Contract Management szolgáltatás

Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók

Készítsd el szerződéseidet egyszerűen és gyorsan, szervezd a teljes folyamatot digitálisan, és tárold hivatalos dokumentumaidat biztonságosan, az előírásoknak megfelelően.

2021. május 11.6 perc

Letöltés

Iron Mountain Contracts Management szolgáltatás - Munkatársak a tárgyalóasztal körül

Készítsd el szerződéseidet egyszerűen és gyorsan, szervezd a teljes folyamatot digitálisan, és tárold hivatalos dokumentumaidat biztonságosan, az előírásoknak megfelelően.

A kihívás

A szerződések elkészítése és menedzselése meglehetősen nagy felelősséggel jár, hiszen azoknak teljes mértékben meg kell felelnie a jogi és az üzleti elvárásoknak. Ezt a feladatot a legtöbb esetben megnehezíti a nyomtatott és digitális dokumentumok kavalkádja, melyeket cégen belül több forrásból és helyszínről kell előkerítenie a felelős kollégának. Továbbá a szerződések megírása során meg kell felelni a folyamatosan változó adatvédelmi előírásoknak, amit nem könnyít meg a nyomtatott dokumentumok tárolásának vagy megosztásának problematikája.

Mit jelent ez számodra?

Az érzékeny dokumentumok elveszhetnek, vagy jogosulatlan kezekbe kerülhetnek.
Munkatársaid idejük nagy részét monoton, adminisztratív tevékenységekkel töltik.
Céged ki van téve az ellenőrizetlen, megújított szerződések veszélyének, valamint az újrahasznált, elavult nyelvezet és a kedvezőtlen szerződési feltételek okozta problémáknak.
Elveszel a folyamatok nyomonkövetésében és a rengeteg e-mailben továbbított szerződés változatok között.
Időt- és energiát pocsékolsz céged ezen területén, amit sokkal hasznosabb projektekre is összpontosíthatnál.

Mi lenne ha...

…megszabadulhatnál az ismétlődő adminisztrációs terhektől, az időigényes feladatoktól és csökkenthetnéd a hibalehetőségeket?
…a lejáró szerződés állományokat könnyen riportolhatnád?
…központi hozzáféréssel rendelkezhetnél, és átláthatnád a teljes szerződés menedzsment folyamatot?
…megbizonyosodhatnál arról, hogy az érzékeny adatok csak azok kezébe jutnak, akiknek engedélyt adsz rá?
…könnyedén priorizálhatnád szerződéseidet?
…megoldhatnád az információ menedzsment kihívásaidat anélkül, hogy drága szoftverekbe ruháznál vagy teljesen leterhelnéd az IT csapatodat?

Érdekesség

3-4%
Tudtad, hogy az iparági statisztikák szerint a legtöbb vállalat a teljes költségvetése 3-4%-át pazarolja el túl drága tranzakciós költségekre, alacsony hatékonyságra, és az előírásoknak való nem megfelelésre?

Forrás: McKinsey & Company, ‘A road map for digitizing source-to-pay’

Iron Mountain® Contract Management szolgáltatás

A Contract Management szolgáltatásunk használatával búcsút mondhatsz az e-mailben folytatott egyeztetéseknek, és egy központosított, átlátható szerződéstárral gazdagodhatsz, ami képes a szerződéskötés teljes életciklusát felügyelni és kezelni. Egyedi munkafolyamatokat hozhatsz létre, amiket kollégáidnak követnie kell, legyenek bárhol, vagy használjanak bármilyen eszközt. Az időigényes feladatok mennyisége látványosan csökkeni fog, és végre azokra a feladatokra koncentrálhattok, amik előre viszik cégedet.

Mit is jelent ez?

Elektronikus jegyzetelés és kommunikáció:
A Contract Management lehetővé teszi az elektronikus jegyzetek írását, a beszélgetések követését és a kapcsolódó dokumentumok becsatolását, akár közvetlenül az e-mailekből.
Automatizált értesítések:
Küldj automatikusan értesítést akkor, ha közeleg a szerződés lejárata, vagy egy projekt átadási ideje.
Hivatkozott jogi dokumentumok egyszerű kezelése:
Menedzseld könnyedén az egymásra hivatkozó jogi dokumentumokat, mint a keretszerződéseket, vagy egyedi megrendeléseket. Ellenőrizd, engedélyezd, vagy archiváld a mellékleteket.
Transzparens folyamat:

Tedd átláthatóvá a jóváhagyási folyamataidat, és kezeld egyszerűen a határidőket.
Jogi és adatbiztonsági előírásoknak való megfelelés:

A GDPR vagy a PCI-DSS többet nem fogja megkötni a kezedet a digitális átállás során mert a Contract Management szolgáltatásunk segítségével dokumentumaid a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő rendszerbe, titkosítva kerülnek eltárolásra. A legmodernebb titkosítási technológiák alkalmazásával az érzékeny információid sem lesznek láthatóak kéretlen felhasználók számára.
Szerződések generálása sablonból:

Ne vesztegesd az idődet szerződések írásával. Előre elkészített sablonok és adatbázisok alapján percek alatt előállíthatod szerződéseidet.

A Contract Management szolgáltatás kiegészíthető további kulcsfontosságú szolgáltatásokkal:

Irattárolás
Bizalmas iratmegsemmisítés

Az irattárolási szolgáltatással biztonságban tudhatod a fontos fizikai dokumentumokat és adatokat, és egy adatmegőrzési program keretein belül biztonságosan tárolhatod ezeket. Amikor a papíralapú dokumentumok élettartama lejár, és már nincs szükség a további megőrzésre a bizalmas iratmegsemmisítési szolgáltatás segítségével biztonságosan megsemmisítheted őket, s biztos lehetsz benne, hogy minden adatkezelési szabálynak és előírásnak megfelelően jártál el.

A Contract Management szolgáltatás együttműködik más Iron Mountain^® termékekkel is, mint a Digital Mailroom, és a Purchase Management; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal, mint például az SAP, Microsoft Dynamics vagy az Oracle.

Digital Mailroom

Az Iron Mountain^® Digital Mailroom szolgáltatás segítségével a postával és futárral érkező papír alapú számlák gyorsan bekerülnek az egységes digitális munkafolyamatba.

Purchase Management

Az Iron Mountain^® Purchase Management szolgáltatás által könnyen visszakereshetővé válnak a számlához kapcsolódó beszerzési előzmények.

Az Iron Mountain^® Contract Management szolgáltatás használatával leveheted a dokumentum digitalizálás terhét az IT csapatodról, és elkerülheted a nagy pénzügyi befektetéseket. Kihasználhatod a megoldásunk adta lehetőséget, hogy biztonságban összekösd a fizikális és digitális dokumentumaidat, és az adatvédelmi előírásoknak megfelelően tárold azokat. Megoldásunkkal búcsút mondhatsz a monoton, szerződés menedzsmenttel járó adminisztrációs munkának, és leegyszerűsítheted ennek teljes életciklusát.