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Lösungsübersichten

Personaldatenverwaltung optimieren

Lösung für das Personalwesen

Herausforderung

Die Verwaltung Ihrer Personaldatensätze kann eine Herausforderung darstellen, wenn sie in verschiedenen Formaten und an verschiedenen Orten vorliegen und Ihre Mitarbeiter:innen hybrid arbeiten. Es hat Priorität sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiterdokumentation vollständig und aktuell ist und in Übereinstimmung mit den sich ständig ändernden Gesetzen und Vorschriften verwaltet wird.

Die Suche nach Personalakten wie unterzeichneten Einwilligungserklärungen, Arbeitsbewilligungsstatus, Verträgen oder arbeitsmedizinischen Unterlagen sowie die Erstellung von Prüfberichten kann zeit- und arbeitsaufwendig sein. Durch die Freigabe von Mitarbeiterdokumenten können vertrauliche Informationen offengelegt werden, wenn sie nicht ordnungsgemäss verwaltet werden.

Auswirkungen

Die Auswirkungen der Digitalisierung können nicht genug betont werden. Die Verwaltung von Papierdokumenten kostet Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld: Ein Iron Mountain InSight®-Kunde berichtet zum Beispiel, dass er durch die verstärkte Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen mit digitalen Dokumenten bis zu 26.000 Stunden Arbeitszeit pro Jahr1 einsparen konnte.

Darüber hinaus sind Unternehmen verpflichtet, strenge Compliance-Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten gemäss ihren Aufbewahrungsfristen geschützt vernichtet werden. Die Nichteinhaltung kann zu Bussgeldern führen, die sich negativ auf Unternehmen auswirken können.

Was wäre, wenn …

... Sie eine einheitliche, sichere und konforme Plattform, die sowohl vorhandene digitale als auch neu konvertierte physische Unterlagen zusammenführt, nutzen könnten, sodass Sie diese Herausforderungen meistern können und:

  • Gesuchte Dokumente einfach und schnell finden
  • Die Produktivität der Personalabteilung durch effiziente Zusammenarbeit selbst aus der Ferne steigern
  • Mitarbeiterdaten schützen und die Sicherheit und Prüfbarkeit verbessern
  • Dazu beitragen können, dass wichtige Dokumente auf dem neuesten Stand sind und dass Verlängerungen nicht verpasst werden

Führen Sie physische und digitale HR-Daten zusammen

Die Iron Mountain Lösung für das Personalwesen ist ein SaaS-Angebot (Software-as-a-Service), mit dem Mitarbeiter:innen und interne Geschäftspartner:innen alle HR-bezogenen Dateien scannen und in einer sicheren Cloud speichern können, was die Beschleunigung von Prozessen im Personalwesen ermöglicht. Auf der Grundlage von auf rollenbasierten Zugriffsrechten können Sie nach benötigten Dokumenten suchen und diese für interne und externe Beteiligte freigeben, um eine effektivere Zusammenarbeit unabhängig vom Arbeitsort zu ermöglichen. Sie erhalten eine zentrale Übersicht, die Ihnen die nötige Kontrolle bietet, sowie Dashboards, die Ihnen Daten und Kennzahlen zur Verfügung stellen und wertvolle Einblicke liefern. Dazu gehört auch die Möglichkeit, über Ablaufdaten benachrichtigt zu werden. Mit der Lösung können Personalabteilungen Mitarbeiterdokumente nachverfolgen und proaktive Massnahmen ergreifen, wie das Erneuern von Zertifikaten, Ausweisen und die Einhaltung von Mitarbeiterrichtlinien, bevor diese ablaufen.

So funktioniert’s

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Digitalisieren

Zusammenführung der physischen und digitalen Daten

Bereinigung und Sortierung physischer Dateien. Scannen und Erfassen von Dokumenten Ihrer Website(s), Website(s) von Iron Mountain und anderer digitaler Speicherorte.

cloud file search

Speichern

Verschlüsselte Dateien sicher speichern

Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen autorisierten Benutzer:innen rund um die Uhr den Zugriff auf Ihre digitalisierten Dokumente auf einer sicheren Plattform.

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Suchen

Finden Sie schnell, was Sie benötigen

Mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) sind die Inhalte Ihrer Dokumente vollständig nach Text oder Index durchsuchbar.

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Zugreifen

Weitergabe von Informationen an Beteiligte

Teilen Sie Dateien ganz einfach mit internen und externen Benutzer:innen als Links und E-Mail-Anhänge.

Ihre Vorteile

  • Ein zentralisierter, sicherer Speicherort, der Silos aufbricht und es Personalmitarbeiter:innen ermöglicht, schnell und einfach zu finden, was sie brauchen.
  • Eine 360-Grad-Ansicht der Personaldaten, in der Dokumente mit Mitarbeiterdaten verknüpft werden.
  • Verfolgung wichtiger Informationen (z. B. Arbeitsrecht oder Gesundheit am Arbeitsplatz), die in Mitarbeiterdateien fehlen, um die Compliance und das Wohlergehen der Mitarbeiter:innen zu gewährleisten.
  • Effizientere Verarbeitung und Nutzung von Informationen und weniger Zeit- und Arbeitsaufwand bei der Suche nach dem Benötigten.
  • Für zusätzliche Funktionen können Sie Ihr Abonnement aufrüsten, um die Workflow-Automatisierung bei dokumentorientierten Prozessen zu unterstützen.

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Fakten aus der Branche

Obwohl 61,9 % der Unternehmen jetzt und in den kommenden Jahren mehr Remote-Arbeit planen2 , haben Hybrid- und Remote-Mitarbeiter:innen Schwierigkeiten, schnell und sicher auf Dokumente zuzugreifen. Etwa 80 % der Mitarbeiter:innen, die entweder in Teilzeit oder Vollzeit ausserhalb des Büros arbeiten, benötigen eine Digitalisierung3.
Squaretalk und Gallup