Gain control of your records inventory with legacy records cleanup and Smart Sort from Iron Mountain.

Dokumendi- ja teabehaldus

Smart Sort

Suure hulga füüsiliste dokumentide sortimine, korrastamine ja haldamine

Kontakt

Lööge kord majja

Segamini toimikute ja korrastamata dokumentide halb mõju on suurem kui lihtsalt tüütu segadus. See on kohustus, mis võib suurendada hoiukulusid, anda põhjuse kohtuasja algatamiseks ning takistada olulise teabe kättesaadavust.

Kas poleks kergendus, kui saaksite toimikud tõhusalt korrastada ja otsustada, millised neist säilitada, millised põhjendatult hävitada, digiteerida või esitada võõrandamismenetluse, juriidiliste kohustuste või muu äritoimingu jaoks? Oleks hea, kui seda õnnestuks teha ilma keerulise, palju tööjõudu nõudva projektita?

Iron Mountaini lahendusega Smart Sort on see võimalik. Smart Sort on lihtne ja soodne lahendus, millega saate oma dokumendiarhiivis viimaks ometi korra majja.

Iron Mountaini lahenduse Smart Sort eelised

Dokumendid on kiiresti ja täpselt leitavad

Võimaldab põhjendatult otsustada, millised dokumendid alles hoida, hävitada või digiteerida

Vähendab dokumentide hoiustamise kulusid ja riske

Toetab kontorite ümberkorraldamisel ja sulgemisel

Kiirendab digipööret

Muudab dokumendid ühinemise, omandamise ja võõrandamise jaoks kiiresti leitavaks


Lisateabe saamiseks võtke meiega ühendust

Korduma kippuvad küsimused

Smart Sort on lihtne ja soodne lahendus, millega saate oma dokumendiarhiivis viimaks ometi korra majja.

Kas Smart Sort on mõeldud ainult Iron Mountainis hoiustatavatele dokumentidele?
Smart Sorti projekti saame läbi viia teie ruumides või meie valdustes.
Mida teha, kui mul on dokumendid hoiul mitmes kohas või eri alltöövõtjate juures?
Sellisel juhul kogume arhiivi Iron Mountaini valdustes kokku ja korraldame Smart Sorti projekti meie juures. Kui projekt on valmis, jätame alles ainult sellised dokumendid, millele kehtib säilitamiskohustus. Lahendusega Smart Sort tuvastatakse toimikud, mille säilitamistähtaeg on möödas ja mille võib põhjendatult hävitada. Korrastatud arhiiviga kulutate hoiustamisele vähem, sest maksate ainult vastavusnõuete järgi kehtiva säilitamiskohustusega toimikute hoiustamise eest.
Mida on lahenduse Smart Sort alustamiseks vaja?
Vajame teavet teie ettevõtte põhitegevuse kohta (patsiendiregister, poliiside või laenude haldussüsteem, menetluste haldussüsteem jne) ning ajakohast dokumentide säilitamise kava.
Kas Smart Sort toetab korraga mitut dokumentide säilituseeskirja ja dokumenditüüpi?
Jah, kohandame iga projekti teie dokumentide säilituseeskirjade ja erinõuete järgi.
Millised dokumenditüübid Smart Sorti projekti jaoks enim sobivad ja millised mitte?
  • Smart Sorti projektist saate suurimat kasu, kui olemas on põhitegevuse dokumendid, millele on märgitud säilitamistähtaja nõuded (st laenulepingud, poliisid, nõuded, patsiendiandmed, menetlustoimikud, personalidokumendid jne).
  • Vähem sobivad on korporatsiooni/ettevõtte dokumendid (palgalehed, arved jne).
Kas pean kasutama Smart Sorti kogu arhiivi korrastamiseks või on lahendust võimalik rakendada osaliselt?
Teie otsustate, kuidas soovite toimida, ja projekt kohandatakse teie nõudmiste, eesmärkide ja eelarve järgi.
Mul on dokumentide hävitamiseks vaja põhjendatud protsessi. Kas lahendusest Smart Sort oleks abi?
  • Lahendusega Smart Sort aitame teie dokumentide säilitamise ajakava järje peale ning loome toimikute ülevaatamiseks ja käsitlemiseks standarditele vastava protsessi. See reeglipõhine lähenemine aitab meil saada süsteemse ja põhjendatud tulemuse.
  • Lahenduse Smart Sort lõppfaasis esitame teile aruande, mis annab toimikupõhise ülevaate ja näitab iga toimiku paigutamise põhimõtet. Selle aruande alusel saate põhjendada iga dokumendiga tehtud toiminguid.

Teeme alustamise lihtsaks.

Seda vormi saates nõustun sellega, et Iron Mountain töötleb minu andmeid Iron Mountaini privaatsuspõhimõtetes kirjeldatud viisil.

Võta meiega ühendust

paper and pen

Võta meiega ühendust

Täitke see vorm ja Iron Mountaini spetsialist võtab teiega ühe tööpäeva jooksul ühendust.
Soovite hinnapakkumist
ringing telephone

Helista müügile

Võtke ühendust mõne meie teadliku esindajaga, et lahendada teie konkreetsed lahendusvajadused.
+372 603 4050