda ketahui, Smart Sort mengubah cara lama yaitu memilah dengan memeriksa semua arsip secara manual dan menggantinya dengan solusi yang bersifat otomatis, dapat dipertanggungjawabkan, dan berbasis teknologi. Apapun bidang industri Anda, hasilnya akan persis seperti yang Anda butuhkan, yaitu mengurangi risiko dan biaya dengan memusnahkan arsip yang sudah tidak perlu lagi Anda simpan. Selain itu, Anda juga bisa mengambil keputusan lainnya mengenai inventaris Anda di masa depan.

Angga saja Smart Sort sebagai pemisah file-file Anda yang bercampur baur.

Terima kasih telah menyaksikan. Untuk mempelajari Smart Sort lebih lanjut, silakan hubungi perwakilan Iron Mountain terdekat atau kunjungi ironmountain.com/id/smartsort.

Hello and welcome to Iron Mountain’s Smart Sort Center of Excellence. My name is Andrew Kern and I’m the Creator of Iron Mountain’s Smart Sort solution. Today, we’re in Chicago, Illinois, at one of our processing centers, where we’ll take you on a brief tour and show you our Smart Sort process in action. Before I do, let me set the stage with a bit of background.

Cleaning up legacy records is extremely difficult when files are stored in boxes or on shelves with mixed record types and various destruction eligibility dates. This leads to over-retention, increased cost, and unnecessary risk, preventing you from meeting your business objectives and digital transformation goals.

At Iron Mountain, we understand our customers’ need to sort and reorganize their records to improve file-level visibility, enabling them to make simple and defensible decisions about what to do with their inventory.

And that’s why we’ve developed Smart Sort. Let me show you how it works.

To begin, you decide what boxes of records need to be sorted. These records may currently be stored at Iron Mountain, with a different vendor, or come from your offices or records center—it doesn’t matter—they will be securely transported for processing to a facility such as this.
Once the boxes are staged, we start the Smart Sort process by capturing the unique file ID found on the outside of the file. We do that with a scan of a barcode or by hand keying in the file ID.
Once the file ID is captured, using data extracted from your core business application and records retention schedule, Smart Sort tells us instantly—in real time—the outcome for that file, and we sort and re-box accordingly.
Let me give you a few examples. Is it a destruction eligible file? Or does it need to be kept until a future year? Is it a file that needs to be turned over for a divestiture or legal hold? Does it need to be digitized now or digitized in the future? You decide how you want your files sorted and Smart Sort does the work.
When the box is full, we close it and record it as complete in our system. The new box and its corresponding files are updated and available on Iron Mountain Connect™, our online hub. This ensures that you have full file-level visibility and can easily make future disposition decisions.
This box is now ready to be staged and transported for secure storage or digitization.
For files that have met retention requirements and can be defensibly destroyed, we follow the same process, but the boxes are wrapped in black and clearly labeled for destruction.

As you can see, Smart Sort eliminates the traditional manual effort of weeding through thousands of files and replaces it with an automated, defensible, technology-based solution. Regardless of your industry, the outcome is exactly what you need: reduce risk and costs by securely destroying records that you no longer need to keep – with a system in place to enable future decision-making about your inventory.