Kontakt os
Ring til os + 45 70 21 77 00
Dokument- og informationshåndtering
Effektiviser arbejdspladsen med Iron Mountain Clean Start
Vi gennemgår jeres lokaler og arbejdsprocesser og kommer med konkrete forbedringsforslag til, hvordan I får en mere effektiv og fleksibel arbejdsplads.
Kontakt os
Optimer virksomheden og tilpas kontoret til hybridarbejde
En fleksibel arbejdsplads med mulighed for både fjernarbejde og at kunne arbejde effektivt på kontoret er i dag et krav for mange. I en undersøgelse angiver hele 92 % af medarbejderne, at de mindst én dag om ugen arbejder fra et andet sted end kontoret. Virksomheder skal derfor tilpasse deres drift og skabe de rette betingelser for, at deres medarbejdere kan arbejde lige så effektivt hjemmefra som på kontoret. Det er vigtigt at skabe et arbejdsmiljø, der fremmer samarbejde, forbedrer engagement og tilskynder til innovation – uanset om du arbejder på dit hjemmekontor eller på arbejdspladsen.
Med Iron Mountains Clean Start-tjeneste kan du optimere din virksomhed, både til fjernarbejde og arbejde på kontoret. Vi kommer ud til jer og ser på, hvordan I bruger jeres lokaler i dag, med det formål at finde muligheder for besparelser både på lagerplads og enklere styringsprocesser for jeres materiale. Vi kigger også på digitale løsninger til jeres informationsstyring for på den måde at lette fjernarbejde. Vi udarbejder konkrete forbedringsforslag, hvor I kan træffe beslutninger ud fra jeres fremtidige behov for en effektiv og fleksibel arbejdsplads.
Clean Start
Hvornår er der behov for Clean Start?
Daglig drift og høj personaleudskiftning kan med tiden gøre arbejdspladsen rodet og uorganiseret. Dette påvirker produktiviteten, samarbejdet og medarbejdernes motivation.
Ifølge en nylig gennemført undersøgelse fra The Economist er 93 % af virksomhederne klar til at skille sig af med ældre informationsaktiver, men fjernelse af information internt kræver ressourcer og kan øge risikoen for et databrud.
Vores Clean Start-eksperter kan hjælpe dig med at maksimere brugen af dit kontorlokale gennem sikker destruktion og genanvendelse af:
- Papirdokumenter
- Gammelt IT-udstyr
- Andre dataprodukter
- Kontorudstyr.
Det kan være en stor udfordring at flytte eller omorganisere et kontor. Fortrolige oplysninger placeret i arkivskabe, opbevaringsskabe og ved medarbejdernes arbejdspladser udgør en sikkerhedsrisiko, samtidig med at de optager værdifuld plads. Mange virksomheder bruger traditionelle flyttevirksomheder til at hjælpe med en kontorflytning, men de har ikke ekspertisen til at håndtere papirdokumenter, IT-aktiver og andre følsomme materialer, der ikke må falde i de forkerte hænder.
Hos Iron Mountain kan vi hjælpe dig med de services, du har brug for til en vellykket virksomhedsflytning:
- Pakke, flytte og opbevare dokumenter
- Destruere forældede dokumenter på sikker vis
- Sortere, pakke og flytte medarbejdernes arbejdsstationer
- Bortskaffe eller genbruge forældet IT-udstyr
- Flytte møbler og udstyr fra et sted til et andet
- Opbevare paller og udstyr eksternt
- Bortskaffe møbler, inventar og udstyr
- Tage skridtet til en digital arbejdsplads.
Clean Start er en værdifuld støtte, når I skal flytte eller omorganisere kontoret, samtidig med at det hjælper dig med at optimere brugen af pladsen på det nye kontor.
At lukke et kontor ned er meget mere end blot at slukke lyset og låse dørene. Følsomme dokumenter, der findes i lokalerne, ofte i kombination med medarbejdernes egne ejendele og kontorudstyr, kan udgøre en risiko for, at din virksomhed bliver udsat for et databrud, hvis det ikke håndteres på korrekt vis.
Det er derfor vigtigt, at en nedlukning af kontoret sker på en struktureret måde med sikkerheden i fokus. Hos Iron Mountain har vi den nødvendige ekspertise til at planlægge og udføre en sikker nedlukning af din virksomheds kontor. Med vores Clean Start-service kan vi hjælpe dig med følgende:
- Pakke, flytte og opbevare dokumenter
- Destruere forældede dokumenter på sikker vis
- Bortskaffe møbler, inventar og udstyr
- Bortskaffe eller genbruge forældet IT-udstyr
- Flytte møbler og udstyr fra et sted til et andet
- Sortere, pakke og flytte medarbejdernes arbejdsstationer
- Opbevare paller og udstyr eksternt
- Flytte og/eller opbevare kunst.
