Muuta digitaalista postinkäsittelyä

Haaste

Sinunlaisesi johtajat ovat jo jonkin aikaa yrittäneet poistaa tai ainakin vähentää paperipohjaista tietoa liiketoimintaprosesseistaan. Paperista on kuitenkin mahdotonta päästä eroon työpaikallasi, kun paperipostia tulee jatkuvasti ja se on edelleen keskeinen osa toimintaprosessejasi. Paperipostiin käsiksi pääseminen on vieläkin suurempi haaste silloin, kun työntekijät on hajautettu, mutta heidän pitää päästä käsiksi postiinsa turvallisesti ja ajoissa sijainnistaan riippumatta. Perinteiset postitusratkaisut perustuvat manuaalisiin järjestelmiin ja prosesseihin, jotka ovat työläitä ja alttiita inhimillisille virheille. Kun organisaatiot harkitsevat toimitilojensa pienentämistä ja/tai optimointia, niiden on virtaviivaistettava toimintojaan ja yhdistettävä tietoja eri liiketoiminnan siilojen välillä. Iron Mountain voi auttaa.

Ratkaisu

Iron Mountain® Digital Mailroom -ratkaisu on software-as-a-service (SaaS) -palvelu, jonka avulla voit parantaa toimintojesi tehokkuutta digitoimalla fyysisen postin ja tarjoamalla työntekijöille turvallisen noudon ja pääsyn postiin, automatisoimalla asiakirjakeskeisiä prosesseja ja yhdistämällä eri alustojen väliset tiedot. Kokonaisvaltainen ratkaisumme mahdollistaa fyysisten ja digitaalisten asiakirjojen auditoitavan säilytysketjun. Kun postisi on digitoitu, se ohjataan automaattisesti oikealle vastaanottajalle keskeisiä tietoja hyödyntävien työnkulkujen avulla. Sinä määrittelet, kuka voi tallentaa, hakea ja käyttää suojatun arkiston tietoja. Mittaristot tarjoavat tietoa toimintasi tehokkuudesta. Integrointimahdollisuudet yleisiin liiketoimintajärjestelmiin mahdollistavat tietojen yhdistämisen eri alustojen välillä ja seuraaviin prosesseihin syöttämisen. Digitoinnin jälkeen sinulla on useita vaihtoehtoja paperipostin hävittämiseen, kuten postin palauttaminen sinulle, varastointi ja/tai turvallinen silppuaminen.

Miten se toimii?

Mitä saat

• Digitoidun postin turvallisen käytön ja vastaanoton suojatussa arkistossa, milloin ja missä tahansa.
• Automaation ja yhteistyön asiakirjakeskeisissä prosesseissa.
• Postin täydellisen jäljitettävyyden noutamisesta aina oikealle vastaanottajalle saapumiseen asti.
• Visuaalisten mittaristojen operatiiviset näkökulmat yksinkertaistavat päätöksentekoa.
• Eri alustojen väliset tietoyhteydet ja liiketoiminnan siilot lisäävät organisaatiosi tehokkuutta.