Iron Mountain document scanning and digital storage services

Digitaliseer en beheer uw documenten veilig in een centrale cloudomgeving.

Documenten scannen en digitale opslag

Bespaar tijd en kosten | Verbeter de toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie | Altijd compliant

Vrijblijvend adviesgesprek

Ga naar:

Optimaliseer uw documentbeheer met digitalisering

In de huidige digitale wereld zijn papieren documenten een bron van inefficiëntie en risico. Ze nemen kostbare ruimte in beslag, zijn moeilijk te delen en te beheren, en vormen een veiligheidsrisico. Met onze document scanning service en digitale opslagdiensten zet u de stap naar een efficiëntere, veiligere en duurzamere manier van werken.

Uw voordelen van digitale informatie

In de huidige digitale wereld kan het beheren van papieren documenten een uitdaging zijn. Ze nemen kostbare ruimte in beslag, zijn lastig te delen en vormen een veiligheidsrisico. Digitaliseren van documenten biedt de oplossing.

  • Tijdbesparing: Vind in enkele seconden de informatie die u nodig heeft en deel documenten veilig.
  • Zekerheid: Verklein het risico op verlies of beschadiging van belangrijke documenten.
  • Duurzaam: Draag bij aan een beter milieu door papierverbruik te verminderen.
  • Kostenbesparing: Bespaar op opslagkosten van uw documenten.
  • Compliant: Verbeter uw compliance en uw documenten veilig opgeslagen.
  • Optimale kwaliteit: Dankzij onze geavanceerde scantechnologie.
  • Deskundige ondersteuning: Door onze specialisten tijdens het hele proces.
High Level Overview

Onze werkwijze

Iron Mountain heeft meer dan 20 jaar ervaring in het digitaliseren van documenten. We hanteren een efficiënt en veilig proces, waarbij uw informatie altijd centraal staat. Enkele belangrijke stappen in ons proces:

1. Inventarisatie en analyse: We bepalen de omvang en de aard van uw documenten.

2. Voorbereiding: Documenten worden gesorteerd en voorbereid op het scanproces.

3. Scanning: We gebruiken high-speed scanners voor optimale kwaliteit en efficiëntie.

4. Indexering en kwaliteitscontrole: Documenten worden geïndexeerd en gecontroleerd op kwaliteit.

5. Opslag: Uw documenten worden veilig opgeslagen in onze cloud omgeving

Digital Experience Platform (DXP)

Met Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP) heeft u altijd en overal toegang tot uw documenten. DXP is een gebruiksvriendelijk platform met functionaliteiten voor veilig delen, versiebeheer en workflow automatisering.

Lees meer

Vervangend scannen: Van archief naar digitaal bewijsstuk

Vervangend scannen is een specialistisch proces waarbij fysieke documenten worden gedigitaliseerd met als doel het papieren origineel veilig en rechtsgeldig te vervangen. Dit vereist meer dan alleen een goede scan: het vraagt om een zorgvuldig ingericht proces met aandacht voor wet- en regelgeving, kwaliteitsborging en volledige auditbaarheid. Iron Mountain ondersteunt organisaties in zowel de publieke sector, life sciences en de private sector met het opzetten en uitvoeren van vervangende scanprocessen voor bijvoorbeeld bouwdossiers, bestuursbesluiten en kadasterinformatie, van intake en handboek tot audit trail en kwaliteitscontrole.

Learn more about Iron Mountain’s Information management and content services solution

Vrijblijvende offerte

Zo werkt documenten scannen en digitale opslag

Scannen door Iron Mountain: de cijfers

  • 2,4 miljard

    beelden per jaar

  • 135

    beeldbewerkingslocaties

  • 46

    landen

  • 20+

    landen

De cijfers over scannen uit de praktijk

  • 55%

    Klanten melden een efficiëntieverhoging van 55% m.b.t. het catalogiseren en begrijpen van documenten en informatie.

  • 40%

    Klanten melden 40% snellere toegang tot documenten en informatie en een verhoogde efficiëntie

  • $ 211k

    Klanten melden een besparing op opslagkosten van $ 211.000 over een periode van 3 jaar.

  • 94%

    94% van de jaarlijkse nalevingskosten zijn het gevolg van de arbeidsintensiteit van documentbeheer.

  • $ 3,1

    Miljoen aan besparingen in 3 jaar.

