Belge ve bilgi yönetiminde yanliş politika uygulamanin 6 önemli sonucu

Etkili belge ve bilgi yönetimi uygulamaları, iş verimliliğinin kritik bir unsurudur. Aslında, istatistikler belge sorunlarının genellikle kurumsal verimlilik kaybının %21'inden fazlasından sorumlu olduğunu göstermektedir.

Etkili belge ve bilgi yönetimi uygulamaları, iş verimliliğinin kritik bir unsurudur. Aslında, istatistikler belge sorunlarının genellikle kurumsal verimlilik kaybının %21'inden fazlasından sorumlu olduğunu göstermektedir.

Genel kanının aksine, doğru belge yönetimi sadece belgelerinizi bir dolapta verimli bir şekilde düzenlemekten ibaret değildir. Aynı zamanda onların güvenliğini, emniyetini ve bütünlüğünü korumayı gerektirir. Peki, işletmeniz zayıf belge yönetimi politikalarından nasıl zarar görüyor? Yanlış belge yönetiminin neye benzediğine ve işletmenizi nasıl etkilediğine dair basit bir rehber hazırladık.

KURULUŞUNUZUN KÖTÜ BİR BELGE YÖNETİMİNE SAHİP OLDUĞUNU GÖSTEREN EN ÖNEMLİ İŞARETLER NELERDİR?

İşte etkili bir belge yönetim sistemi aramanın zamanının geldiğini anlamanızı sağlayacak göstergeler:

• Belgeleriniz çalışanlarınızın dosyalayabileceğinden daha fazlaysa,
• Belgeleri dağıtmakta zorlanıyorsanız,
• Kâğıt belgelerin sayısı ofis deponuzun alabileceğinden daha fazlaysa,
• Çalışanlarınız belgeleri sıklıkla yanlış dosyalıyorsa.

Ofisinizin aşırı dağınık olduğunu da fark edebilirsiniz, çünkü belgeleri depolamak için yeriniz kalmamıştır.

KÖTÜ BELGE YÖNETİMİ POLİTİKALARININ EN ÖNEMLİ 6 SONUCU

Doğru belge yönetimi tamamen ofis belgelerinin güvenli bir şekilde saklanması, istenildiğince kolay ve hızlıca ulaşılması ve gerektiğinde imha edilmesiyle ilgilidir. Bu belgelerin arasında makbuz, fatura, vergi belgeleri, müşteri bilgileri, ticari işlemler, iletişim bilgileri olabilir. Bunları uygun kaynaklar olmadan kendiniz yönetmeye çalışırsanız, işinize zarar verebilirsiniz.

İşte belgeleri yanlış saklamanın 6 sonucu:

1) Belgelere Ulaşmak Zorlaşır

Bir Gartner raporu, çalışanların yarısından fazlasının zamanlarını bilgi ve belge aramak için harcadıklarını vurgulamıştır. Bir çalışanın sadece bir belge bulmak için harcadığı ortalama zaman yaklaşık 18 dakika, bu haftada neredeyse 5 saat demek!

Kötü bir belge yönetim sistemi önemli belgelerin bulunmasını zorlaştırabilir. Bu durum özellikle belgeler belirli bir sıraya göre dosyalanmadığında ya da hatalı bir şekilde yanlış dosyalandığında geçerlidir. Bazı durumlarda, belgeler dosya dolaplarınızın dehlizlerinde kaybolur.

Doğru belge yönetimi üst seviyede organizasyon gerektirir. Kusursuz ve verimli bir depolama sistemi ile belgelerinize birkaç dakika içinde erişmeniz mümkündür. Bunun için güvenilir bir belge yönetim şirketiyle, tercihen yedekleme ve belge imha hizmetleri de sunan bir şirketle çalışmanız önerilir.

2) Kayıtları Kaybetmek Kolaydır

Tüm belgelerin %7,5'inden fazlasının kaybolduğunu biliyor muydunuz? Geriye kalan belgelerin %3'ü de yanlış dosyalanıyor. Belgelerinizi manuel olarak dosyalıyorsanız, bunlara erişen kişileri gösteren bir gözetim zincirine veya kayıt defterine sahip olmanız çok önemlidir. Bu, herhangi bir belgenin kaybolması veya bir bilgi ihlali olması durumunda kayıtları kullanmış veya görüntülemiş çalışanları takip etmenize yardımcı olacaktır.

Ne yazık ki bu sistem nadiren işe yarar. Çalışanın kurumsal kurallarınıza uyacağının ve belgelere eriştiğinde izin kayıt defterini dolduracağının garantisi yoktur. Bu da önemli belgelerin kaybolması veya bilgilerin yanlışlıkla yer değiştirmesi riskini artırır.

