Iron Mountain Smart Sort

Lahendusjuhendid

Peate oma dokumendiarhiivi sortima ja ümber korraldama, tehes paigutuse osas põhjendatud otsuseid. Kahjuks ei ole see nii lihtne kui paistab.

3. juuni 20246 protokoll
Iron Mountain employee looking for a box in a warehouse

Saavutage oma teabejuhtimise ja ärialased eesmärgid

Kas teil...

  • on palju vanu dokumente?
  • on dokumente raske leida, kui neid vajate?
  • on soov dokumendiarhiiv mujale viia, kuid esmalt peate hävitama need, mida enam vaja pole?
  • on vaja dokumente hävitada, kuid te ei suuda ilma suurt tööd tegemata kindlaks teha, millised dokumendid hävitamisele lähevad?
  • on soov minna üle digitaalsele dokumendisüsteemile, kuid keeruline on otsustada, millised dokumendid tuleks digiteerida?
  • on vaja eraldada dokumendid ühinemise, omandamise või võõrandamise jaoks?

Kui vastasite mõnele neist küsimustest jaatavalt, küsige meilt Iron Mountaini lahenduse Smart Sort kohta lähemalt.

Teie väljakutse

Peate oma dokumendiarhiivi sortima ja ümber korraldama, tehes paigutuse osas põhjendatud otsuseid. Kahjuks ei ole see nii lihtne kui paistab.

Mis muudab paigutamise nii keeruliseks?

  • Dokumendiarhiiv ei ole piisavalt terviklik/ülevaatlik: kui teabe kogu kasutusea vältel ei talletata ega registreerita põhilisi metaandmeid, on dokumente keeruline otsida, hallata ja otsustada, millised dokumendid säilitada, digiteerida või hävitada.
  • Eri tüüpi dokumendid on läbisegi ja sündmuste kuupäevad arusaamatud: dokumenditüüpide nõuded on erinevad. Kui dokumendid ei ole klassi või sündmuse kuupäeva järgi sorditud, ei saa teha kindlaid ja põhjendatud otsuseid.
  • Dokumentide ümberkorraldamine on suur ja kulukas töö: teil ei ole ressursse iga toimiku sortimiseks selle järgi, millal neid hävitada võib, milline on dokumendi tüüp, unikaalne tunnus, või muu omaduse alusel.

Mida see tähendab?

  • Asjatud kulud: hoiul on suur hulk toimikutasandi metaandmeteta dokumente, mille tüübi ja hävitamisele mineku kuupäeva andmete puudumise tõttu ei ole võimalik arhiivi tõhusalt hallata.
  • Suurem risk: dokumentide säilitamine vajalikust kauem suurendab andmekao ja eeskirjade rikkumise ohtu. See muudab keerulisemaks ka dokumentide leidmise juriidiliste küsimuste lahendamiseks, auditite jaoks ja vastavusprotsesside haldamiseks.
  • Väiksem tõhusus: hästi korrastatud arhiivist on lihtsam leida vajalikke dokumente ja uued dokumendid õigesse kohta panna. Kui toimikute sortimise ja korrastamise süsteem ei ole tõhus, kaotate aega ja jõuate oluliste eesmärkidega tegelemiseni hiljem.

Lihtsamad ja kiiremad otsused

Iron Mountaini lahendusega Smart Sort, saate teha dokumentidega seotud otsuseid kiiresti ja kindlalt, kuna dokumentide haldamine vastab nõuetele ja on tõhusam.

Meie koolitatud dokumendihalduse meeskond võtab ette teie andmebaasi ja dokumentide säilitamise ajakava ning automatiseerib põhjendatud otsuste tegemise toimikutasandil. Sordime ja korrastame teie dokumendid, et uutele dokumentidele oleks lihtne leida koht ja et saavutaksite oma ärialased eesmärgid kiiresti, leides võimalike võõrandamismenetluste, juriidiliste tehingute jaoks või hävitamistähtajani jõudnud dokumendid üles.

Lahendusega Smart Sort saate teha põhjendatud otsuseid, sest dokumendid on sorditud ja korraldatud järgmiste omaduste alusel.

events calendar

Seostamine:

Kui teil ei ole vaja dokumente sortida ja korrastada, saate lisada lahendusega Smart Sort dokumentidele toimiku tasandil metaandmed, et vältida kulukat käsitsi registripidamist.
media backup

Kategooria:

Algatuste, näiteks võõrandamise jaoks on vaja dokumendid teatud ajaks eraldi hoiule panna. Sordime ja korrastame teie dokumendid tüübi, oleku, unikaalse tunnuse või mõne muu teile vajaliku omaduse alusel.
laptop with files

Hävitamise kuupäev:

Dokumendid sorditakse ja korrastatakse hävitamistähtaja aasta järgi, et saaksite tähtaja ületanud paberdokumendid kindlalt hävitada.

Meie meeskond saab pakkuda teile tuge Iron Mountaini andmekeskustes või teie juures kohapeal.

Soodne lahendus

Iron Mountaini meeskond suudab teie säilitamiseeskirjade alusel ühe puudutusega reaalajas otsustada, mida toimikuga teha. See annab olulise eelise, võimaldades pakkuda tõeliselt soodsat lahendust.

Tõsta oma töö jõudu

Saage TASUTA konsultatsioon juba täna!

Alustama

Lahenduse Smart Sort näidisprojekt

Väljakutse

Suur tervishoiuettevõte soovis kulusid ja riske vähendada, hävitades dokumendid, millele säilitamisnõue enam ei kehti. Nad ei suutnud hõlpsalt ja põhjendatult tuvastada, millised dokumendid tohib hävitada, kuna neil polnud piisavalt vahendeid, et korraldada pikaajaline ja palju tööjõudu nõudev tuvastamisprojekt. Ettevõtte soov teha dokumentide hävitamisel põhjendatud otsuseid põrkus ressursside puudumise vastu.

Icon
Icon

Lahendus

Pärast lahenduse Smart Sort rakendamist korrastas Iron Mountaini meeskond dokumendid 48 000 karpi ja vaatas nende sisu toimiku tasemel üle. Reaalajas ja toimikut kõigest üks kord kätte võttes sortisid ja panid nad kõik toimikud uuesti karpidesse, võttes arvesse eesseisvat hävitamise kuupäeva ning kooskõlas säilitamise ajakavaga. Protsessi käigus tuvastati dokumendid, mis olid valmis hävitamiseks.

Tulemus

  • Põhjendatult oli võimalik hävitada 1,4 miljonit toimikuta
  • Hoiukulud ja riskid vähenesid ning nõuetele vastavus säilis
  • Loodi protsess pidevaks dokumentide hävitamiseks