Mewujudkan inovasi dengan perekaman dokumen cerdas (intelligent capture)

Pengantar.

Saat ini, tempat kerja menuntut adanya serangkaian keterampilan dan kemampuan yang berbeda-beda. Perusahaan perlu merangkul disrupsi digital, dengan lebih baik dibandingkan sebelumnya, agar bisa menjadi batu loncatan untuk meraih keunggulan yang kompetitif dan mengadopsi cara kerja baru yang dapat memperkuat kinerja perusahaan.

Terlepas dari dorongan akan kebutuhan untuk melakukan digitisasi arsip, kenyataannya masih banyak perusahaan yang terus bergelut dengan proses pengarsipan manual dan alur kerja yang bergantung pada kertas di sejumlah bidang utama dalam proses bisnisnya. Menurut State of the Industry Report 2021 kami, sejumlah anggota AIIM memberi tahu kami bahwa proses digitisasi, otomatisasi, dan integrasi adalah tantangan terberat bagi pelaksanaan manajemen informasi. Kemampuan yang dibutuhkan untuk menghadapi tantangan tersebut mencakup kemampuan untuk memanfaatkan keuntungan dari implementasi praktik kerja jarak jauh, mengurangi beban penggunaan kertas, dan mendorong pertumbuhan bisnis di tengah masa-masa sulit ini.

Perusahaan perlu merangkul disrupsi yang ada sebagai batu loncatan untuk meraih keunggulan dalam berkompetisi dan mengadopsi cara kerja baru yang dapat memperkuat kinerja perusahaan.

Anggota AIIM tersebut memberi tahu kami bahwa masih banyak aktivitas dan proses bisnis yang belum diubah menjadi bentuk digital. “Alur kerja kami sangat tergantung pada kertas dan proses kerja manual,” ujar salah satu responden survei. "Kami masih berkutat dengan kertas dan proses kerja yang rancu atau membingungkan," ujar responden lainnya. Sejumlah anggota AIIM tersebut juga menyatakan frustrasi terhadap minimnya perkembangan dalam cara mereka bekerja . “Tim Manajemen Informasi kami sudah bekerja selama sekitar empat tahun dan kami masih saja bekerja dengan proses pemindaian yang dasar dan pengindeksan manual.” Selain itu, “perusahaan juga terlalu bergantung pada dokumen kertas, sebagian besar dikarenakan orang-orang menganggap konten dan kertas adalah dua hal yang sama.” Anggota yang lainnya mempertanyakan apakah digitisasi akan dapat benar-benar diwujudkan. “Saat ini kami sedang dalam proses otomatisasi, namun kami menemukan banyak sekali arsip perusahaan yang tersimpan di dalam kotak dan lemari arsip.”

Menemukan cara untuk mencapai kemajuan

Perekaman dokumen cerdas (intelligent capture) membantu kita bergerak menuju kemajuan. Kunci dari diraihnya kemajuan itu adalah dengan tidak menganggap bahwa prosesnya hanya sekadar 'pindai dan simpan' semata. Tentu saja Anda dapat memindai dokumen dan mengubahnya menjadi image atau gambar sebagai langkah awal untuk mengurangi banyaknya arsip kertas; namun hal itu masih jauh dari potensi penuh yang bisa dicapai. Perusahaan memiliki peluang yang lebih luas dan lebih memberikan dampak untuk menjembatani kesenjangan antara penggunaan kertas dan media digital, terutama di area-area yang umumnya sangat bergantung dengan kertas seperti layanan keuangan, perawatan kesehatan, atau urusan pemerintahan.

Perekaman dokumen cerdas mengotomatisasi proses pengidentifikasian dan pengekstrakan informasi penting dari dokumen kertas dan dokumen elektronik yang baru diterima atau dibuat tanpa memerlukan panduan lebih lanjut dari pihak yang bersangkutan. Otomatisasi menggantikan penginputan dan pemrosesan manual, dan konten yang telah diperoleh kemudian disimpan secara terorganisir lengkap dengan metadata dan klasifikasinya.

Selain mengeliminasi penggunaan dokumen berbasis kertas dan memperoleh kembali ruang yang sebelumnya digunakan sebagai penyimpanan, penyempurnaan dan penghematan proses yang signifikan juga dapat dicapai dengan perekaman dokumen cerdas. Selama proses digitisasi, metadata akan diekstraksi, dan akan membuat kita lebih mudah dan efisien dalam mencari dan menemukan informasi penting. Strategi ekstraksi data mengambil data dari dokumen secara terperinci dan teknologi pengenalan dokumen memungkinkan sistem untuk membaca tulisan tangan, bidang pada peta, dan memanfaatkan data yang berupa kode dan glif yang canggih. Gambar yang dipindai dan data yang diambil diteruskan ke sistem manajemen konten sementara informasi item baris yang diperoleh diteruskan ke sejumlah ERP atau sistem aplikasi bisnis.

Manfaat yang diperoleh dari perekaman dokumen cerdas diawali dengan kemampuannya untuk mengeliminasi dokumen kertas dan menyediakan pemerolehan dokumen yang lebih efisien. Akan tetapi, Anda mempunyai tugas tambahan untuk memasukkan informasi penting tentang dokumen ke dalam berbagai sistem dan aplikasi manajemen konten milik perusahaan. Informasi-informasi tersebut bisa menjadi sumber daya yang luar biasa. Dengan integrasi yang matang, perekaman dokumen cerdas memungkinkan perusahaan untuk mengatasi beberapa tantangan yang disebabkan oleh pemasukan data secara manual, mengurangi biaya overhead dan peningkatan efisiensi. Selain dari itu, perekaman dokumen cerdas juga membantu membebaskan sumber daya manusia yang sebelumnya bertugas menginput dan memproses data secara manual, sehingga mereka dapat melakukan tugas bisnis penting lainnya.

Perekaman dokumen cerdas membantu kita mewujudkan inovasi dan meraih kemajuan bisnis yang signifikan. Kunci dari diraihnya kemajuan itu adalah dengan tidak menganggap bahwa prosesnya hanya sekadar 'pindai dan simpan' semata.

Beralih ke perekaman dokumen cerdas

Jumlah dan keragaman informasi yang terdapat dalam suatu perusahaan sangatlah banyak. Salah satu contoh konkretnya dapat dilihat pada ruang penyimpanan surat di mana tantangan untuk bekerja dengan informasi berbasis kertas menciptakan hambatan yang nyata bagi efisiensi karyawan Anda dan keamanan informasi, privasi, dan tuntutan untuk mematuhi peraturan perusahaan Anda. Sebuah perusahaan tidak mungkin berinovasi ketika surat dalam bentuk kertas terus datang dan pergi dalam jumlah yang banyak dan karyawan Anda terus berusaha untuk mengelola surat yang datang tersebut dalam jumlah besar setiap bulannya. Kemampuan untuk dapat secara cerdas merekam informasi ini secara konsisten dan mengintegrasikannya ke dalam proses bisnis otomatis sangatlah penting.