Automatisierte HR-Prozesse im Einzelhandel

Kundenprojekte

Wie eine Einzelhandelskette ein veraltetes, manuelles HR-System durch eine moderne Plattform ersetzte.

26. Juli 20228 Min.
Automatisierte HR-prozesse

Herausforderung

Eine grosse Einzelhandelskette wollte ihre HR-Prozesse automatisieren, um die Effizienz zu steigern und die Abläufe zu optimieren. Sie brauchte Ersatz für ein nicht mehr adäquates System.

Lösung

Iron Mountain Human Resources

Nutzen

  • Veraltete, heterogene manuelle Abläufe wurden in einheitliche automatisierte Prozesse verwandelt.
  • Dokumentenverarbeitung wurde effizienter, fehlerfreier und schneller.
  • Das Unternehmen wurde angeregt, Nutzen von Automatisierung und Digitalisierung auch in anderen Bereichen zu prüfen.
  • HR-Archiv wurde modernisiert

Modernisieren für mehr Effizienz

In jeder Personalabteilung fallen viele Dokumente an. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Urlaubsanträge, Arbeitszeugnisse, Gehaltsabrechnungen und vieles mehr müssen in der HR verarbeitet werden. In grossen Unternehmen gibt es spezielle Teams, die sich um verschiedene Aspekte der Personalverwaltung kümmern. So auch bei dem Unternehmen unserer Fallstudie. Dort hatten die Teams im Laufe der Zeit jeweils ihre eigenen Arbeitsabläufe entwickelt. Die HR Mitarbeiter: innen hatten ganz genaue Vorstellungen davon, was sie sich von einer neuen Plattform wünschten:

  • mehr Effizienz
  • zentraler Zugriff auf alle HR-Dokumente
  • einheitliche, automatisierte Workflows
  • hoher Grad an fortlaufender Unterstützung
  • reibungsloser Übergang für die Mitarbeitenden

Die unterschiedlichen Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen und die Prozesse in der gesamten HR zu optimieren, war eines der Hauptziele. Da die Personalunterlagen auf die verschiedenen Gruppen verteilt waren und auf mehreren Dateiservern lagen, wurde eine Möglichkeit zur Zentralisierung all dieser Informationen benötigt.

Personaldokumente enthalten jede Menge personenbezogener Daten. Diese sensiblen Daten nachzuverfolgen und zu schützen, war unter den gegebenen Umständen sehr schwierig. Es dauerte übermässig viel Zeit, Dokumente zu finden. Die Verwaltung der Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen war ebenso aufwendig. All die manuellen Prozesse waren nicht nur umständlich, sondern auch anfällig für menschliche Fehler. Deshalb war es so wichtig, eine Lösung mit einem zentralen Repository zu finden.

Das richtige Werkzeug für viele Aufgaben

Sich an ganz neue Arbeitsweisen zu gewöhnen, ist nie einfach, weshalb sich das Unternehmen eine Plattform mit einem hohen Support-Level wünschte. Das eigene IT-Team war bereits voll ausgelastet mit internen Projekten. Ausserdem wollte man die verfügbaren Automatisierungstechnologien nutzen.

Bevor das Unternehmen in eine Umstellung der gesamten HR investierte, musste es sich vergewissern, dass die neue Plattform auch an die individuellen Besonderheiten in den Arbeitsabläufen des HR-Teams angepasst werden kann. Die SaaS-Plattform, die alle Anforderungen erfüllte, war Iron Mountain Human Resources.

Ein ganz neues Arbeiten

Die Wahl einer neuen Lösung ist nur die halbe Miete … oder vielleicht auch nur ein Viertel. Die Einführung einer Lösung ist der schwierige Teil – weil oft nur wenig Zeit vorhanden ist, um eine ganze Abteilung auf ein völlig ungewohntes System umzustellen. Viele der üblichen Widerstände gegen neue Systeme konnten in diesem Fall vermieden werden, weil sich die Plattform exakt an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt.

Doch um von dieser Anpassbarkeit profitieren zu können, musste das Unternehmen einen internen Mitarbeiter abstellen, der gemeinsam mit einem Solution Architect von Iron Mountain eine massgeschneiderte Lösung entwickelt. Damit die Plattform später optimal genutzt werden kann, musste der interne Experte das alte System und die Anwender:innen ganz genau kennen, das Potenzial der Software erfassen und verstehen, wie das neue System funktionieren soll.

Aus der Zusammenarbeit zwischen dem internen Experten und dem Iron Mountain Team entstand eine individuell auf das Unternehmen zugeschnittene Plattform. Das HR-Team hatte viel Zeit, sich mit der neuen, angepassten Plattform vertraut zu machen, bevor die Abläufe endgültig umgestellt wurden. Durch die Anpassungen und die ausführlichen praktischen Schulungen lief der Übergang zur neuen Lösung reibungslos ab.

Musterbeispiel für die Digitalisierung

Das Unternehmen ersetzte ein veraltetes, manuelles HR-System durch eine modernere Plattform,mit der es digitaler arbeiten kann.

Das Dashboard der Lösung bietet nun einen Überblick über die Abteilung, Kennzahlen können abteilungsübergreifend ermittelt und besser ausgewertet werden. Die Prozesse wurden optimiert und vereinheitlicht. Alle HR-Dokumente befinden sich in einem zentralen Verzeichnis – wo sie einfacher aufzufinden und zu verwalten sind. Das Risiko menschlicher Fehler wurde erheblich reduziert. Und wenn doch einmal etwas passiert, gibt es Sicherheitsvorkehrungen zur Kennzeichnung und Korrektur von Problemen in Echtzeit. Mit der neuen Plattform hat die Personalabteilung mehr Zeit für die Beschäftigten, weil die Arbeit mit Dokumenten schneller von der Hand geht. Iron Mountain Human Resources ist eine Lösung, die in einer digitalen Welt auch komplexe Anforderungen erfüllt.