Birleşme, devralma ve tasfiye sırasında fiziksel kayıt yönetimi

Birleşme, devralma veya tasfiye sırasında fiziksel belgeler nasıl yönetilir? Bu gibi büyük kurumsal işlemlerden biri sırasında kayıtları birleştirmek zor olabilir. İşletmeniz devralınmış veya devredilmişse hangi kayıtların tutulması gerekir? Başka bir şirketi devralıyorsanız hangi dokümanların tutulması gerekir? Birden fazla şirketin kayıtlarını düzenlemenin en iyi yolu nedir?

Birleşme, devralma veya tasfiye sırasında fiziksel kayıtlar nasıl yönetilir?

Birleşme, devralma veya tasfiye sırasında fiziksel kayıtlar nasıl yönetilir? Bu büyük kurumsal işlemlerden biri sırasında kayıtları birleştirmek zor olabilir. İşletmeniz devralınmış veya devredilmişse hangi kayıtların tutulması gerekir? Başka bir şirketi devralıyorsanız hangi kayıtların tutulması gerekir? Birden fazla şirketin kayıtlarını düzenlemenin en iyi yolu nedir?

Birleşme, devralma veya tasfiye sırasında fiziksel kayıtlar nasıl yönetilir?

Herhangi bir büyük kurumsal işlem boyunca kayıt yönetiminin üç ana yöntemi vardır. Bir yöntem kayıtların sorumluluğuna; bir diğeri, kayıtların önem derecesine ve son olarak, kayıtların halihazırda saklanmasına odaklanır.

1. Sahiplenme

Kayıtları birleştirmeye çalışırken, sahipliğe bakmak yararlı bir yaklaşım olabilir. Herhangi bir büyük kurumsal işlem sırasında personel etrafta hareket edecek, yer değiştirecek, diğer personelle birleşecek ve yeni yüzlere yer açacaktır. Sahiplenme yaklaşımında kayıt işlemi, şahıs veya görev ile gerçekleşir. Bu yöntemin, kayıtları orijinal olarak oluşturuldukları yerde veya orijinal olarak onları oluşturan görev yardımıyla muhafaza etmeye yönelik ek bir avantajı vardır. Genel olarak, bu yöntem küçük ve orta ölçekli işletmeler için en iyisidir. Amaç, genellikle amortismana tabi görevlere veya azaltılmış personel kayıtlarına bakarak geriye kalanları belirlemektir.

2. Önem

Başka bir yöntem, gelen kayıtların önem derecesini değerlendirmektir - bu, birleşen, devralınan veya satın alınan işletmenin mükemmele yakın bir kayıt programı olduğunda veya mevcut kayıt ve bilgi yönetim sistemi olmadığında en iyi yöntemdir. Bu yöntem, çoğu zaman külfetli ve inanılmaz derecede zaman alıcıdır, ancak amaç önce hangi bilgi havuzlarının kayıt içerdiğini belirlemek ve daha sonra bu kayıtları yeni şirketin mevcut saklama planına göre eşleştirmektir. Bu, genellikle yıllarca olmasa da aylarca süren bir süreçtir.

3. Mevcut Saklama Faaliyeti

Bu senaryodaki tüm belgeler, kaynak işletme tarafından belirlenen geçerli saklama sürelerine göre tutulur. Bu yöntemde amaç, yalnızca birleşen, devralınan veya satın alınan kuruluşun kayıtlarını bırakmaktır. Genellikle, bu yöntemde, eski işletmenin kayıt platformuna erişim sağlanacak ve saklama süreleri dolana kadar beklenecektir. Genellikle mevcut saklama yöntemiyle, eski sisteme kayıt ekleme veya yükleme özelliğinin kapalı olduğunu ve tüm yeni kayıtların eski kayıtlarda değil mevcut kayıt platformunda bulunmasını sağladığını göz önünde bulundurun.

Tasfiye Edilen Kayıtların Ele Alınması

Kayıtların bir kısmını ele alırken ve bir kısmını elden çıkarırken en büyük zorluk, mevcut kayıtlarda hangi belgelerin mevcut işletmede kalacağını ve hangilerinin yeni kuruluşa ait olduğunu belirlemektir. Bu zorluğun manuel bir süreç olarak hem zaman alıcı hem de maliyetli olduğu kanıtlanmıştır. Bugün, analitik teknolojilerin avantajlarından yararlanabiliriz. Bu da, kayıt tasfiye sürecini önemli ölçüde daha hızlı ve daha ucuz hale getirir.