Sådan fungerer Clean Start
Vi gennemgår følgende områder:
- Dokument- og informationsstyring
Vi ser på muligheden for, hvordan I kan overgå til at blive mere digitale i jeres dokument- og informationsstyring, så alle medarbejdere nemt kan få adgang til den information, de har brug for, også når de fjernarbejder. - Arkiver
Vi gennemgår jeres arkiver i lagerrum, dokumentskabe og på hylder for at fjerne materiale eller skabe mere plads og opnå et mere organiseret arbejdsmiljø. Vi hjælper jer med at destruere uønskede dokumenter, mens øvrige informationer, som I ønsker at gemme, kan opbevares eksternt i vores sikre opbevaringsanlæg. - Destruktion og genanvendelse
Vi tager hånd om jeres gamle IT-udstyr, sletter al følsom information med hjælp af godkendte systemer og genanvender de enheder, der stadig fungerer. Vi tager det IT-udstyr, der er i stykker, til genbrug og sørger for, at elektronikaffaldet ender, hvor det skal. - Opbevaring til specifikke brancher
Har I brug for opbevaring og lagring af for eksempel reference- og vævsprøver til medicinalvirksomheder, beredskabsopbevaring, forskningsmaterialer, geologiske prøver, kunstværker, sæsonprodukter, seismiske medier eller andre specifikke produkter og materialer i din branche, har vi de opbevaringsløsninger, der er påkrævet til disse typer materialer. Du kan efterfølgende nemt bestille det materiale, du skal bruge, hvorefter vi leverer det direkte til det ønskede sted. - Øvrige værdifulde produkter og aktiver
Sammen med jer udarbejder vi en behovsanalyse og ser på, om vi kan skræddersy den bedste opbevaringsløsning ud fra den type af produkter, I har. Dermed behøver I ikke bære ansvaret for vedligeholdelse og direkte omkostninger til lokaler og ressourcer. Vi kan også tage os af dyrere møbler, malerier og lignende ved fx flytning af kontor.
Bliv en mere bæredygtig virksomhed med Iron Mountain
Med Clean Start kan I arbejde mere effektivt både på kontoret og på distancen, hvilket betyder, at I kan spare tid og penge. Men det er ikke de eneste fordele ved en ny start, hvor vores eksperter gennemgår din virksomhed. I kan nemlig også blive en mere bæredygtig virksomhed. For eksempel kan vi sikkert og bæredygtigt tage hånd om IT-produkter, som I ikke længere bruger, og enten sælge dem videre eller genanvende dem, hvilket mindsker behovet for ny produktion og fremmer en cirkulær økonomi gennem genbrug.
Iron Mountain Clean Start for mere effektivt fjernarbejde og kontorarbejde
For at blive en fleksibel arbejdsplads, der er tilpasset nutidens udfordringer, kommer vi med konkrete bud på, hvordan I kan effektivisere både jeres arbejde på kontoret og fjernarbejde.
Typiske spørgsmål og svar
Vi er her for at hjælpe dig, uanset om det handler om nytænkning, nedlukning af kontorlokaler eller behov for bedre organisering og styring af informationer, fx i forbindelse med flytning eller anden ændring af jeres lokaler/kontor
Hvad betyder en transformation af arbejdspladsen?
Arbejdsplads-transformation indebærer at skabe eller forbedre kontorarealerne for at imødekomme de nye fremtidige behov hos virksomheder og deres skiftende arbejdsstyrke. Indsatsen ledes ofte af ejendomseksperter og fagfolk inden for ejendomsadministration i samarbejde med lederne i virksomheden, samt med serviceudbydere som os i Iron Mountain.
Hvorfor er der behov for en transformation af arbejdspladsen?
En forvandling af en arbejdsplads kan være nødvendig af forskellige årsager. Det kan skyldes udvidelse af virksomheden, konsolidering, opkøb, flytning af kontor, nedlukning af kontorer eller omstrukturering af eksisterende kontorlokaler. Virksomhedsinitiativer såsom overgang til hybridarbejde eller forbedret ressourceoptimering kan også kræve, at virksomheder revurderer deres pladsbehov.
Hvad er risiciene ved en transformation af arbejdspladsen?
Forkert indrettede lokaler og høj personaleudskiftning kan med tiden gøre arbejdspladsen rodet og uorganiseret. Fortrolige oplysninger og aktiver, der befinder sig i arkivskabe, opbevaringsskabe og på medarbejdernes arbejdspladser, udgør ikke blot en risiko for at information lækkes eller går tabt, men optager ofte også værdifuld plads.
Ved flytning eller omorganisering er det godt at få hjælp fra en virksomhed med uddannet og erfarent personale, som besidder den ekspertise, der kræves for at forvalte din virksomheds mest værdifulde aktiver ved flytning eller forandringer i ejendommen på korrekt vis.
Hvordan kan en arbejdspladstransformation understøtte overgangen til hybridarbejde i min virksomhed?
Mange virksomheder giver i dag deres medarbejdere mulighed for at kombinere fjern- og kontorarbejde. Medarbejdere, der arbejder virtuelt, forventer nem og hurtig adgang til både digital og fysisk information, samt værktøjer, der understøtter effektivt samarbejde. For at få dette til at fungere problemfrit, kan det være nødvendigt med en transformation af arbejdspladsen.