Iron Mountain document scanning and digital storage services

Dokumentscanning og digital arkivering

Gør jeres information tilgængelig med dokumentscanning og digital arkivering. All information samlet på et sted giver mere effektive arbejdsprocesser.

Kontakt os

Scan virksomhedens dokumenter og saml dem i et digitalt dokumentstyringssystem

En virksomhed håndterer dagligt mange forskellige typer dokumenter. Det kan være fakturaer, kvitteringer, kontrakter og journaler, hvoraf mange skal gemmes ved lov i et vist antal år. Det resulterer i en masse papirarbejde og stiller samtidig krav til et fysisk sted at arkivere det hele. Nogle gange skal man hurtigt kunne finde et bestemt dokument eller en information, hvilket kan være et problem, hvis virksomhedens dokumenter er spredt i forskellige systemer som Dropbox, filserver, Google Drive og fysisk arkivering på kontoret.

Med Iron Mountains dokumentscanning og digital arkivering kan I samle al dokumentation og data ét sted. Informationen bliver tilgængelig med det samme, når du har brug for den, og du skal ikke tænke på, hvor længe noget skal gemmes. Du slipper også for udgifter til fysisk opbevaring og kedeligt papirarbejde, hvor der er risiko for menneskelige fejl og tab af dokumenter.

Med scanning og digital arkivering skaber I forudsætningerne for effektive arbejdsprocesser

Virksomheder, der håndterer meget dokumentation og data, har ofte krav om at opbevare oplysninger i et vist antal år, hvilket har resulteret i tids- og omkostningskrævende papirarbejde og bunker af papirer, der tager plads. Med digital arkivering flyttes virksomhedens arkiverede papirer til digitalt format. Vi scanner fakturaer, kontrakter og andre vigtige dokumenter, digitaliserer dem og stiller dem derefter til rådighed for jer i enten jeres eller vores eget dokumentstyringssystem.

Når I samler alle jeres oplysninger digitalt, skaber I optimale betingelser for hurtige og sikre arbejdsprocesser. Alle i virksomheden får adgang til virksomhedens dokumenter online, og det er nemt at dele information med de medarbejdere, der har behov for at bruge den.

Fordele med elektronisk arkivering

Der er flere fordele ved at begynde at scanne jeres fysiske dokumenter:

Mindre papirarbejde – Ved at lade Iron Mountain scanne dine dokumenter, fjerner du alt unødvendigt papirarbejde, der både koster penge og tager tid fra personalet, der i stedet kan fokusere på andre vigtigere ting
Ingen fysisk opbevaring nødvendig – Arkivering af papir kræver meget fysisk plads, som måske ikke altid er tilgængelig. Når du gemmer dine oplysninger digitalt, behøver I ikke tænke på plads og opbevaring
Reducer risikoen for tab af information – Når alle dokumenter er sikkert opbevaret i et digitalt dokumentstyringssystem, reduceres risikoen for tab af information. Ingen papirer vil gå tabt eller blive ødelagt
Effektive arbejdsprocesser – Når al din information er lagret digitalt, er det hurtigt og nemt at få præcis den information, du leder efter
Information bliver tilgængelig for alle – Scannede dokumenter bliver tilgængelige for alle i virksomheden med det samme og kan deles med de medarbejdere, der skal have adgang til oplysningerne. På den måde øges personalets effektivitet og produktivitet.

Iron Mountain Express Scanning

Udvalgte emner

digital concept featuring a hand reaching for digital representation of Earth

Digital transformation: Er vi klar?

Fremskynd din digitale transformationsrejse i fem trin.

20 mio €
Kan virksomheder få bøder for manglende overholdelse af GDPR.
56%
Af organisationer er stadig afhængige af papirbaserede kontrakter og ordrer.

Sådan fungerer vores dokumentscanning og digitale arkivering

Scanning af dokumenter
Vi kommer ud til dig og henter de fysiske dokumenter, som du ønsker at scanne. Når de er på plads hos os, scanner vores eksperter dokumenterne på en tryg og sikker måde
Kvalitetssikring
Vi kvalitetssikrer de scannede dokumenter og indekserer dem ud fra jeres behov, så informationen bliver søgbar
Adgang til et digitalt dokumentstyringssystem
Vi samler alle oplysninger, som vi så scanner ind i jeres eller vores dokumentstyringssystem, hvor I desuden kan gemme jeres almindelige digitale dokumenter, så alt kan samles ét sted. Al information er nu søgbar, og det er hurtigt og nemt at finde det, I har brug for.

How document scanning and digital storage works

Iron Mountains pålidelige og sikre dokumentscanningstjenester giver dig mulighed for at få central adgang til dine oplysninger, frigøre værdifuld arbejdsplads og gøre håndteringen af dine oplysninger og deres anvendelse meget lettere.

