Dokumentscanning og digital arkivering

Gør jeres information tilgængelig med dokumentscanning og digital arkivering. All information samlet på et sted giver mere effektive arbejdsprocesser.

Kontakt os

Hop til:

Book et rådgivningsmøde

Scan virksomhedens dokumenter og saml dem i et digitalt dokumentstyringssystem

En virksomhed håndterer dagligt mange forskellige typer dokumenter. Det kan være fakturaer, kvitteringer, kontrakter og journaler, hvoraf mange skal gemmes ved lov i et vist antal år. Det resulterer i en masse papirarbejde og stiller samtidig krav til et fysisk sted at arkivere det hele. Nogle gange skal man hurtigt kunne finde et bestemt dokument eller en information, hvilket kan være et problem, hvis virksomhedens dokumenter er spredt i forskellige systemer som Dropbox, filserver, Google Drive og fysisk arkivering på kontoret.

Med Iron Mountains dokumentscanning og digital arkivering kan I samle al dokumentation og data ét sted. Informationen bliver tilgængelig med det samme, når du har brug for den, og du skal ikke tænke på, hvor længe noget skal gemmes. Du slipper også for udgifter til fysisk opbevaring og kedeligt papirarbejde, hvor der er risiko for menneskelige fejl og tab af dokumenter.

Med scanning og digital arkivering skaber I forudsætningerne for effektive arbejdsprocesser

Virksomheder, der håndterer meget dokumentation og data, har ofte krav om at opbevare oplysninger i et vist antal år, hvilket har resulteret i tids- og omkostningskrævende papirarbejde og bunker af papirer, der tager plads. Med digital arkivering flyttes virksomhedens arkiverede papirer til digitalt format. Vi scanner fakturaer, kontrakter og andre vigtige dokumenter, digitaliserer dem og stiller dem derefter til rådighed for jer i enten jeres eller vores eget dokumentstyringssystem.

Når I samler alle jeres oplysninger digitalt, skaber I optimale betingelser for hurtige og sikre arbejdsprocesser. Alle i virksomheden får adgang til virksomhedens dokumenter online, og det er nemt at dele information med de medarbejdere, der har behov for at bruge den.

Scan and Store value

Fordele med elektronisk arkivering

Der er flere fordele ved at begynde at scanne jeres fysiske dokumenter:

20 mio €
Kan virksomheder få bøder for manglende overholdelse af GDPR.
56%
Af organisationer er stadig afhængige af papirbaserede kontrakter og ordrer.

Sådan fungerer vores dokumentscanning og digitale arkivering

E-arkivering på jeres vilkår

Vi skræddersyer vores løsninger til din virksomheds behov og udfører alle former for scanning, såsom scanning af fakturaer, HR-dokumenter, tegninger med mere. Du vælger selv, om vi skal scanne dokumenter dagligt, flere gange om ugen, en gang om måneden eller foretage en engangsscanning af dit fysiske arkiv. Alt bliver tilgængeligt for dig digitalt og kan deles i virksomheden. Vi tager altid hensyn til gældende love og regler såsom GDPR, Bogføringsloven og Arkivloven.

Scanning og digital arkivering i henhold til GDPR

Som virksomhed er det vigtigt at holde styr på GDPR, og at man behandler persondata på en tryg og sikker måde - og det gælder ikke mindst når det kommer til arkivering. Alle dine dokumenter, der indeholder persondata, skal opbevares sikkert, så oplysningerne ikke risikerer at blive lækket. Hvis dette ikke gøres korrekt, risikerer du store bøder på op til 4% af din globale omsætning eller 20 millioner euro afhængig af, hvad der er højest.

Hos Iron Mountain sikrer vi, at din scanning og digitale arkivering altid foregår i overensstemmelse med GDPR, og du kan føle dig sikker på, at dine følsomme oplysninger er beskyttet. Vi har arbejdet med at håndtere og beskytte virksomhedsoplysninger i over 70 år og behandler altid vores kunders aktiver, som var de vores egne.

Har I brug for hjælp med jeres fysiske arkiv?