Klantcases over digitaliseren van data

Achmea Case Study: Insurance Company Digital Transformation

Achmea Case Study: verzekeraar digitaliseert

Praktijkvoorbeeld van hoe Iron Mountain verzekeraar Achmea helpt de klantervaring en efficiëntie te verbeteren met versnelde digitalisering van dossiers.

Iron Mountain helpt NN mee naar een papierloos kantoor

Mede door de AVG werd Nationale Nederlanden genoodzaakt goed te kijken naar de bewaartermijnen van polissen en dossiers. Hierdoor moest er veel oud archief vernietigd worden en was er een versnelde behoefte aan digitaliseren van data. Iron Mountain bood in samenwerking met Triboo, Ecor en Veolia een duurzame en veilige oplossing.

Admiraal de Ruyter Ziekenhuis

Ziekenhuis verbetert beheer patiëntendossiers met snelle digitaliseringsslag
doctor looking at specimen

Farmaceutisch bedrijf Almirall kiest voor papierloos kantoor

Almirall laat medische papieren documenten digitaliseren voor meer kantoorruimte en overzicht. Lees de klantcase.
Gemeente optimaliseert immigratiedienst met digitale processen

Gemeente optimaliseert immigratiedienst met digitale processen

Een gemeentearchief barstte uit zijn voegen en aanvragen verwerken kostte te veel tijd. Lees de oplossing in deze klantcase.

Waarom Iron Mountain?

Ontdek al onze diensten voor digitalisering van data

Veelgestelde vragen over document scanning en digital storage

1. Welke soorten documenten kan Iron Mountain scannen?

We kunnen vrijwel alle soorten documenten scannen, van standaard A4-documenten tot grote tekeningen, boeken, foto's en microfilms. Ook kunnen we omgaan met diverse papiersoorten en diktes.

2. Hoe zorgt Iron Mountain voor de veiligheid van mijn documenten?

De beveiliging van uw informatie staat bij ons voorop. We hanteren strenge beveiligingsprocedures tijdens elke stap van het proces:

  • Transport: Uw documenten worden veilig getransporteerd naar onze faciliteiten.
  • Scanning: Onze scanlocaties zijn beveiligd met toegangscontrole, camerabewaking en alarmsystemen.
  • Opslag: Uw gedigitaliseerde documenten worden opgeslagen in onze ISO 27001 gecertificeerde datacenters met geavanceerde beveiligingsmaatregelen.
  • Medewerkers: Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en zijn getraind in informatiebeveiliging.
3. Kan ik mijn gedigitaliseerde documenten integreren met mijn bestaande systemen?

Ja, we bieden integratiemogelijkheden met diverse document managementsystemen. Onze experts kunnen u helpen bij het opzetten van een naadloze integratie.

4. Wat zijn de voordelen van Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP)?

Met InSight DXP kunt u uw gedigitaliseerde documenten veilig delen, beheren en raadplegen op één centraal platform. Het biedt functies voor:

  • Versiebeheer
  • Toegangscontrole
  • Samenwerking
  • Workflow automatisering
  • Integratie met andere bedrijfssystemen
5. Biedt Iron Mountain ook hulp bij het opruimen van mijn papieren archief na het scannen?

Jazeker. We kunnen u helpen bij het selecteren, verpakken en transporteren van uw papieren archief naar onze faciliteiten. We bieden veilige en compliant vernietigingsdiensten aan volgens de geldende wet- en regelgeving, inclusief een certificaat van vernietiging.

6. Kan ik specifieke metadata toevoegen aan mijn documenten tijdens het scannen?

Ja, we kunnen metadata toevoegen aan uw documenten, zoals datum, auteur, documenttype en trefwoorden. Dit maakt het later gemakkelijker om documenten te zoeken en te categoriseren. We kunnen ook OCR (Optical Character Recognition) toepassen om de tekst in uw documenten doorzoekbaar te maken.

7. Hoe snel kan Iron Mountain mijn documenten digitaliseren?

De snelheid van het digitaliseringsproces hangt af van verschillende factoren, zoals de omvang van uw archief, de complexiteit van de documenten en de gewenste services. We werken altijd efficiënt en streven ernaar om uw documenten zo snel mogelijk te digitaliseren. Neem contact met ons op voor een specifieke inschatting.

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Bij het verzenden van dit formulier ga ik akkoord met de verwerking van mijn gegevens door Iron Mountain zoals beschreven in het privacy beleid van Iron Mountain. Indien u akkoord heeft gegeven op het ontvangen van marketing e-mails maar bedenkingen heeft, kunt u dat hier aangeven.

Neem contact op met onze specialisten.