Få den rette start på rejsen mod din digitale transformation

Digital transformation er indførelse eller integration af teknologi, der har til hensigt at forbedre forretningsprocesserne.

Tro det eller ej, det første skridt mod digital transformation er ikke at løbe direkte ud til scanneren. Selvom 90,5% af alle organisationer har implementeret digitalisering af fysiske dokumenter for at øge tilgængeligheden og sikkerheden, kræver det en mere strategisk tilgang at komme i mål med en rigtig vellykket og bæredygtig transformation.

Hvad enten du lige er gået i gang eller er midt i digitaliseringsprocessen, er det en god idé at træde et skridt tilbage og vurdere din implementeringsstrategi for at sikre, at dine forretningskriterier bliver opnået.

Påbegynd rejsen mod din digitale transformation

Vi har mange års erfaring i at arbejde med kunder fra forskellige industrier, og vi har på den baggrund udarbejdet fem nøgleområder til en strategi, som sikrer en vellykket digital transformation. Vi ser ofte organisationer, der forsøger at springe over, hvor gærdet er lavest, for at opnå automatisering. Det går ofte galt, fordi de ikke har lavet det grundlæggende benarbejde.

Før du påbegynder rejsen mod den digitale transformation, er det vigtigt at starte med disse to trin: Få afklaret hvad du har, og digitalisér dét, du ønsker at beholde. Disse to trin dækker over ret mange ting, så lad os kigge nærmere på det.

Hvad skal beholdes, og hvad skal smides ud - få et overblik over dine dokumenter

Mange organisationer vælger som standard en "behold alting"-kultur - og beholder dokumenter i al evighed. Men det er hverken omkostningseffektivt, efter reglerne eller praktisk. Før man kan blive digital, er det strengt nødvendigt at have en klar forståelse af, hvad du har liggende af dokumenter.

Her er et par nøglespørgsmål, du kan overveje, mens du vurderer værdien af dine dokumenter, og før digitaliseringen påbegyndes:

• Hvilket formater har dine dokumenter? Unikke typer af indhold såsom papir, bånd, mikrofilm eller elektroniske filer bruges forskelligt. Hvis de ikke er integreret i en samlet informationsstyringsløsning, er der ikke en effektiv måde at få nyttig information på.
• Hvordan systematiser du dine dokumenter? Hvad enten det er personhenførbare informationer eller følsomme forretningsdata, vil en systematisering, som giver mening for din virksomheds standarder og politikker, hjælpe med at gøre dataene tilgængelige for organisationen.
• Hvad skal du gøre med dine dokumenter? Du bør få udarbejdet en definition af, hvordan din organisation bruger dokumenterne. Bruges de dag-til-dag eller til langsigtede forretningsmål? Vil du modvirke ineffektive arbejdsgange, bør du stræbe efter processer, som kan gøres nemmere eller mere effektive ved at konvertere papir til et digitalt format.
• Hvordan prioriterer du dine dokumenter?Hvis du ikke kan få adgang til de specifikke data, når du har brug for dem, vil det indebære ekstra udgifter for din virksomhed. Det påvirker SLAs, medarbejdere, processer, kunder, brand og i sidste ende organisationens ry.
• Hvor befinder dokumenterne sig? Dokumenterne er ofte spredt ud over systemer, applikationer, formattyper, afdelinger og placeringer, hvilket kan gøre håndteringen både udfordrende og omkostningskrævende.

Gør du status over, hvad du har med at gøre, kan du undgå almindelige faldgruber såsom:

• Dårlig overskuelighed og adgang til filer
• Forskellige krav til datoer for sletning
• Forskellige dokumenttyper
• Flere typer af løsninger til opbevaring
• Dubletter og versioner, der ikke er godkendte

Det betyder også, at du ikke gemmer dine dokumenter i længere tid end nødvendigt og dermed får øgede omkostninger til opbevaring.

Beslutning om, hvor længe dokumenter skal bevares

En vigtig, men ofte overset del af rejsen mod digital transformation inkluderer at tage en beslutning om, hvor længe din organisation skal beholde de forskellige dokumenter baseret på typen af din virksomhed og de gældende standarder og politikker herfor. At beholde information og systematisk slette dokumenter er to sider af samme sag. En gennemtænkt planlægning for bevaring fortæller noget om den måde, din virksomhed håndterer og understøtter de forskellige forretningsprocesser.

Vi har erfaret, at opsporing af vigtige datoer kan være den største udfordring, når man skal flytte fysiske dokumenter til et digitalt miljø. Har du titusindvis af kasser, kan dokumenter baseret på vigtige datoer være svære at håndtere og udfordrende at holde opdateret, når de lagres uden for virksomheden. Det kan tilmed være dyrt at indeksere dem.

Tager du en fornuftig beslutning om, hvor længe dokumenterne skal bevares, opnår du følgende:

• Et ensartet overblik over dine personlige data og relaterede forpligtigelser
• Du overholder regler og krav i forhold til de forskellige standarder
• Du undgår unødig risiko for brud på datasikkerheden

Hvis det virker overvældende, skal du ikke være bekymret. Vi er med dig hele vejen.

Ryk dig med digitalisering

Nu hvor du har et fornuftigt grundlag for at udføre en digital transformation (trin 1 og 2), er du klar til at bygge et fremtidssikret centralt opbevaringssted, hvor dit team kan tilgå og samarbejde omkring digital information (trin 3). Du er også tættere på de næste skridt mod automatisering af workflows og nem adgang til dine informationer, så dit team kan strømline forretningsprocesserne og benytte værdifulde informationer fra dine data.

Hvis du var forhindret i at deltage i Virtual Forum Clinic, Driving Digital Transformation: The Future of Digital Mailroom, kan du se on-demand versionen.

Grundlaget for succes

Nu hvor du har et fornuftigt grundlag for at udføre en digital transformation (trin 1 og 2), er du klar til at bygge et fremtidssikret centralt opbevaringssted, hvor dit team kan tilgå og samarbejde omkring digital information (trin 3). Du er også tættere på de næste skridt mod automatisering af workflows og nem adgang til dine informationer, så dit team kan strømline forretningsprocesserne og benytte værdifulde informationer fra dine data.

Hvis du var forhindret i at deltage i Virtual Forum Clinic, Driving Digital Transformation: The Future of Digital Mailroom, kan du se on-demand versionen.

*Research udført af Economist Impact med støtte fra Iron Mountain