Digitalisierung von Patientenakten mit integrierter End-to-End-Lösung

Kundenprojekte

Dank einer integrierten Digitalisierungslösung wurde es einfacher, zusammenhängende Symptome und Krankheiten zu erkennen.

18. Februar 20228 Min.
Die Zukunft wird papierlos – für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit

Herausforderung

Ein grosses Unternehmen des staatlichen britischen Gesundheitssystems NHS wollte 184.000 Patientenakten digitalisieren, um Effizienz und Verwaltung in seinen Einrichtungen zu optimieren. Gleichzeitig sollten Patient*innen ihre Akten künftig online einsehen können.

Branche

Gesundheitswesen

Lösung 

Iron Mountain stellte eine vollständig integrierte End-to-End-EDMS- und Digitalisierungslösung bereit: Dateierfassung, Indizierung, Imaging und der Zugriff auf Patientenakten geschehen über eine sichere Plattform, die vollständig in das EPR-System integriert ist.

Ergebnisse 

Das Unternehmen spart Zeit und Platz und riskiert keine Datenverluste und -lecks mehr. Dank des integrierten Fallmanagements, derunterstützten Entscheidungsfindung sowie effizienter digitaler Workflows kann jetzt mehr Nutzen aus den Patientendaten gezogen werden. Auch die Patienten werden davon profitieren, online auf ihre Akten zugreifen zu können.

EPR-System ermöglicht späteren Patientenzugriff

Das kurzfristige Ziel war es, 184.000 Papierakten zu digitalisieren. In Zukunft möchten wir aber auch, dass die Patientinnen und Patienten sicher auf ihre eigenen Daten und Behandlungspläne zugreifen können.

Auf seinem Krankenhaus-Campus, in mehreren Ambulanzen und mit verschiedenen Sozialdiensten versorgt das NHS-Unternehmen mehr als 250.000 Menschen. Das bedeutet pro Jahr 265.000 Termine und zusätzlich 83.000 Behandlungen in der Notaufnahme. All das muss effizient gehandhabt werden. Im Laufe der letzten fünf Jahre hat das Unternehmen an seinen digitalen Kapazitäten gearbeitet und dabei die Patienten in den Mittelpunkt gestellt, damit sie jederzeit die richtige Behandlung erhalten. Das führte zu einer höheren Behandlungsqualität und mehr Sicherheit. Gleichzeitig stabilisierte sich die finanzielle Lage des Unternehmens, und Kostensenkungsziele konnten erreicht werden. Wie auch bei vielen anderen NHS-Organisationen nahm diese Strategie seit Beginn der Pandemie noch einmal Fahrt auf. Priorität hatte nun vor allem, Mitarbeiter und Patienten vor Corona zu schützen. Dafür wurde auch die Arbeit im Homeoffice ermöglicht.

Onlinezugriff auf Behandlungspläne und Akten

Bereits vor der Pandemie war es eine grosse Herausforderung gewesen, in vollgepackten Archiven die richtigen Patientenakten zu finden. Nun wollte das Unternehmen das Thema Scanning endgültig angehen. Als während des ersten britischen Lockdowns die Corona-Zahlen wieder sanken, wurde dies zu einem umfassenderen Transformationsprogramm erweitert, mit dem ein unternehmensweites, integriertes EPR-System (Electronic Patient Record System) geschaffen werden sollte. Die kurzfristige Herausforderung lag darin, 184.000 Papierakten zu digitalisieren und den Zugriff darauf zu ermöglichen. In Zukunft sollten dann auch die Patienten sicheren Einblick in ihre eigenen Daten und Behandlungspläne erhalten. Gesucht wurde eine End-to-End-Lösung, über die sich Daten erfassen und indizieren lassen, die Imaging ermöglicht und Akten vernichten kann – in Kombination mit einem intuitiven EDMS (Electronic Document Management System) und einem sicheren Audit-Trail.

Vollständig digitale End-to-End-Lösung

Mit intelligenten Tracking-Technologien, die sich komplett in das Patientenmanagementsystem des Unternehmens integrieren lassen, werden die Papierakten rechtzeitig vor den Terminen digital zur Verfügung gestellt.

Intuitive Bedienung

Nach einer öffentlichen Ausschreibung entschied sich das Unternehmen für Iron Mountain® – nach einer erfolgreichen Vorführung der Lösung, bei der die intuitive Bedienbarkeit und unsere Kompetenz im BereichInformation Governance überzeugte. Im Rahmen des Services werden Aktenkartons fachkundig vor Ort abgeholt. Jedes Dokument wird sorgfältig indiziert und in einem komplexen Scanning-Prozess eingelesen. Die Akten erhaltenindividuelle Barcodes für die Nachverfolgung. Nach dem Scannen und entsprechender Autorisierung durch das Unternehmen können die Originalpapiere sicher und mit einem vollständigen Audit-Trail vernichtet werden.

Sofortabruf auf jedem Gerät

Sobald die Akten gescannt und die zugehörigen Metadaten in das EDMS geladen wurden, können sie dem Krankenhauspersonal in einem bekannten Format angezeigt werden. Dank anpassbarer Navigations- und Suchoptionen sind alle Informationen einfach zu finden. Das EDMS wurde von Grund auf in HTML5 entwickelt und funktioniert auf allen Geräten, auch auf Tablets und anderen Mobilgeräten. Die Krankenakten der Patientenwerden vor deren Terminen sicher in das EDMS übertragen und dort zur Verfügung gestellt. Der Aufrufgeschieht kontextbasiert über das Host-EPR-System, sodass schon wenige Klicks zum Ziel führen.

Zum Download der Case Study als PDF klicken Sie bitte auf den Download Button: