Unterschied ECM-System und Content Service Platform

Die 3 wichtigsten Unterschiede zwischen Content Service Platform (CSP) und Enterprise Content Management System (ECMS).

Oberflächlich betrachtet sieht eine moderne Content Services Platform (CSP) vielleicht ganz ähnlich aus wie ein ECM-System (Enterprise Content Management) von früher. Doch es gibt drei Bereiche, in denen sich CSPs deutlich von ECM-Lösungen unterscheiden:

1. Alle Content-Typen, großes Volumen

Eine Content Services Platform muss Teil eines modernen Informationsmanagement-Toolkits sein. Sie darf nicht aus Zeiten stammen, in denen Mobiltechnologien und die Cloud noch keine Rolle gespielt haben. Zudem muss sie in der Lage sein, all die Daten und Content-Typen, die wir heutzutage nutzen (Video, Audio, soziale Medien usw.) nativ und effektiv zu verwalten – nicht nur gescannte Dokumente und Textdateien. Und all das muss sie für Milliarden Objekte können.

2. Verknüpfte Informationsquellen

ECM-Systeme wurden absichtlich als Insellösungen konzipiert. Sie galten als „der eine Ort, an dem Sie all Ihren Content speichern“.

Wie wir nur allzu gut wissen, hat das niemals richtig funktioniert. Content Services Plattformen verfolgen einen ganz anderen Ansatz. Sie können zwar Daten und Content immer noch lokal (in ihrem eigenen Verzeichnis) speichern, aber moderne CSPs wie Iron Mountain InSight® sind vor allem in der Lage, sich mit anderen Informationsquellen im Unternehmenzu verbinden, sodass diese nicht extra migriert werden müssen. Dank dieses föderierten Ansatzes können die User über eine zentrale Stelle auf den Content aus einem vorhandenen ECM-System oder zum Beispiel auf die Daten in einer alten Buchhaltungsanwendung zugreifen. Das ist die wichtigste Funktion einer CSP: Sie stellt den Benutzern einen zentralen Hub bereit, über den sie Informationen aus dem ganzen Unternehmen abrufen – und auch selbst dort speichern – können.

3. Personalisierung

Eine moderne Content Service Platform berücksichtigt sowohl die IT als auch das Business und stellt damit die Skalier- und Vernetzbarkeit der Systeme sicher.

Die Benutzer profitieren dabei von der hochgradigen Personalisierbarkeit: Sie können ihre Daten und ihren Content stets so speichern, anzeigen und bearbeiten, wie sie wollen – ob über die CSP-Oberfläche, eine App, ein Produktivitätstool wie MS Outlook, eine Fachanwendung wie Salesforce, ein Webportal oder auch eine eigens entwickelte Anwendung für bestimmte Aufgaben oder Prozesse.

Diese Art der Personalisierung verändert die ganze Dynamik ihrer Interaktion mit den Informationen. Bislang mussten die Benutzer sich eher an das System anpassen. Jetzt kann das System auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten werden und sie deutlich besser unterstützen.