Her tasfiye farklı olduğu için, kayıtların kalıp kalmayacağı ve hangilerinin gitmesi gerektiği kriterleri farklıdır. İlk hedef, bu parametrelerin inanılmaz derecede açık ve kesin olmasını sağlamaktır, aksi takdirde sorun yaşanacağından emin olabilirsiniz. Kayıt tanımlama kriterleri belirlendikten sonra, tüm belgeleri gözden geçirmek ve hangisinin nereye gittiğini belirlemek için personelin oldukça fazla zaman harcaması gerekir.

Teknoloji bunu kolaylaştırmaktadır, çünkü kayıtların tanımlanması için analitik motorlara kayıt kriterlerini uygulayabiliyoruz ve sonra teknolojinin bizim için tespitler yapmasına izin verebiliyoruz. Çoğu zaman, özellikle istisnalar söz konusu olduğunda teknoloji, kişi deneyimi ile paralel ilerler. Kayıtların içeriği hakkında daha bilgili olduklarından ve belirli kayıtların kalması veya gönderilmesi gerekip gerekmediği konusunda bilinçli tespitler yapılmasına yardımcı olabileceklerinden, kayıt ve arşiv sorumlularına soru sormaktan çekinmeyin.

Odak Noktası

Kayıtları birleştirme, devralma veya tasfiye işlemlerini ele alma yaklaşımı olarak hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, kayıtların ve bilgi yönetiminin hedefleri aynı kalır. Her türlü örgütsel değişiklik sürecinde kayıt ve bilgi yönetimi ilkelerini uyguladığınızdan emin olmalısınız.

İster kuruluşunuza yeni bir kayıt yığını geliyor olsun, ister bir ayrılma veya satış sırasında kayıtların bir kısmını gönderiyor olun, odak noktanız aynı kalmalıdır. Kayıtların ve bilgi yönetimi ilkelerinin her zaman mevcut ve geçerli olmasını sağlayın. Eğer bu sağlanabiliyorsa, kayıtlarla ilgili olduğu sürece büyük organizasyonel değişiklikler başarılı olacaktır.

How does one manage physical records during a merger, acquisition or divestment? It can be challenging to merge records during one of these major corporate events. What records need to be kept if your organisation is being bought or sold? What records need to be kept if you are acquiring another organisation? What is the best way to organise the records of multiple companies?

Birleşme, devralma veya tasfiye sırasında fiziksel kayıtlar nasıl yönetilir?

Herhangi bir büyük kurumsal işlem boyunca kayıt yönetiminin üç ana yöntemi vardır. Bir yöntem kayıtların sorumluluğuna; bir diğeri, kayıtların önem derecesine ve son olarak, kayıtların halihazırda saklanmasına odaklanır.

1. Sahiplenme

Kayıtları birleştirmeye çalışırken, sahipliğe bakmak yararlı bir yaklaşım olabilir. Herhangi bir büyük kurumsal işlem sırasında personel etrafta hareket edecek, yer değiştirecek, diğer personelle birleşecek ve yeni yüzlere yer açacaktır. Sahiplenme yaklaşımında kayıt işlemi, şahıs veya görev ile gerçekleşir. Bu yöntemin, kayıtları orijinal olarak oluşturuldukları yerde veya orijinal olarak onları oluşturan görev yardımıyla muhafaza etmeye yönelik ek bir avantajı vardır. Genel olarak, bu yöntem küçük ve orta ölçekli işletmeler için en iyisidir. Amaç, genellikle amortismana tabi görevlere veya azaltılmış personel kayıtlarına bakarak geriye kalanları belirlemektir.

2. Önem

Başka bir yöntem, gelen kayıtların önem derecesini değerlendirmektir - bu, birleşen, devralınan veya satın alınan işletmenin mükemmele yakın bir kayıt programı olduğunda veya mevcut kayıt ve bilgi yönetim sistemi olmadığında en iyi yöntemdir. Bu yöntem, çoğu zaman külfetli ve inanılmaz derecede zaman alıcıdır, ancak amaç önce hangi bilgi havuzlarının kayıt içerdiğini belirlemek ve daha sonra bu kayıtları yeni şirketin mevcut saklama planına göre eşleştirmektir. Bu, genellikle yıllarca olmasa da aylarca süren bir süreçtir.

