Een toekomstbestendige werkplek: denk eerst even na

Sinds de coronapandemie gingen veel bedrijven op andere manieren werken, maar waarom zijn die transformaties niet altijd even succesvol?

De afgelopen jaren veranderden de omvang en de aard van werkplektransformaties ontzettend. Zo is er meer aandacht voor de behoeften van werknemers, waar en wanneer ze dan ook werken. Bijna iedereen is het erover eens dat er nog meer aanpassingen aan komen, maar die moeten wel goed worden aangepakt. Want verandering overhaasten of niet helemaal begrijpen waaróm die verandering nodig is, kan serieuze, langdurige problemen opleveren.

Heeft u haast en houdt u vóór de transformatie geen rekening met alle mogelijke gebeurtenissen en vergeet u stakeholders erbij te betrekken? Dan kan inkrimpen, hermodelleren of hybride werken u uiteindelijk meer tijd, geld en efficiëntie kosten.

Als u van plan bent uw organisatie in de komende maanden te transformeren, moet u eerst begrijpen wat uw medewerkers nodig hebben en rekening houden met zaken als datagebruik en informatiebeveiliging. Het is ook cruciaal om deskundigen te raadplegen in plaats van alles alleen te doen. Want met die extra begeleiding kunt u de digitale transformatie succesvol en efficiënt uitvoeren.

Pure wilskracht is niet genoeg

Hun werkomgeving aanpassen en hybride werken implementeren zijn hoge prioriteiten voor organisaties wereldwijd, blijkt uit onderzoek van Iron Mountain en The Economist Impact, de onderzoekstak van The Economist. De meerderheid van de organisaties (61,2%) zegt ook dat hun medewerkersbetrokkenheid aanzienlijk, veel of enigszins beter moet worden. Zulke veranderingen moeten hand in hand gaan met doelen en acties op het gebied van digitale transformatie. Dit zijn belangrijke pijlers in de missie om de veerkracht te vergroten. 79,1% van de ondervraagde leidinggevenden is het ermee eens dat het beheren van fysieke werkplekken belangrijk is voor meer veerkracht op de lange termijn. Iets meer dan de helft verandert hun aanpak en investeert in flexibele werkruimten die beter passen bij de behoeften na de coronapandemie.

Er is dus enthousiasme voor bedrijfsveranderingen en digitale transformatie, maar pure wilskracht is niet genoeg om deze ambities ook echt waar te maken. Om de omvang en aard van de uitdaging in te kunnen schatten zijn er een aantal leidende principes nodig. Die uitgangspunten zijn voor iedere organisatie anders, maar enkele overeenkomsten zijn de wens om kosten te verlagen, de productiviteit te verhogen en het welzijn van werknemers te verbeteren.

Nadenken over een toekomstbestendige werkplek

COVID-19 zorgde voor een enorme toename van thuiswerken en inmiddels is die manier van werken in veel bedrijven normaal geworden. Toch verlangen sommige mensen nog steeds naar kantoor. Of uw medewerkers nu elke dag of eens in de twee weken willen komen, er is wel een moderne werkplek nodig om hun moreel en productiviteit te verhogen. Een kantoor dat sinds de pandemie onaangeroerd bleef, is dan ook niet geschikt voor de tijd van nu.

Maar voordat u bureaus en archiefkasten de deur uit doet, moet u eerst strategisch nadenken en (met wat hulp van consultants) de behoeften van uw personeel in kaart brengen. Het is slim om alle fysieke en digitale omgevingen te inventariseren, zodat hun doel duidelijk is en u kunt stoppen met eventuele inefficiënties. Goede eerste stappen zijn tekortkomingen in processen opsporen, toegangsbehoeften bepalen of beveiligingslekken vaststellen.

De fysieke werkplek is belangrijk, maar achter de schermen moet er nog veel meer worden aangepakt. Gegevensbescherming en de manier waarop uw organisatie informatie beveiligt tijdens hybride werken, zijn van het grootste belang. Daarbij gaat het niet alleen om de persoonsgegevens in dossiers en documenten, maar ook om de distributie en het beheer van fysieke apparaten zoals laptops. Om een bedrijfstransformatie te laten slagen, moet u al die aspecten de baas blijven. Zonder deskundige hulp kan dat overweldigend zijn.

Het is cruciaal dat de belangrijkste belanghebbenden, zoals bedrijfsvastgoed, beveiliging en archief- en informatiebeheer, bij het besluitvormingsproces worden betrokken. Iedere afdeling geeft u belangrijke inzichten voor de werkplektransformatie. Alleen door duidelijke communicatie tussen de betrokken partijen zal de transformatie tegemoet komen aan de behoeften van uw collega’s en uw bedrijf.

Hulp met uw nieuwe start

Gaat uw organisatie veranderen, maar ziet u door de bomen het bos niet meer? U hoeft het niet alleen te doen: Iron Mountain helpt u op weg met Clean Start.

Onze specialisten beoordelen uw werkruimtes, geven advies over de risico’s en mogelijkheden van uw nieuwe werkomgeving en helpen u met de uitvoering van uw plannen. Denk aan zaken als veilige opslag, veilige vernietiging en digitale transformatie. Met Clean Start kunt u uw kantoorruimte optimaliseren, kosten besparen, fysieke en digitale ruimtes opruimen en bedrijfsmiddelen efficiënter inzetten. 

Hybride werken zette de wereld op z’n kop en om de concurrentie voor te blijven moet u nu snel en kordaat reageren. Dus wilt u uw wendbaarheid, flexibiliteit en veerkracht in de toekomst garanderen? Schakel hulp in.