Digital Records Center szolgáltatás

Útmutatók

A Record Center szolgáltatásunk segítségével egy integrált megoldásban tudod tárolni cégedhez érkező és a céged által létrehozott dokumentumokat.

2021. május 11.6 perc
Digital Records Center szolgáltatás
A Digital Record Center segítségével egyszerűen tárolhatod a nyomtatott és elektronikus anyagaid egyvelegét, érkezzen az bárhonnan vagy bárkitől, miközben az érzékeny adatok biztonsága miatt sem kell aggódnod.

A kihívás

céges dokumentumok előírásoknak megfelelő tárolása, és azok elérhetővé tétele a jogosult kollégák számára meglehetősen nagy felelősséget tesz az illetékesek vállára. Az analóg és digitális dokumentumok összességét a cégek gyakran különböző helyeken és formátumokban tárolják, így amikor elő kell keresni valamit közülük a munkavállalók órákon át tartó keresgéléssel töltik értékes munkaidejüket. Senki sem tudja pontosan, hogy mit, hol találnak, ami jelentősen lelassítja a munkafolyamatokat és csökkenti a cég hatékonyságát. Még ha meg is találnak kollégáid valamit papír formában, akkor is meg kell küzdeniük a megoszthatóság problémájával.

Mit jelent ez számodra?

  • Nem találod meg a számodra szükséges információt ott ahol keresed, vagy akkor, amikor szükséged van rá.
  • A különböző típusú dokumentumok, különböző rendszerekben vannak elrejtve.
  • Az információk keresésével töltöd az idődet ahelyett, hogy munkád során használnád azokat.
  • Lassul csapatod munkája, ezáltal csökken a céged hatékonysága is.
  • Időt- és energiát pocsékolsz céged összes területén, amit sokkal hasznosabb projektekre összpontosíthatnál.

Mi lenne ha...

  • …egy egységes megoldást használhatnál, amiben könnyedén integrálhatnád a cégedhez érkező, és a céged által létrehozott dokumentumokat?
  • …mindig tudnád, hogy hol vannak azok a dokumentumok, amikre szükséged van, és azonnal meg is oszthatnád munkatársaiddal?
  • …hatékonyabb lehetnél, és valóban arra koncentrálhatnál, ami előre viszi céged?
  • …megoldhatnád a dokumentum menedzsment kihívásaidat anélkül, hogy egy vagyont költenél rá, vagy leterhelnéd az IT csapatodat?

Iron Mountain® Digital Record Center szolgáltatás

A Record Center szolgáltatásunk segítségével egy integrált megoldásban tudod tárolni cégedhez érkező és a céged által létrehozott dokumentumokat. Ezeket egy központi elektronikus adattárban érheted el, ami biztonságos, rendszerezett, és lehetővé teszi a gyors és egyszerű megosztást. Legyél bárhol a világon, a Digital Record Center-ben megtalálható dokumentumaid 24/7 elérhetőek lesznek számodra.

Mit is jelent ez?

  • Könnyen hozzáférhető webes felület:
    Használd a Digital Record Center-t telepítés nélkül bárhol, bármilyen eszközön.
  • Nagyvállalati igényekre felkészült:
    Indexáld silókba rendszerezett dokumentumaidat, és használd tömeges szkennelést támogató funkciónkat. Megoldásunkat könnyedén összekapcsolhatod a szakrendszereiddel, így a dokumentumok automatikusan bekerülnek az egységes nyilvántartásban.
  • Kifinomult jogosultsági besorolások:
    Nagyvállalati igényekre szabott jogosultság rendszert hozhatsz létre, ami a hozzáférések naplózására és a verziókövetésre is képes.
  • Jogi és adatbiztonsági előírásoknak való megfelelés:
    A GDPR vagy a PCI-DSS többet nem fogja megkötni a kezedet a digitális átállás során, mert a Digital Record Center szolgáltatásunk segítségével dokumentumaid a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő rendszerbe, titkosítva kerülnek eltárolásra. A legmodernebb titkosítási technológiák alkalmazásával az érzékeny információid sem lesznek láthatóak kéretlen felhasználók számára.
  • Egyszerű integrálhatóság:
    A sztenderd, modern felületeknek, és a publikált, könnyen hívható eljárásoknak köszönhetően a Digital Record Center minden rendszerbe könnyen integrálható, miközben a dokumentumok a forrás rendszereken keresztül is megnyithatóak maradnak.
  • Hitelesített dokumentumok tárolása:
    eIDAS rendelet alapján hitelesített dokumentumok megfelelő tárolása.

Érdekesség

  • 3 legfőbb ok

    Tudtad, hogy a 3 legfőbb oka annak, hogy a cégek az elektronikus dokumentum menedzsmentbe invesztálnak a kereshetőség (69%), a tartalmak megoszthatósága (53%), és az előírásoknak való megfelelés (52%)?

    Forrás: Forrester Advisory Session, March 2015

A Digital Record Center szolgáltatás kiegészíthető további kulcsfontosságú szolgáltatásokkal:

  • Bizalmas iratmegsemmisítés
    Amikor a papíralapú dokumentumok élettartama lejár és már nincs szükség a további megőrzésre, a Bizalmas iratmegsemmisítés szolgáltatás segítségével biztonságosan megsemmisítheted őket, s biztos lehetsz benne, hogy az adatkezelési szabálynak és előírásnak megfelelően jártál el.
  • Iron Mountain digitális megoldások
    A Digital Record Center szolgáltatás együttműködik más Iron Mountain® termékekkel is, mint a Digital Mailroom, a Contract Management és a Purchase Management; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal, mint például az SAP, Microsoft Dynamics vagy az Oracle.

Purchase Management

Az Iron Mountain® Purchase Management szolgáltatás által könnyen visszakereshetővé válnak a számlához kapcsolódó beszerzési előzmények.

Digital Mailroom

Az Iron Mountain® Digital Mailroom szolgáltatás segítségével a postával és futárral érkező papír alapú számlák gyorsan bekerülnek az egységes digitális munkafolyamatba.

Contract Management

Az Iron Mountain® Contract Management szolgáltatás segítségével a jóváhagyási folyamat részeként könnyedén ellenőrizhető a szerződéses pontoknak való megfelelőség.

Az Iron Mountain® Digital Record Center szolgáltatás használatával leveheted a dokumentum digitalizálás terhét az IT csapatodról, és elkerülheted a nagy pénzügyi befektetéseket. Kihasználhatod a megoldásunk adta lehetőséget, hogy biztonságban összekösd a fizikális és digitális dokumentumaidat, és az adatvédelmi előírásoknak megfelelően tárold azokat.