3. Mevcut Saklama Faaliyeti

Bu senaryodaki tüm belgeler, kaynak işletme tarafından belirlenen geçerli saklama sürelerine göre tutulur. Bu yöntemde amaç, yalnızca birleşen, devralınan veya satın alınan kuruluşun kayıtlarını bırakmaktır. Genellikle, bu yöntemde, eski işletmenin kayıt platformuna erişim sağlanacak ve saklama süreleri dolana kadar beklenecektir. Genellikle mevcut saklama yöntemiyle, eski sisteme kayıt ekleme veya yükleme özelliğinin kapalı olduğunu ve tüm yeni kayıtların eski kayıtlarda değil mevcut kayıt platformunda bulunmasını sağladığını göz önünde bulundurun.

Tasfiye Edilen Kayıtların Ele Alınması

Kayıtların bir kısmını ele alırken ve bir kısmını elden çıkarırken en büyük zorluk, mevcut kayıtlarda hangi belgelerin mevcut işletmede kalacağını ve hangilerinin yeni kuruluşa ait olduğunu belirlemektir. Bu zorluğun manuel bir süreç olarak hem zaman alıcı hem de maliyetli olduğu kanıtlanmıştır. Bugün, analitik teknolojilerin avantajlarından yararlanabiliriz. Bu da, kayıt tasfiye sürecini önemli ölçüde daha hızlı ve daha ucuz hale getirir.

Her tasfiye farklı olduğu için, kayıtların kalıp kalmayacağı ve hangilerinin gitmesi gerektiği kriterleri farklıdır. İlk hedef, bu parametrelerin inanılmaz derecede açık ve kesin olmasını sağlamaktır, aksi takdirde sorun yaşanacağından emin olabilirsiniz. Kayıt tanımlama kriterleri belirlendikten sonra, tüm belgeleri gözden geçirmek ve hangisinin nereye gittiğini belirlemek için personelin oldukça fazla zaman harcaması gerekir.

Teknoloji bunu kolaylaştırmaktadır, çünkü kayıtların tanımlanması için analitik motorlara kayıt kriterlerini uygulayabiliyoruz ve sonra teknolojinin bizim için tespitler yapmasına izin verebiliyoruz. Çoğu zaman, özellikle istisnalar söz konusu olduğunda teknoloji, kişi deneyimi ile paralel ilerler. Kayıtların içeriği hakkında daha bilgili olduklarından ve belirli kayıtların kalması veya gönderilmesi gerekip gerekmediği konusunda bilinçli tespitler yapılmasına yardımcı olabileceklerinden, kayıt ve arşiv sorumlularına soru sormaktan çekinmeyin.

Odak Noktası

Kayıtları birleştirme, devralma veya tasfiye işlemlerini ele alma yaklaşımı olarak hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, kayıtların ve bilgi yönetiminin hedefleri aynı kalır. Her türlü örgütsel değişiklik sürecinde kayıt ve bilgi yönetimi ilkelerini uyguladığınızdan emin olmalısınız.

İster kuruluşunuza yeni bir kayıt yığını geliyor olsun, ister bir ayrılma veya satış sırasında kayıtların bir kısmını gönderiyor olun, odak noktanız aynı kalmalıdır. Kayıtların ve bilgi yönetimi ilkelerinin her zaman mevcut ve geçerli olmasını sağlayın. Eğer bu sağlanabiliyorsa, kayıtlarla ilgili olduğu sürece büyük organizasyonel değişiklikler başarılı olacaktır.

Your Focus

Whatever method you take to approach your records merger, acquisition or divestment, the goals of records and information management remain the same. You must ensure that you maintain records and information management principles throughout any type of organisational change.

Whether a batch of new records is coming into your organisation or you're sending a portion of records off during a spin-off or sale, your focus must remain the same. Ensure records and information management principles remain in place at all times throughout. If one is able to ensure this, the major organisational change will be a success as far as records are concerned.