Uygun bir belge yönetim sistemi ile hassas bilgilere kimlerin eriştiğini kontrol edebilir ve belgeleri teslim alan herkesin kaydını tutabilirsiniz. Bu tip sistemlerin en iyi tarafı da belge saklama tedarikçisinin güvenli ve güvenilir yedekleme yapması sonucunda belgelerin kaybolma riskini ortadan kaldırmasıdır.

3) Yasal Uyumda Başarısızlık

Yanlış belge yönetimi politikaları, yönetmelik ve kanunlara uymamanın bir sonucu olarak sizi yasal yükümlülüklere açık hale getirir. Belge yönetimine ilişkin çeşitli düzenlemeler bulunmaktadır. Örneğin, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektedir.

Uygun bir belge yönetim sistemi olmadan, bu kritik belgeleri kaybetmek kolaydır. Bu da sizi ağır para cezaları da dahil olmak üzere yasal sonuçlara açık hale getirir. Belgelerinizi tedarikçi kullanarak kurum dışında saklamak, bu tür önemli belgeleri kolayca erişilebilir hale getirir ve yetkisiz tarafların erişimini kısıtlar.

4) Operasyonel Verimsizlik

Yapılan bir araştırma, çalışanların %75'inin belgelere mobil cihazlarından erişebildikleri takdirde işlerinin daha kolay olacağı konusunda hemfikir olduğunu ortaya koymuştur. Manuel belge yönetim sistemleri verimsizdir ve çalışanlar genellikle ihtiyaç duydukları belgeleri bulmakta zorlanırlar. Bu nedenle aradıkları belgeleri bulmak için her hafta birkaç saatlerini harcarlar. Halbuki kaybettikleri bu sürede işlerini yapabilirler.

Zaman kaybına ek olarak, uygunsuz belge depolama da ek maliyet getirir. Ofisteki depolama alanınız dolduğunda, görece pahalı bir yer kiralamak zorunda kalırsınız. Öte yandan bulut tabanlı belge yönetim sistemleri nispeten ekonomiktir ve ihtiyaçlarınız arttıkça depolama alanınızı büyütebilirsiniz.

5) Kayıtlarınızın Güvenliğini ve Emniyetini Tehlikeye Atar

Ofisinizde veya kiraladığınız depolarda sakladığınız belgeler, hiçbir zaman tamamen güvende değildir. Yangın tehlikesine, sel, nem ve diğer doğal afetlere karşı savunmasızdır. Ayrıca, ofisinizde çalışan herkes kolayca erişebileceğinden, kazara veya kasıtlı bilgi sızıntısı riskinizi de artırırsınız.

6) Genellikle Kötü Bir Karar ile Sonuçlanır

Karar verme söz konusu olduğunda kurumsal belgeler kritik önem taşır. Çoğu zaman, şirket yöneticileri önemli kararlar almadan önce belgelere başvurmak zorundadır. Ne yazık ki, eski veya verimsiz bir belge yönetim sistemi kullanıyorsanız, bu belgeleri bulmak zorlaşacak ve büyük kayıplara neden olabilecek temelsiz kararlara yol açacaktır.

Güvenilir bir belge yönetim sistemi belgelerinizin güvende ve emniyette olmasını sağlar. Ayrıca, tüm şirket yöneticileri karar alma süreçlerinde kritik bilgilere erişip bunları doğrulayabildiği için şeffaflığı da artırır.

BELGE VE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİNİZİ ELDEN GEÇİRMENİN ZAMANI GELDİ!

Mevcut belge yönetim sisteminiz ne kadar verimlilik kaybına mal oluyor? Çalışanlarınız için önemli belgelere ulaşmak ne kadar kolay? Belgeleriniz ofisinizde gerçekten güvende mi? Kayıt tutma, operasyonel verimliliğinizin, yasal uyumluluğunuzun, karar alma mekanizmanızın ve kurumsal kârlılığınızın temelidir.

Güvenli kayıt tutma uygulamalarını benimsemelisiniz; aksi takdirde şirketinizi cezai yasal sonuçlara açık bırakırsınız. Ayrıca önemli belgeleri kaybetme veya yanlış yere koyma riskiniz de vardır. Yukarıdaki zorluklardan herhangi biriyle karşı karşıyaysanız, etkili bir belge depolama tedarikçisi edinmenin zamanı gelmiş demektir.

Iron Mountain, güvenli imha ve uygun fiyatlı kurum dışı belge depolama hizmetleri de sunan bilgi ve varlıkları depolama, saklama ve yönetme hizmeti veren küresel bir işletmedir. Belgelerinizi şansa bırakmayın. Güvenilir belge yönetimi hizmetleri için bugün bize ulaşın!