Toimistomuuton aika? Huolehdimme arkistoistasi

Suunnitteletko yrityksellesi merkittävää muuttoa uusiin toimitiloihin tai aiotko sulkea toimiston? Oli miten oli, sinulla on edessäsi pitkä prosessi, jonka yhteydessä on otettava huomioon monta eri asiaa, aina nykyisten arkistojen ja varastojen hallinnoimisesta vanhoihin IT-laitteisiin, joita et enää käytä.

Me Iron Mountainilla tarjoamme asiantuntija-apua kaikenlaisten viestintälaitteiden, kuten arkistojen ja IT-laitteiden, hallintaan. Tiedämme, mitä kaikkea turvallinen ja sujuva yritysmuutto tarvitsee. Avullamme voit välttää yleiset sudenkuopat ja varmistaa, että sekä fyysiset että digitaaliset tiedot suojataan, ja että ne ovat saatavilla koko prosessin ajan.

Asiantuntija-apua toimistomuuttoihin tai toimistojen sulkemiseen

Kun toimistomuuton aika koittaa, monet yritykset kääntyvät perinteisten muutto- tai kiinteistöpalveluyritysten puoleen. Ongelmana on se, että näillä yrityksillä ei aina ole riittävää asiantuntemusta luottamuksellisten paperiasiakirjojen, helposti rikki menevien IT-resurssien sekä muiden arkaluonteisten ja salassa pidettävien materiaalien käsittelemiseen.

Kun valitset Iron Mountainin, voit luottaa erikoisosaamiseemme ja kokemukseemme, jotka yhdessä varmistavat arvokkaiden tietoa sisältävien aineistojen turvallisen ja tarkan hallinnoinnin. Räätälöimme palvelumme juuri sinun tarpeisiisi sopiviksi varmistaen, että kaikki tehdään sertifioitujen työtapojen sekä lakien ja asetusten mukaisesti.

Palvelumme yritysmuuttoja ja toimistojen sulkua varten

Yrityksen asiakirjojen arkistointi

Yksi toimistomuuton suurimmista haasteista on yrityksen asiakirjojen turvallinen arkistointi. Me Iron Mountainilla autamme sinua pitämään huolta arkistoistasi ja säilyttämään niitä turvallisissa, toimistilojesi ulkopuolisissa arkistotiloissamme. Ulkoistamalla asiakirjojen hallinnan vapautat käyttöösi arvokkaita sisäisiä resursseja sekä minimoit samalla tärkeiden tietojen katoamisen ja tietosuojalakien rikkomisen riskin toimistomuuton tai toimiston sulkemisen yhteydessä.

Jättämällä arkistonhallinnan meidän tehtäväksemme, varmistat, että kaikkia asiakirjoja käsitellään sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti, mikä puolestaan mahdollistaa tärkeiden tietojen turvallisen siirtymän kokonaisuudessaan. Lisäksi voit laskea kustannuksiasi – vähintäänkin vapauttamalla henkilöstöä liiketoiminnan kannalta kriittisempiin tehtäviin arkistointiin liittyvien hallinnollisten tehtävien sijaan.

Asiakirjojen skannaus

Yhä useampien yritysten siirtyessä täysin digitaalisiin prosesseihin asiakirjojensa hallinnassa, tarve muuntaa niin vanhat kuin uudet fyysiset asiakirjat digitaaliseen muotoon kasvaa. Skannauspalveluidemme avulla voit digitoida koko fyysisen arkistosi tai osan siitä nopeasti ja tehokkaasti. Tarvittaessa voimme myös skannata ja digitoida tietyt asiakirjat varmistaen, että sinulla on aina pääsy tärkeisiin tietoihin sekä muuton aikana että sen jälkeen. Kun kaikki asiakirjat on kerätty digitaalisesti ja keskitetysti yhteen järjestelmään, asiakirjat ovat helpommin saatavilla, arkisto paremmin haettavissa ja tiedonhallinta yksinkertaisempaa, mikä on erityisen tärkeää toimistomuuton tai toimiston sulkemisen aikana. Ennen skannausta voimme myös auttaa arkiston inventaariossa sekä tarkistaa, mitä asiakirjoja ei tarvitse enää säilyttää. Asiakirjat, joita et enää tarvitse, voimme puolestaan käsitellä ja tuhota turvallisesti.

IT-laitteiden kierrätys

Löytyykö tiloistasi vanhoja IT-laitteita? Voimme lisäksi auttaa sinua huolehtimaan vanhoista IT-laitteista sovellettavien lakien ja ympäristövaatimusten mukaisesti. Prosessimme varmistaa, että kaikkia laitteita käsitellään oikein, olipa kyse sitten niiden tuhoamisesta ja kierrättämisestä tai niiden uudesta käyttöönotosta, jolloin saat takaisin osan niihin investoimastasi arvosta. Tarvittaessa autamme myös arvokkaan taiteen ja huonekalujen varastoinnissa sekä muun tyyppisessä inventaariossa, jolloin varmistamme, että kaikesta pidetään hyvää huolta siihen asti, kunnes tarvitset niitä uudelleen.

Toimiston muutto sujuvammin Iron Mountainin avulla

Yrityksesi siirtämisen tai sulkemisen helpottamiseksi asiantuntijamme voivat ensin auttaa sinua maksuttomassa arvioinnissa, joko paikan päällä tai virtuaalisesti. Tapaamisen yhteydessä voimme arvioida erityistarpeesi ja tarjota tilanteeseesi sopivimpia palveluita. Asiantuntija-apumme avulla et pelkästään virtaviivaista itse muuttoprosessia, vaan varmistat myös entistä paremman turvallisuuden ja vähennät stressiä. Luovuttamalla arkistojen hallinnan, digitoinnin, hävittämisen ja säilyttämisen meidän haltuumme, voit keskittyä muihin yrityksesi kehityksen ja kasvun osa-alueisiin.

Haluatko tietää lisää siitä, miten työskentelemme? Lue täältä, miten olemme auttaneet Praktikerjänstin terveydenhuoltoketjua toimistomuutossa ja klinikoiden sulkemisessa useaan otteeseen.