E-arkivering på jeres vilkår

Vi skræddersyer vores løsninger til din virksomheds behov og udfører alle former for scanning, såsom scanning af fakturaer, HR-dokumenter, tegninger med mere. Du vælger selv, om vi skal scanne dokumenter dagligt, flere gange om ugen, en gang om måneden eller foretage en engangsscanning af dit fysiske arkiv. Alt bliver tilgængeligt for dig digitalt og kan deles i virksomheden. Vi tager altid hensyn til gældende love og regler såsom GDPR, Bogføringsloven og Arkivloven.

Scanning og digital arkivering i henhold til GDPR

Som virksomhed er det vigtigt at holde styr på GDPR, og at man behandler persondata på en tryg og sikker måde - og det gælder ikke mindst når det kommer til arkivering. Alle dine dokumenter, der indeholder persondata, skal opbevares sikkert, så oplysningerne ikke risikerer at blive lækket. Hvis dette ikke gøres korrekt, risikerer du store bøder på op til 4% af din globale omsætning eller 20 millioner euro afhængig af, hvad der er højest.

Hos Iron Mountain sikrer vi, at din scanning og digitale arkivering altid foregår i overensstemmelse med GDPR, og du kan føle dig sikker på, at dine følsomme oplysninger er beskyttet. Vi har arbejdet med at håndtere og beskytte virksomhedsoplysninger i over 70 år og behandler altid vores kunders aktiver, som var de vores egne.

Har I følsomme oplysninger, der skal scannes?

Mange myndigheder og virksomheder som eksempelvis advokatfirmaer, medicinalvirksomheder og banker håndterer dagligt dokumenter med fortroligt indhold. Hos Iron Mountain kan vi tilpasse vores dokumentscanning og digitale arkivering til din virksomheds behov. Vores personale har den uddannelse og sikkerhedsklassificering, der kræves for sikkert at scanne dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger. Ud fra kundens ønsker kan vi opsætte en autorisationsstyring for at sikre, at den rette person og afdeling har adgang til dokumenterne.

Hvilke virksomheder har gavn af dokumentscanning og digital arkivering?

Alle virksomheder, myndigheder og organisationer, der håndterer forskellige typer dokumenter, kan drage nytte af dokumentscanning og digital arkivering. Alt efter hvilken type information din virksomhed håndterer, er der forskellige love, der bestemmer, hvor længe dokumenter skal gemmes og også regler for, hvordan oplysningerne skal gemmes, hvilket kan være tidskrævende og svært at holde styr på selv.

Hos Iron Mountain supporterer vi mere end 230.000 kunder i mere end 60 lande med deres informationshåndtering, og vi har stor erfaring med at håndtere information indenfor alle brancher. Det betyder, at du kan føle dig tryg, når du hyrer os til dokumentscanning og digital arkivering. Vi gør det nemt for dig som kunde, uanset om I er en kommune, en bank eller et advokatfirma.

Har I brug for hjælp med jeres fysiske arkiv?

Har I fysiske dokumenter, der skal gemmes, kan vi også tage os af disse for jer. Vi opbevarer de arkiverede dokumenter i vores sikre arkiveringsfaciliteter med kameraer og topmoderne brand- og tyverialarmer. Her er virksomhedens oplysninger sikret døgnet rundt, og du skal ikke bekymre dig om, at virksomhedens følsomme oplysninger kommer i de forkerte hænder eller forsvinder for altid.

Kombiner vores services for en effektiv helhedsløsning

Dokumentscanning og digital arkivering er en stor del af en digital arbejdsplads, da det effektiviserer arbejdet og skaber merværdi for virksomheden. Vi tilbyder en række services, der kan integreres med hinanden, så din virksomhed kan arbejde hurtigt og smidigt med jeres informationshåndtering. Hos os finder du blandt andet en række arkiveringstjenester, automatisering af dine forretningsprocesser og Iron Mountain InSight, som er en Intelligent Content Service Platform.

Vi tager os af et dokument gennem hele dets livscyklus, fra dokumentscanning og digital opbevaring til fysisk opbevaring og destruktion. Dette er normalt en avanceret proces, som vi har specialiseret os i, og du kan nemt få adgang til de helt rigtige informationer, når du har brug for dem i vores eller jeres eget digitale e-arkiveringssystem.

Du er velkommen til at kontakte os hos Iron Mountain, hvis du vil vide mere om, hvordan dokumentscanning og digital arkivering kan effektivisere din virksomhed.

digital concept of laptop, using blue nodes and file paths

Vi gør det nemt at komme i gang.

Jeg accepterer at ved afsendelse af denne formular giver jeg Iron Mountain tilladelse til at behandle mine data efter forskrift beskrevet i Iron Mountains "Privacy Notice". Hvis du tidligere har tilmeldt dig modtagelse af marketing emails, men ændrer mening, kan du afmelde dig ved klikke her.