Smart Sort memberikan solusi pembuangan yang dapat dipertanggungjawabkan

Perbaiki inventaris Anda ;
pastikan kepatuhan dan kurangi biaya

Smart Sort memberikan solusi pembuangan yang dapat dipertanggungjawabkan

Pemilahan arsip dengan cara yang tidak hanya mendukung pemusnahan yang dapat dipertanggungjawabkan, tapi juga memungkinkan pencarian arsip dengan lebih efisien dan lebih mudah, kapanpun anda memerlukannya.

Mengapa pembuangan yang dapat dipertanggungjawabkan sangat sulit dicapai?

Biasanya, file seperti polis, data pasien, data kredit atau lainnya dengan tanggal pemusnahan yang berbeda-beda kerap memenuhi inventaris Anda. Artinya, Anda menyimpan sekitar puluhan, bahkan mungkin ribuan arsip kertas hanya karena Anda belum menemukan cara yang hemat biaya untuk merapikan ulang file ini dan memutuskan dengan yakin tentang pembuangan file ini. Pada akhirnya, kumpulan arsip ini hanya akan disimpan di ruang arsip atau rak penyimpanan sepanjang waktu.

Biaya dan risiko akibat menyimpan informasi yang melebihi periode penyimpanannya sangatlah tinggi. Anda harus memusnahkan arsip kertas yang sudah melewati periode penyimpanannya, tapi ini tidak semudah yang dibayangkan.

NAMUN SAAT INI ADA SOLUSINYA

Dengan Iron Mountain Smart Sort, Anda bisa memusnahkan arsip kertas lebih cepat dan memiliki program manajemen arsip yang lebih sesuai dengan peraturan, lebih efisien, dan lebih dapat dipertanggungjawabkan.

Tim manajemen arsip kami yang sudah terlatih akan menggunakan database dan daftar catatan penyimpanan arsip dari perusahaan Anda untuk mengidentifikasi layak atau tidaknya suatu arsip dimusnahkan. Kemudian, kami akan menyusun ulang file berdasarkan tahun pemusnahannya sehingga Anda bisa memusnahkan informasi tersebut sesuai kebijakan perusahaan dengan aman.

Mengapa smart sort dapat memberikan solusi yang dapat dipertanggungjawabkan?

Untuk menjawab pertanyaan ini, kami akan menjelaskan cara kerja Smart Sort secara singkat di bawah ini.

• Bagikan daftar catatan penyimpanan arsip dan database perusahaan Anda kepada Iron Mountain. Dengan informasi ini, semua proses bisa dipertanggungjawabkan sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
• Mengikuti proses yang mematuhi peraturan, kami mengeluarkan inventaris arsip Anda yang disimpan di kardus atau rak. Kami mencatat masing-masing nomor ID file unik arsip dengan cara pemindaian barcode atau pencatatan manual ID file tersebut menggunakan aplikasi Iron Mountain di HP.
• Informasi yang sudah dicatat disesuaikan dengan daftar penyimpanan file di database Anda, bersamaan dengan tanggal pemusnahan yang diambil dari daftar catatan penyimpanan arsip Anda.
• Kami memisahkan dan memusnahkan semua arsip yang melewati periode penyimpanan.
• Untuk arsip yang belum melewati periode penyimpanan, akan kami susun berdasarkan tanggal pemusnahan dan memindahkannya ke kardus atau rak dengan arsip lain yang memiliki tahun pemusnahan yang sama.
• Arsip yang dibutuhkan segera dapat dipindai dan dikirim dalam bentuk digital.

Dengan menggabungkan daftar catatan penyimpanan arsip dan database perusahaan Anda menggunakan teknologi terbaik kami yaitu Iron Mountain Smart Sort, arsip Anda akan disusun sesuai dengan tanggal pemusnahannya, baik sekarang maupun nanti. Solusi ini memungkinkan Anda menyusun arsip secara konsisten, terprogram, dan objektif.

Sekarang Anda memiliki proses berbasis teknologi yang dapat diulang dan teratur, yang membantu Anda memutuskan untuk menyimpan file dengan objektif dan mudah. Jika ada pembaharuan terhadap daftar catatan penyimpanan dan database arsip, termasuk file dengan periode penyimpanan yang sulit untuk ditentukan, akan tetap disimpan ke depannya. Informasi terbaru Anda akan selalu bisa digunakan untuk menentukan tanggal pemusnahan file karena Smart Sort menggabungkan semuanya ke dalam proses kerjanya.

Apakah Smart Sort cocok untuk perusahaan kami?

Apakah Anda kesulitan untuk:

• mengelola file yang harus disimpan berdasarkan tanggal penyimpanannya?
• menemukan file ketika Anda membutuhkannya?
• menentukan file yang memenuhi syarat untuk dimusnahkan?
• mengatur pengeluaran karena over-retensi file?
• mengelola arsip yang diperoleh dari hasil proses merger dan akuisisi?
• memusnahkan arsip yang tidak dibutuhkan ketika pindah lokasi atau menutup kantor?
• mengelola inventaris sendiri karena biayanya besar dan memerlukan banyak pegawai?
• mengembangkan solusi yang hemat biaya dan tepat untuk memperbiki inventaris Anda secara permanen.