Personeelsdossiers digitaal ontsloten

CSC digitaliseert personeelsdossiers met hulp van Iron Mountain en creëert één HR-omgeving voor consistent HR-management

Klant: CSC digitaliseert personeelsdossiers met hulp van Iron Mountain en creëert één HR‑omgeving voor consistent HR‑management.

Uitdaging: CSC besluit op centraal niveau tot digitalisering van papieren personeelsdossiers en inrichting van nieuwe wereldwijde HR‑database.

Oplossing: Veilige digitalisering van dossiers, aangeleverd op DVD in Visio‑formaat.

Waarde: Hoogwaardige, consistente HR‑informatie, wereldwijd toegankelijk voor bevoegde bedrijfsmedewerkers.

Klant

Met 98.000 werknemers is CSC een van ’s werelds belangrijkste aanbieders van IT-diensten. CSC is gespecialiseerd in zakelijke en technologische veranderings- en innovatietrajecten en helpt daarmee ondernemingen, overheden en andere organisaties complexe problemen het hoofd te bieden.

Met 98.000 werknemers is CSC een van ’s werelds belangrijkste aanbieders van IT-diensten. CSC is gespecialiseerd in zakelijke en technologische veranderings- en innovatietrajecten en helpt daarmee ondernemingen, overheden en andere organisaties complexe problemen het hoofd te bieden.

Uitdaging

Een breed gespreid medewerkersbestand en het gebruik van uiteenlopende rapportage- en administratieve tools en processen werd een steeds groter obstakel voor snelle en consistente levering van HR-managementinformatie. CSC wilde de personeelsinformatie standaardiseren en inzichtelijker maken en besloot haar Global SAP for Finance-omgeving uit te breiden met een HR-module, om ook deze functie op een wereldwijd uniforme leest te schoeien.

Diana Berghorst, Manager HR Operations van CSC, licht toe: “We bouwen momenteel een shared services centre voor HR dat ons op eenduidige wijze toegang geeft tot consistente digitale HR-gegevens. CSC rolt die nieuwe HR-omgeving wereldwijd uit. SAP HR brengt uniformiteit in de HR-processen die nu nog per land verschillen, rekening houdend met specifieke lokale wetgeving en behoeften.”

Een probleem was dat de HR-dossiers voor een groot deel alleen op papier bestonden. Alle CSC-landen kregen het verzoek de bestaande papieren personeelsdossiers in digitaal formaat om te zetten, zodat ze in de nieuwe wereldwijde HR-database van CSC kunnen worden geladen.

Oplossing

CSC koos FileNet als oplossing voor documentbeheer. FileNet is gebaseerd op Digital Personnel File van Aconso, een dochterbedrijf van IBM. De landen mochten zelf bepalen hoe ze de personeelsdossiers wilden digitaliseren om ze in de database te kunnen laden.

“We kenden Iron Mountain als onze datastorage-leverancier,” vertelt Diana Berghorst. “Bovendien hadden onze collega’s in Engeland goede ervaringen opgedaan met Iron Mountain bij het scannen van hun dossiers, waarop we een offerte aanvroegen, die we vervolgens accepteerden.”

Een gemiddeld personeelsdossier bevat 60 tot 100 bladzijden informatie in de vorm van sollicitaties, arbeidsovereenkomsten, functiebeoordelingen, autolease-contracten, promotiebevestigingen, enzovoort. De rol van Iron Mountain behelsde het ophalen en verpakken van de papieren dossiers en het off-site scannen en indexeren. Na twee weken werden de dossiers weer terugbezorgd bij CSC, samen met een DVD met daarop in Visio-formaat de nieuwe gedigitaliseerde dossiers

Formaat en naamgeving van de gescande dossiers moesten voldoen aan de voorschriften die CSC hiervoor wereldwijd heeft opgesteld en die via de CSC projectleider in Duitsland aan Iron Mountain werden doorgegeven. Elk dossierbestand kreeg een uniek medewerkersnummer plus een inhoudsbeschrijving. Na het scannen werden de diverse documenten in de betreffende elektronische mappen van het digitale dossier van de medewerker gezet.

Diana Berghorst: “Iron Mountain bracht veel kennis en ervaring in het project in. En ze informeerden ons uitgebreid over de beveiligingsgmaatregelen die tijdens het scanproces zouden worden genomen. We hebben die informatie gebruikt om onze ondernemingsraad te informeren en hun zorgen over hoe zou worden omgegaan met deze vertrouwelijke gegevens weg te nemen.”

Waarde

Met de voltooiing van het scanproject is Nederland een van de eerste CSC-landen die voldoen aan de eisen voor implementatie van de nieuwe digitale HR-omgeving. Deze omgeving biedt een helder overzicht van personeelsgegevens in een consistent formaat en maakt die gegevens snel en eenvoudig toegankelijk voor bevoegde HR-medewerkers.

Diana Berghorst vat samen: “Iron Mountain heeft prima werk geleverd en heeft zich gedurende het hele project professioneel opgesteld. Ze hebben gedaan wat ze beloofden, op tijd en binnen budget.” Iron Mountain maakt zich nu op voor de tweede fase van het project, waarin de dossiers worden gescand van de 250 voormalige iSoft-medewerkers die nu deel uitmaken van de CSC groep.