Transformation von Papier zu Digital schneller gestalten

Herausforderung

Unternehmen müssen sich auf eine skalierbare digitale Zukunft vorbereiten. Doch ein Grossteil ihrer wichtigen und nützlichen Daten steckt immer noch in Papierdokumenten fest, die für Mitarbeiter:innen schwer zugänglich und nutzbar sind. Viele Organisationen haben Schwierigkeiten bei der Verwaltung wachsender Informationssysteme, der Sicherung der gesammelten Daten und dem anschliessenden Zugriff darauf – besonders in hybriden Arbeitsumgebungen, da die Reduzierung von Büroflächen weiterhin eine geschäftliche Priorität ist. Mit der zunehmenden Verbreitung von transformativen Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) steigt der Druck auf Organisationen, ihre Informationen zu digitalisieren – denn nur so können sie das Potenzial der KI voll ausschöpfen.

Auswirkungen

Die Bedeutung der Digitalisierung kann nicht genug betont werden. Die Verwaltung von Papierdokumenten kostet Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld: Ein Kunde von Iron Mountain InSight berichtete beispielsweise, dass er durch die optimierte Zusammenarbeit durch digitale Dokumente jährlich bis zu 26.000 Stunden Arbeitszeit einsparen konnte.

Was wäre, wenn ...

Angesichts wachsender Konkurrenz und sich wandelnder Arbeitsmodelle müssen Unternehmen ihre Digitalisierungsstrategien beschleunigen. Das ist für viele eine Herausforderung. Aber was wäre, wenn Sie eine Lösung für Digitalisierung und digitale Speicherung nutzen könnten, um:

• Ihr Unternehmen auf eine beschleunigte, skalierbare Transformation in eine effizientere Zukunft vorzubereiten?
• jederzeit und überall einen zuverlässigen, sicheren Zugriff auf Dokumente und Informationen zu ermöglichen?
• die Produktivität zu steigern, indem Sie Dokumente von jedem Ort aus problemlos suchen, finden und teilen können?  

Finden Sie Informationen schneller und mit wenig Aufwand

Kombinieren Sie ganz einfach das Scannen physischer Dokumente mit der sicheren digitalen Speicherung auf der Iron Mountain InSight Digital Experience Platform (DXP). InSight DXP wächst mit Ihrem Unternehmen mit und bietet eine umfassende Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Funktionen flexibel auszubauen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Dazu gehören unter anderem die Erweiterung des digitalen Speicherplatzes, die Erhöhung der Benutzeranzahl und zusätzliche Funktionen wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Während der Wettbewerb steigt und neue Technologien wie KI Unternehmen dabei unterstützen, ihre Informationen zu nutzen und die Markteinführungszeit zu verkürzen, kann Iron Mountain Organisationen durch sofortige Digitalisierungslösungen stärken. Durch die cloudbasierte SaaS-Plattform Iron Mountain InSight DXP können Sie sicher und digital auf Ihre Dokumente zugreifen.

Diese Lösung umfasst die vollständige Nutzung und den Zugriff auf Ihre Dokumente innerhalb einer sicheren, robusten Cloud-Umgebung. Unsere Scan- Dienste, ob bei Ihnen vor Ort oder in einer unserer Einrichtungen, können selbst große Mengen physischer Dokumente effizient digitalisieren.

Nach der Konvertierung werden Dokumente in unserer sicheren Cloud-Plattform InSight DXP gespeichert, die dem Cybersecurity Framework (CSF) des National Institute of Standards and Technology (NIST) entspricht, sodass Ihre vertraulichen Daten vertraulich bleiben. Während Ihr Unternehmen auf ein elektronisches Dokumentenformat umsteigt, erschliesst unsere OCR-Technologie die in den Dokumenten gespeicherten Daten. Unser durch generative KI (genAI) unterstützter Chat hilft Ihnen dabei, diese Informationen effizient zu nutzen und schneller Einsichten zu gewinnen. Unser benutzerfreundliches Kundenportal bietet Administrator:innen die Kontrolle über alle Daten, die ins System gelangen und dort verwendet werden. Es bietet eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, ausführliche Berichte für Administrator:innen und leistungsstarke Suchfunktionen für die Nutzer:innen.

Sie können Betriebsabläufe optimieren, Daten verknüpfen, die operative Resilienz verbessern und den Immobilienbedarf verringern – und das alles während Sie Ihre Kosten senken. Alle Funktionen können in wenigen Minuten über unser InSight DXP Self-Service-Portal eingerichtet werden.

So bringen Sie Ihr Unternehmen voran

Die Vorteile für Unternehmen, die diese Lösung von Iron Mountain nutzen, sind eindeutig.

• Bereiten Sie sich auf eine zukunftsfähige, skalierbare Transformation vor: Mit der Basisversion von InSight DXP legen Sie den Grundstein für Ihre digitale Transformation und können Ihre Funktionen ganz einfach erweitern, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Heutzutage wissen Unternehmen, dass sie nicht in allem Experten sein können, aber sie müssen sich in ihren Kernkompetenzen hervorragend auskennen. Vertrauen Sie auf die Expertise von Iron Mountain. Wir verarbeiten jährlich mehr als 2,4 Milliarden Scans an über 135 globalen Standorten. So können Sie den Übergang in eine digitale Zukunft bewältigen, während sich Ihr Team auf seine eigenen Stärken konzentriert.
• Daten sicher abrufen und schützen Ihre Daten sind Ihr Geschäft – aus diesem Grund haben wir eine sichere, zuverlässige, NIST CSF-konforme SaaS-Cloud-Plattform entwickelt. Durch den Schutz Ihrer Daten schützen wir Ihr Unternehmen. Unsere rollenbasierte Zugriffskontrolle sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den relevanten Daten haben. Zudem werden Ihre Daten umfassend verschlüsselt, sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand.
• Informationen schneller suchen und finden: Mit Iron Mountain InSight DXP können Sie um 40 % schneller auf Dokumente zugreifen. Holen Sie sich die benötigten Informationen in Sekunden durch intelligente Suchfunktionen und schnelle Dokumentenzusammenfassungen, unterstützt von einem durch genAI-gesteuerten Chat. So gewinnen Sie wertvolle Einblicke und treffen fundierte Entscheidungen, um Ihr Geschäft voranzutreiben.