Har I fysiske dokumenter, der skal gemmes, kan vi også tage os af disse for jer. Vi opbevarer de arkiverede dokumenter i vores sikre arkiveringsfaciliteter med kameraer og topmoderne brand- og tyverialarmer. Her er virksomhedens oplysninger sikret døgnet rundt, og du skal ikke bekymre dig om, at virksomhedens følsomme oplysninger kommer i de forkerte hænder eller forsvinder for altid.

Workflow diagram of process for the Document Scanning and Digital Storage service

Hvilke virksomheder har gavn af dokumentscanning og digital arkivering?

Alle virksomheder, myndigheder og organisationer, der håndterer forskellige typer dokumenter, kan drage nytte af dokumentscanning og digital arkivering. Alt efter hvilken type information din virksomhed håndterer, er der forskellige love, der bestemmer, hvor længe dokumenter skal gemmes og også regler for, hvordan oplysningerne skal gemmes, hvilket kan være tidskrævende og svært at holde styr på selv.

Hos Iron Mountain supporterer vi mere end 230.000 kunder i mere end 60 lande med deres informationshåndtering, og vi har stor erfaring med at håndtere information indenfor alle brancher. Det betyder, at du kan føle dig tryg, når du hyrer os til dokumentscanning og digital arkivering. Vi gør det nemt for dig som kunde, uanset om I er en kommune, en bank eller et advokatfirma.

Har I følsomme oplysninger, der skal scannes?

Mange myndigheder og virksomheder som eksempelvis advokatfirmaer, medicinalvirksomheder og banker håndterer dagligt dokumenter med fortroligt indhold. Hos Iron Mountain kan vi tilpasse vores dokumentscanning og digitale arkivering til din virksomheds behov. Vores personale har den uddannelse og sikkerhedsklassificering, der kræves for sikkert at scanne dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger. Ud fra kundens ønsker kan vi opsætte en autorisationsstyring for at sikre, at den rette person og afdeling har adgang til dokumenterne.

digital concept of laptop, using blue nodes and file paths

Kombiner vores services for en effektiv helhedsløsning

Dokumentscanning og digital arkivering er en stor del af en digital arbejdsplads, da det effektiviserer arbejdet og skaber merværdi for virksomheden. Vi tilbyder en række services, der kan integreres med hinanden, så din virksomhed kan arbejde hurtigt og smidigt med jeres informationshåndtering. Hos os finder du blandt andet en række arkiveringstjenester, automatisering af dine forretningsprocesser og Iron Mountain InSight, som er en Intelligent Content Service Platform.

Vi tager os af et dokument gennem hele dets livscyklus, fra dokumentscanning og digital opbevaring til fysisk opbevaring og destruktion. Dette er normalt en avanceret proces, som vi har specialiseret os i, og du kan nemt få adgang til de helt rigtige informationer, når du har brug for dem i vores eller jeres eget digitale e-arkiveringssystem.

Du er velkommen til at kontakte os hos Iron Mountain, hvis du vil vide mere om, hvordan dokumentscanning og digital arkivering kan effektivisere din virksomhed.

Digitaliser, del og arbejd sammen med Iron Mountains InSight-løsninger

Saml jeres fysiske og digitale information på den digitale oplevelsesplatform Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP) InSight DXP vokser med jeres forretning og er en omfattende platform, hvor I kan udvide jeres muligheder efterhånden som jeres krav ændrer sig. I får bl.a. mulighed for at udvide jeres digitale lager, antal brugere og funktioner såsom automatisering af arbejdsgange.

Relaterede digitale løsninger

Den intelligente dokumentbehandling InSight Intelligent Document Processing

Ved første øjekast kan det virke uoverskueligt at samle fysisk og digital information.

Rådgivning i informationsstyring

Iron Mountain er eksperter i informationsstyring og tilbyder helhedsløsninger for sikker og effektiv informationshåndtering. Læs mere her.

Vi gør det nemt at komme i gang.

Jeg accepterer at ved afsendelse af denne formular giver jeg Iron Mountain tilladelse til at behandle mine data efter forskrift beskrevet i Iron Mountains "Privacy Notice". Hvis du tidligere har tilmeldt dig modtagelse af marketing emails, men ændrer mening, kan du afmelde dig ved klikke her.