Sådan fungerer det
Iron Mountains digitale posthåndtering er lige så nem at opsætte, som den er brugervenlig.
- Efter omdirigeringen af din post, vil Iron Mountain hente posten og transportere den til vores sikre scanningsfaciliteter til digitalisering. Din post kommer aldrig til at forlade Iron Mountains forvaringskæde.
- Iron Mountains eksperter scanner og opfanger automatisk nøgleord i din post, så de digitaliserede kopier automatisk sendes til den påtænkte modtager. Du har mulighed for at anmode om, at der opfanges yderligere søgeord med relevans for din virksomhed.
- Du styrer, hvem slutmodtageren er, gennem undtagelsesbehandling.
- Dine elektroniske oplysninger vil blive krypteret og overført på tværs af et sikkert netværk.
- Du kan søge i og få adgang til den digitaliserede post i vores platform til informationsstyring og indholdstjenester, Iron Mountain Insight®
- Funktionsbaseret adgang, som du ejer og håndterer, sikrer, at kun de autoriserede brugere kan se og dele posten.
- Iron Mountain kan hjælpe dig med afhændelse af din fysiske post via opbevaring, sikker makulering eller ved at returnere den til dig.
Digital posthåndtering funktioner og fordele
Digitalisering af din post
Sikker adgang og opbevaring af dine oplysninger
Integration af data på tværs af platforme
Styring af hele postens livscyklus
Integration af data på tværs af platforme
Modernisering af posthåndtering: udvikl virksomheden ud fra dens individuelle behov
Hos de forskellige virksomheder har en papirbaseret korrespondance altid været fremherskende, da det er blevet betragtet som en pålidelig løsning. Mere præcist indebærer det, at der dagligt både sendes og modtages masser af post. Men al den indkommende dokumentation kræver en rettidig og effektiv distribution, kvittering og handling.
Traditional
Physical manual processes
En traditionel posthåndtering er indgangspunktet for store mængder af indgående fysisk post, der kræver backoffice-handlinger, når den skal sorteres og distribueres. Dette kan resultere i følgende problemstillinger:
Traditional
- Det kan have en negativ indvirkning på medarbejdernes produktivitet, når de skal sortere og levere posten til den rigtige person på tværs af afdelingerne
- Dårlige kundeoplevelser
- En potentiel manglende overholdelse af de enkelte krav og lovmæssige konsekvenser
- Tab af følsomme oplysninger
- Større udfordringer med at understøtte fjernarbejde
Digital
Den digitale posthåndtering fungerer gennem en intelligent dokumentbehandling (IDP), som omfatter:
Digital
- Scanning og digitalisering af fysisk post til web- og mobiladgang
- Udtræk af metadata for effektiv søgning
- Validering og gennemgang
- Klassificering med AI/ML
- Brugeradgangsregler og forsendelse
- Revisionssporing, som giver en forbedret overholdelse (compliance)
Intelligent
Automated mail processing, metadata extraction, and workflows
Den intelligente posthåndtering tilbyder alle fordelene ved digital posthåndtering gennem en indholdsserviceplatform (CSP), som omfatter:
Intelligent
- Indholdsstyring
- Informationsstyring
- Intelligent metadataudtræk og berigelse
- Søg og hent funktionalitet
- Samarbejde
- Automatiserede arbejdsgange
- Forbundet multiplatform
- Muligheder for optisk tegngenkendelse (OCR).
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan sørger Iron Mountain for, at posten bliver omdirigeret til de korrekte modtagere?
Hver bruger tildeles en brugergruppe, og de enkelte brugergrupper kombineres med datasikkerhedsregler for at sikre, at posten bliver sendt til de korrekte personer. Iron Mountains implementeringsteam sikrer, at de korrekte roller og sikkerhed er på plads, så din organisation kan opretholde dens datasikkerhed samt overholde privatlivspolitikken.
Hvem har adgang til min post?
Iron Mountains implementeringsteam mødes med din organisation for at lære, hvordan din organisation ønsker at håndtere posten: efter afdeling, etage, enkeltperson osv.
Iron Mountain opsætter derefter dine brugere, brugergrupper og datasikkerhedsregler for at sikre, at de rigtige personer har adgang til posten. Mange organisationer har også en administrator, som kan opdatere dette hierarki, hvis du f.eks. ikke er på arbejde og har brug for at få din post midlertidigt omdirigeret.
Hvad sker der efter digitaliseringen?
Du kan vælge mellem flere muligheder til at råde over din fysiske post:
- Din fysiske post returneres til din adresse
- Din fysiske post gemmes i et Iron Mountain Records Cente
- Din fysiske post bliver makuleret